Nhân viên Chăm sóc khách hàng - Hành chính Ban quản lý

Mô tả Công việc

• I. Chăm sóc khách hàng:

  1. Tiếp nhận thông tin, hướng dẫn cư dân và quản lý thi công căn hộ:

  - Tiếp nhận thông tin cư dân, phối hợp với Sàn bàn giao căn hộ cho khách theo đúng kế hoạch.

  - Hướng dẫn cư dân thực hiện các thủ tục để thi công căn hộ: hướng dẫn thiết kế M&E. hướng dẫn đăng ký thi công, lập phương án thi công. Tiếp nhận hồ sơ đăng ký thi công hoàn thiện từ cư dân. Triển khai đánh giá và chuyển tiếp các phòng ban chuyên môn và lãnh đạo phê duyệt.

  - Trực tiếp & phối hợp với các phòng ban chuyên môn giám sát việc thi công của căn hộ. Đánh giá tính tuân thủ theo bản duyệt về : thiết kế, biện pháp thi công, nội quy thi công,.... lập biên bản ghi nhận các lỗi trong quá trình triên khai, làm việc với cư dân, nhà thầu và khắc phục lỗi theo thời hạn quy định.

  - Thực hiện nghiệm thu căn hộ khi kết thúc thi công

  2. CSKH và giải quyết kiếu nại:

  - Thực hiện ký các thỏa thuận cung cấp dịch vụ/ tiện ích phục vụ cho cư dân: trông giữ xe, ...theo đơn giá của công ty tại từng thời điêm.

  - Tiếp nhận các đề xuất từ cư dân về việc sau chữa, cải tạo trong phần diện tích căn hộ. Triển khai các thủ tục theo đúng quy định và phân quyển, đảm bảo việc thực hiện sửa chữa, cải tạo, nâng cấp của căn hộ không làm ảnh hưởng đến các căn hộ khác và khu vực chung tòa nhà

  - Tiếp nhận các phản ánh, khiếu nại từ cư dân liên quan đến chất lượng phục vụ và chất lượng dịch vụ của Tòa nhà, trực tiếp giải quyết để đảm bảo mang lại sự hài lòng cho cư dân.

  3. Quản lý công nợ:

  - Thực hiện quản lý & thu hồi công nợ định kỳ hàng tháng của cư dân (phí dịch vụ, điện nước, các khoản khác...), kiểm soát rủi ra để không có nợ xấu, nợ quá hạn. Chủ động đề xuất các giải pháp kiểm soát công nợ để giảm thiểu rủi ro khi công nợ của cư dân vượt quá 30 ngày.

  4. Triển khai các trang trí tòa nhà:

  - Nhận thông tin tủ P.Leasing & MKT chuyển xuống và triển khai các chương trình chăm sóc cư dân. trang trí tòa nhà dịp lễ, tết.

  5. Cập nhật và lưu trữ thông tin:

  - Thực hiện lưu trữ thông tin cư dân trên hệ thống, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ thông tin. Soạn theo công văn email, phúc đáp cư dân, lập tờ trình phê duyệt đối với từng nội dung cụ thể.

  - Trực hotline, zalo, mail của CSKH.

  II. Hành chính:

  - Mua sắm và quản lý trang thiết bị dụng cụ, văn phòng phẩm, tài sản BQL. Cấp phát và theo dõi vật tư. Phối hợp các phòng ban lấy báo giá và kiểm soát số lượng tiêu dùng theo định mức.

  - Kiểm tra việc thực hiện quy dịnh, nội quy lao động của các bộ phận trong BQL. Quản lý việc chấm công và tính công cho nhân viên BQL.

  - Trực tiếp giải quyết. liên hệ các công việc và thủ tục liên quan đến cơ quan chức năng. chính quyền địa phương, ban ngành chuyên môn như UBND Phường, quận, thanh tra giao thông. Sở Công thương, Sở Tài nguyên môi trường.

  - Trực tiếp tham gia và phối hợp cùng các BP liên quan đón tiếp các đoàn kiểm tra liên ngành đến làm việc tại BQL: Công an phường, Công an PCCC. Quản lý thị trường...

  - Phối hợp cùng các bộ phận BQL xin cấp giấy phép hành chính như: PCCC. An ninh trật tự, tài nguyên MIT. (chủ nguồn thái, xã thái)...

Yêu Cầu Công Việc

- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành hành chính và các chuyên ngành liên quan

- Có từ 2 năm kinh nghiệm trở lên trong công tác hành chính, ưu tiên có kinh nghiệm mảng vận hành

- Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng

- Khéo léo trong giao tiếp và xử lý công việc

- Luôn chủ động, quyết liệt và tâm huyết với công việc, với tổ chức;

- Có nguyện vọng làm việc ổn định, lâu dài;