Cộng Tác Viên - Phòng Phát Triển Nguồn Lực

Mô tả Công việc

1. Rà soát và cập nhật hồ sơ nhân sự:

• Rà soát tính đầy đủ, hợp lệ của bộ hồ sơ nhân sự (hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử).
• Đối chiếu thông tin thực tế với hồ sơ trên hệ thống nhân sự (HRM/HRIS).
• Thực hiện bổ sung hồ sơ còn thiếu hoặc không hợp lệ theo yêu cầu của Ngân hàng.

2. Scan và số hóa hồ sơ:

• Thực hiện scan toàn bộ các tài liệu trong hồ sơ nhân sự theo đúng định dạng và tiêu chuẩn lưu trữ.
• Đặt tên file theo đúng quy định đặt tên (nếu có).
• Lưu trữ file scan vào thư mục/drive dùng chung của phòng Nhân sự hoặc hệ thống quản lý hồ sơ nội bộ (Document Management System).

3. Nhập liệu và cập nhật hệ thống:

• Nhập thông tin hồ sơ nhân sự vào hệ thống quản lý nhân sự (HRIS).
• Đảm bảo dữ liệu được nhập đúng, đủ và đồng bộ giữa các hệ thống liên quan.

4. Lưu trữ hồ sơ:

• Sắp xếp, phân loại, đánh mã hồ sơ nhân sự theo chuẩn lưu trữ của Ngân hàng.
• Bảo quản hồ sơ đúng quy định, đảm bảo tính bảo mật, dễ tra cứu và phục vụ công tác thanh tra, kiểm toán khi cần.
• Phối hợp với đơn vị kho lưu trữ (nếu có) trong việc di chuyển, kiểm kê, và bảo quản hồ sơ.

5. Hỗ trợ kiểm toán/kiểm tra nội bộ:

• Cung cấp thông tin và tài liệu theo yêu cầu của các đoàn kiểm tra, kiểm toán.
• Hỗ trợ rà soát và chuẩn bị hồ sơ cho các đợt thanh tra định kỳ hoặc đột xuất.

Yêu Cầu Công Việc

Trình độ học vấn:

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Quản trị Nhân sự, Lưu trữ học, hoặc các ngành liên quan.

Kinh nghiệm:

• Ưu tiên có kinh nghiệm từ 1 năm trở lên ở vị trí tương đương, đặc biệt trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính hoặc tổ chức có quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ.
• Có kinh nghiệm làm việc với hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử.

Kiến thức và kỹ năng:

• Hiểu biết về quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự theo quy định pháp luật và nội bộ.
• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel), các phần mềm scan, lưu trữ tài liệu.
• Biết sử dụng các hệ thống quản lý nhân sự (HRIS) là một lợi thế.
• Cẩn thận, tỉ mỉ, có trách nhiệm cao với công việc.
• Bảo mật thông tin và tuân thủ quy định nội bộ nghiêm ngặt.