Admin Hội Nghị Khoa Học

Mô tả Công việc

1. Hành chính – Văn thư – Giao tiếp

• Quản lý, tổng hợp và hệ thống chương trình hội nghị khoa học theo từng chuyên ngàng, chuyên đề( Ưu tiên chuyên ngành Y, và khoa học công nghệ)
• Thực hiện Soạn thảo và gửi thư mời diễn giả, khách mời, nhà tài trợ, cán bộ y tế tham dự hội nghị.
• Quản lý danh sách đăng ký: bác sĩ, điều dưỡng, chuyên viên y tế (bao gồm thông tin cá nhân, cơ sở công tác,..)
• Thực hiện các thủ tục liên quan đến hồ sơ hội nghị với cơ quan quản lý y tế (Sở Y tế, Hội chuyên ngành...).
• Chuẩn bị các loại giấy tờ: giấy chứng nhận tham dự, biên bản họp, quyết định khen thưởng,…

2. Tổ chức và điều phối sự kiện

• Phối hợp hậu cần: địa điểm tổ chức, âm thanh, ánh sáng, thiết bị trình chiếu, in ấn tài liệu chuyên môn.
• Điều phối nhân sự hỗ trợ ngày hội nghị: tiếp tân, MC, kỹ thuật, phục vụ Y (nếu cần).
• Theo dõi tiến độ chuẩn bị, cập nhật kế hoạch và báo cáo cho điều phối viên/chủ trì.

3. Quản lý tài liệu và chuyên môn

• Nhận, lưu trữ, và phân loại bài báo cáo khoa học từ các diễn giả, nghiên cứu viên.
• Làm việc với bộ phận chuyên môn để chuẩn bị kỷ yếu, poster, sổ tay hội nghị.
• Hỗ trợ trình chiếu, phân phối tài liệu cho đại biểu (in hoặc bản mềm).

5. Hậu kiểm và báo cáo

• Tổng hợp số liệu tham dự, phản hồi sau hội nghị.
• Lưu trữ hồ sơ hội nghị: tài liệu, hợp đồng, chi phí, chứng từ.
• Soạn báo cáo tổng kết gửi các bên liên quan.

Yêu Cầu Công Việc

• Tốt nghiệp Thạc sỹ/ Đại học / Cao đẳng: chuyên ngành Y tế, Tổ chức sự kiện hoặc lĩnh vực liên quan.( Ưu Tiên kinh nghiệm đã thực hiện các hội nghị khoa học ngành  Y)
• Ưu tiên ứng viên có IELTS từ 6.5 trở lên, có kinh nghiệm tổ chức hội nghị y khoa hoặc làm việc tại bệnh viện, trung tâm đào tạo y tế.
• Kỹ năng giao tiếp- ứng sử trong công tác đại biểu, tổ chức sắp xếp báo cáo theo chương trình, quản lý dữ liệu online, công nghệ thông tin.
• Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint);
• Có kinh nghiệm quản lý hoạt động chứng nhận và CME .
• Cẩn trọng, bảo mật thông tin, có hiểu biết về các quy định trong ngành y tế.