Chuyên viên Admin Vận Hành

Job Description

1. Hỗ trợ quản lý công việc hàng ngày của Phó Giám đốc:

- Ghi chú, tổng hợp, lên kế hoạch cho công việc, nhắc việc và theo dõi tiến độ các đầu việc mà Phó Giám Đốc phụ trách.

- Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, báo cáo cho các cuộc họp và ghi chép biên bản cuộc họp, chuyến công tác hoặc chương trình làm việc.

- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác và hỗ trợ tổ chức các buổi họp nội bộ hoặc đối tác.

2. Theo dõi và cập nhật tình hình vận hành:

- Thu thập thông tin, số liệu và báo cáo định kỳ từ các phòng ban sản xuất, kho vận, bảo trì, QA/QC...

- Hỗ trợ tổng hợp và phân tích số liệu để trình bày cho Phó Giám đốc ra quyết định.

3. Di chuyển cùng Phó Giám đốc trong các chuyến công tác:

- Tháp tùng trong các chuyến đi đến nhà máy, chi nhánh, nhà cung cấp, đối tác...

- Ghi chép biên bản, tổng hợp nội dung làm việc và theo dõi các công việc phát sinh sau chuyến đi.

4. Hỗ trợ truyền đạt và theo dõi chỉ đạo:

- Truyền đạt các chỉ đạo, quyết định của Phó Giám đốc đến các bộ phận liên quan.

- Theo dõi việc thực hiện các chỉ đạo và báo cáo lại kết quả hoặc vấn đề phát sinh.

5. Công việc hành chính hỗ trợ khác:

- Phối hợp với các bộ phận liên quan để đặt vé, phương tiện, khách sạn cho các chuyến công tác.

- Lưu trữ hồ sơ, tài liệu phục vụ cho công tác quản lý vận hành.

Job Requirement

- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kỹ thuật, Quản lý công nghiệp hoặc ngành liên quan.

- Có kinh nghiệm từ 3 năm ở vị trí trợ lý, điều phối, thư ký điều hành, hoặc các vai trò hỗ trợ quản lý sản xuất/vận hành.

- Ưu tiên ứng viên có hiểu biết về lĩnh vực sản xuất bao bì hoặc ngành công nghiệp sản xuất.

- Kỹ năng giao tiếp, tổ chức công việc và tổng hợp báo cáo tốt.

- Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint…).

- Linh hoạt, chịu áp lực tốt, sẵn sàng di chuyển công tác thường xuyên.

- Có khả năng giữ bí mật thông tin, làm việc cẩn thận, tinh tế.

- Đọc hiểu tài liệu kỹ thuật tiếng Anh là lợi thế.