HR Admin Executive

Job Description

1. Quản lý Dịch vụ Văn phòng & Hậu cần

Quản lý suất ăn: Đặt suất ăn trưa hàng ngày, tổng hợp số lượng và lập báo cáo thanh toán cuối tháng với nhà cung cấp.

Quản lý văn phòng phẩm (VPP): Theo dõi tình trạng sử dụng, đặt mua VPP kịp thời theo định mức và nhu cầu thực tế.

Quản lý và đặt mua các vật dụng khác

Quản lý nước uống: Đảm bảo cung cấp đầy đủ nước uống cho các văn phòng.

Xử lý rác thải: Phối hợp với nhà cung cấp để thu gom và xử lý rác thải văn phòng đúng quy định.

Theo dõi, đối soát và chuẩn bị hồ sơ thanh toán các hóa đơn dịch vụ hàng tháng (Dịch vụ vệ sinh Care, Internet/Vietpost, Bảo trì máy móc, Mực in...).

Hỗ trợ công tác quản lý hợp đồng với các nhà cung cấp.

2. Quản lý Tài sản & Lập Báo cáo

Quản lý danh mục tài sản công ty (Laptop, máy tính, thiết bị văn phòng...); cập nhật và lưu trữ hồ sơ giao nhận tài sản.

Tổng hợp và lập báo cáo chi phí hành chính (có VAT và chưa VAT) định kỳ hàng tháng.

Quản lý việc cấp phát, thu hồi các thẻ ra vào

3. Công tác Lễ tân & Hỗ trợ Nhân viên

Chuẩn bị phòng họp, các đồ dùng tiếp khách

Tiếp nhận và phát các voucher quà tặng, thẻ thành viên CJ member, thẻ BHSK cho nhân viên theo chính sách công ty.

4. Giám sát Công tác Vệ sinh

Giám sát chất lượng dịch vụ vệ sinh văn phòng hàng ngày.

Hàng tháng, xét duyệt giờ làm thêm (OT) cho đội ngũ giặt ủi và vệ sinh dựa trên báo cáo từ bộ phận liên quan.

5. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Quản lý trực tiếp.

Job Requirement

• Học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị Nhân sự, Hành chính Văn phòng, Kinh tế hoặc các ngành liên quan.

• Kinh nghiệm: Có ít nhất 1-2 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính văn phòng, Thư ký hoặc Nhân sự tổng hợp.

• Kỹ năng:

  • Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel - đặc biệt là kỹ năng tổng hợp, lập báo cáo).

  • Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và xử lý tình huống tốt.

  • Cẩn thận, tỉ mỉ, có tinh thần trách nhiệm cao và kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.

  • Khả năng làm việc độc lập và theo nhóm.

  • Có thể dùng tiếng Anh, tiếng Hàn là lợi thế