Job Alerts
Viewed: 84,573
Trong hầu hết công việc, bất kể là công việc fulltime hay việc làm part time, văn hóa cư xử, giao tiếp là yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quá trình mọi người làm việc với nhau.
Khi đọc lại những tình huống nêu trên, chắc không cần bàn cãi, tự bản thân mỗi người chúng ta sẽ hiểu được rằng hành động không phản hồi là đúng hay sai và nó mang đến những tác động tiêu cực thế nào đến hiệu quả làm việc. Nhưng thật không may, đây lại là tình huống mà hầu hết các nhà quản lý và lãnh đạo công ty phải đối mặt. Một khảo sát thực tế đã cho thấy là có hơn 60% nhân viên sẽ bỏ qua một số email nội bộ mỗi ngày, đặc biệt là những người trẻ tuổi.
Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu một chút về cốt lõi vấn đề nhằm tìm ra cách xử lý tốt nhất và loại bỏ tình trạng “không phản hồi” – cách ứng xử rất thất bại trong môi trường công sở nhé!
VÌ SAO NHIỀU NGƯỜI CÓ THÓI QUEN KHÔNG PHẢN HỒI?
Để thành công bước qua tình trạng khó xử này, “tiên trách kỷ - hậu trách nhân”, trước hết chúng ta hãy làm rõ một câu hỏi quan trọng: Vì sao nhiều người không chịu phản hồi email hoặc một câu hỏi được nêu lên trong nhóm chung?
Bạn không được trả lời có thể là vì đối phương nhận tin mà chưa thể đọc, không muốn đọc hay đọc rồi mà chưa kịp phản hồi hoặc không thèm phản hồi? Quá nhiều thắc mắc và cảm giác bực dọc và tổn thương là không thể kể hết. Tuy nhiên, theo các phân tích được nhiều người đồng tình thì có vài lý do quan trọng khiến các tin nhắn, nội dung chat hoặc email của bạn bị bỏ qua là:
CÁCH ĐỂ LÀM VIỆC HIỆU QUẢ VỚI NGƯỜI THƯỜNG XUYÊN KHÔNG PHẢN HỒI
Có lẽ chỉ cần tưởng tượng đến việc bấy lâu nay mình luôn bị “quăng cục lơ” thôi cũng đã đủ khiến nhiều người mất hết kiên nhẫn, chán nản, mệt mỏi và muốn dẹp hết mọi công việc qua một bên. Nhưng hãy bình tĩnh, mọi thứ chưa hẳn đã đi vào bế tắc!
Dù kết quả này là do bạn giao tiếp chưa đúng cách hay đồng nghiệp cư xử tệ, hãy giải quyết bằng cách vận dụng biện pháp thích hợp, thay vì chỉ dừng lại ở việc phân tích ai sai ai đúng.
Cùng CareerViet.vn tham khảo năm cách đối phó với đồng nghiệp không phản hồi để ngăn chặn tình trạng này tiếp tục xảy ra và giúp cho mọi hoạt động được vận hành trơn tru hơn nhằm đạt được kết quả như bạn mong đợi:
#1. “Làm một nửa công việc cho họ”. Nghĩa là bạn hãy chủ động tạo điều kiện để đối phương dễ dàng và nhanh chóng đưa ra câu trả lời cho mình.
Alison Green, tác giả của trang blog Ask a Manager, đã viết trên Quick Base rằng bạn nên giúp đỡ để người đó dễ dàng phản hồi bạn. Một số người không trả lời các yêu cầu vì việc này có vẻ tốn thời gian và họ dự định sẽ thực hiện sau, nhưng rồi sau đó họ thường quên luôn yêu cầu của bạn.
Để giúp nhiều mọi người chịu đọc email của bạn ngay cả khi họ bận rộn, bạn nên tóm tắt hết toàn bộ nội dung chính vào tiêu đề và giữ cho nội dung súc tích thay vì bắt họ phải “lội” qua các đoạn văn dày đặc. Khi chia sẻ thông tin hay nêu yêu cầu hãy thử sử dụng các câu ngắn, đoạn văn nhỏ và tiêu đề lớn để tạo bố cục cho người đọc dễ khái quát thông tin.
Để giúp đồng nghiệp dễ dàng và nhanh chóng đưa ra phản hồi, bạn hãy nói rõ luôn đề xuất của bạn hoặc đưa ra các phương án lựa chọn. Hỏi họ “cách làm này có ổn với bạn không?” thay vì để ngỏ “chúng ta nên làm gì với trường hợp này”.
Hoặc, thay vì soạn chung một email hướng dẫn nhiều phần cùng lúc cho vài bộ phận, bạn có thể biến email dài đó thành hai hoặc ba email ngắn và được gửi riêng cho từng nhóm có liên quan khác nhau nhau. Bằng cách này, người nhận hiểu rằng nếu họ nhận được email từ bạn, thì email sẽ chỉ chứa thông tin liên quan đến vị trí của họ, điều này sẽ khiến họ có nhiều khả năng đọc nó hơn.
#2. Hãy tạm thời để bóng trong sân của họ, nghĩa là tạo ra bối cảnh để họ phải thực hiện các động tác góp phần giúp công việc tiến triển.
Ashley Cobert, một chuyên gia PR, viết trên tờ The Muse rằng bạn nên đưa ra thời hạn giao việc để họ tự sắp xếp việc xử lý khủng hoảng “deadline”. Để ngăn tình trạng email hoặc tin nhắn của mình bị dồn vào thư mục rác, bạn đặt câu hỏi hoặc đưa ra các mục hành động và xác định mốc thời gian cụ thể bạn có được phản hồi hoặc kết quả công việc.
Chắc chắn bạn sẽ thành công khi nêu rõ việc cần làm, quy trình và thời hạn, bởi không ai muốn bị nói rằng họ làm lỡ một công việc đã được lên kế hoạch và phân công cụ thể. Ví dụ, bạn hãy nói: “Anh vui lòng phản hồi lại cho tôi vào thứ Sáu! Vào thời điểm đó, tôi sẽ cập nhật và gửi tài liệu này cho cấp trên xem xét và ký duyệt”. Đó là một cách hay để bạn ám chỉ về các diễn biến tiếp theo, kết quả và hậu quả. Nếu bạn không làm được như vậy, bạn đã mất tiếng nói công việc của mình.
#3. Đề xuất một quá trình hành động mà bạn sẽ thực hiện nếu không nhận được phản hồi. Cách này sẽ không áp dụng được trong mọi tình huống, tuy nhiên nó vẫn rất nên tham khảo.
Đơn giản nhất, bạn có thể nhẹ nhàng, lịch sự làm rõ đại ý rằng: Nếu tôi không nhận được thêm phản hồi nào từ bạn vào thứ Ba tuần tới, tôi sẽ theo các thông tin này để lên kế hoạch đề xuất cho khách hàng, rồi sau đó sẽ tiếp tục quy trình (hoặc trình hợp đồng cho sếp ký, hoặc đặt đơn hàng, làm phiếu xuất kho, hoặc bất cứ điều gì có ý nghĩa trong bối cảnh).
.png)
Chìa khóa để làm điều này là sự hợp lý. Bạn cần đưa ra được một phương án hành động hợp lý gồm cả hợp thức và hợp lệ so với quy định của công ty mà bạn được phép thực hiện. Và phải cung cấp khoảng thời gian hợp lý để người đó trả lời. Ví dụ: nếu tôi không nhận được hồi âm trong vòng một giờ thì hoàn toàn không hợp lý trừ khi nó là trường hợp vô cùng khẩn cấp. Thông thường, bạn cần phải dành cho đối phương ít nhất một vài ngày khi sử dụng chiến thuật này để người đó thực sự có thời gian để nói. Hãy chờ đợi và đừng làm điều gì sai với tuyên bố đó.
#4. Thử một phương pháp giao tiếp khác. Nhiều người thường phàn nàn rằng đồng nghiệp không bao giờ trả lời email của họ, nhưng khi được hỏi liệu họ đã thử gọi điện thoại hoặc nói chuyện trực tiếp chưa thì câu trả lời là chưa.
Mặc dù mọi người nên có trách nhiệm trả lời email gửi đến cho họ, nhưng nếu bạn quá cần một câu trả lời từ một đồng nghiệp nào đó, thì hãy chủ động thử một phương thức giao tiếp khác. Nhấc điện thoại lên và xem mình có giải quyết được vấn đề tốt hơn hay không.
#5. Đến hỏi chuyện trực tiếp và trao đổi về cách xử lý công việc. Rất may là chúng ta vẫn luôn có cơ hội để tiếp cận với đồng nghiệp. Nếu bạn thường xuyên gặp khó khăn trong việc nhận phản hồi từ ai đó, đã đến lúc bước đến gặp họ trực tiếp chứ không phải qua email và nhờ họ giúp bạn tìm ra cách xử lý rốt ráo tình trạng này.
Chuyên gia về nghi thức xã giao, Peggy Post, tác giả và giám đốc của Học viện Emily Post, viết trong Good Housekeep về những việc cần làm khi một đồng nghiệp liên tục không trả lời email của bạn là hãy yêu cầu thông tin, và khiến chia sẻ để họ hiểu rằng điều đó có thể gây ảnh hưởng kết quả công việc và làm tổn hại uy tín của bạn. Hãy nói điều gì đó như: Tôi thấy rằng mình thường không nhận được phản hồi từ anh khi gửi các yêu cầu thông qua các kênh liên lạc cho công việc. Anh có cần tôi làm gì khác đi để những trao đổi về sau suôn sẻ hơn hoặc tôi sẽ có được những thứ mình cần hay không? Bình tĩnh đưa ra vấn đề, lịch sự truy vấn và nhẹ nhàng giải thích nhu cầu về thông tin, tầm quan trọng của thời hạn. Hãy giữ tâm trí cởi mở và thái độ thân thiện. Có khá nhiều lý do khiến người ấy không trả lời bạn: Họ làm việc quá sức; họ xem xong rồi quên; họ xem xong và lẳng lặng thực hiện; hoặc họ không xem yêu cầu của bạn là nhiệm vụ ưu tiên.
Sau khi bạn trao đổi một cách thân thiện, điều này tối thiểu cũng đánh động sự chú ý của họ đến vấn đề. Chẳng hạn họ sẽ giải thích rằng hộp thư đến của họ bị quá tải, bạn nên ghé qua gặp họ khi có chuyện quan trọng, bạn có thể đánh dấu quan trọng cho tiêu đề email, họ thường sẽ trả lời email nhanh hơn vào buổi sáng, hoặc họ nghĩ rằng bạn nên liên hệ một đầu mối khác phù hợp hơn để xử lý công việc nhanh hơn. Trường hợp tệ nhất là sau mọi nỗ lực, đối phương vẫn không có gì thay đổi hay muốn hợp tác, hãy đưa việc này lên cho cấp trên của họ để được giải quyết rốt ráo.
Nguồn hình: Freepik
Đừng quên truy cập CareerViet.vn - trang tuyển dụng, tìm việc làm hàng đầu Việt Nam.
Top những công việc được tìm kiếm nhiều nhất:
tuyển dụng giao dịch viên | tuyển dụng nhân viên | tuyển dụng kế toán | tuyển dụng công nhân I tuyển dụng admin I tuyển dụng chăm sóc khách hàng I việc làm freelancer I tuyển dụng it I tuyển dụng giao hàng I tuyển dụng nhân sự I việc làm remote I việc làm khách sạn
Top những tỉnh thành tuyển dụng nhiều nhất:
việc làm đông anh I việc làm long biên I việc làm bình dương I việc làm TPHCM I tìm việc làm tại hà nội I việc làm bà rịa I tuyển dụng hải dương I tuyển dụng hà nam I việc làm phú quốc I việc làm quận 7 I việc làm đà lạt I việc làm quảng ngãi I việc làm đồng nai
Source: CareerViet Vietnam
Salary : Competition
Ha Noi | North Central Coast | Red Line Delta
Salary : 15 Mil - 24 Mil VND
Ha Noi | Hung Yen | Hai Phong
Hot Job Recruiting
Salary : 1,000 - 1,500 USD
Binh Duong | Dong Nai | Can Tho
Salary : 18 Mil - 20 Mil VND
Ha Noi
Salary : 1,000 - 1,500 USD
Binh Duong | Dong Nai | Can Tho
