Nhân viên Hành chính & Hỗ trợ Vận hành

Mô tả Công việc

1. Công việc hành chính – vận hành

• Quản lý hồ sơ, tài liệu và hệ thống lưu trữ công ty.

• Soạn thảo văn bản, hợp đồng, biên bản và báo cáo trình ký.

• Quản lý lịch họp, chuẩn bị hậu cần, tổ chức sự kiện nội bộ.

• Quản lý văn phòng phẩm, thiết bị và tài sản công ty, đảm bảo đầy đủ và vận hành tốt.

• Thực hiện kiểm kê định kỳ, thanh toán hóa đơn điện, nước, internet và các dịch vụ văn phòng.

• Chuẩn bị tài sản, phối hợp với cửa hàng tổ chức sự kiện và các hoạt động khuyến mại.

• Kiểm kê định kỳ tại cửa hàng.

• Thanh toán các chi phí vận hành: điện, nước, internet, các khoản phí dịch vụ khác.

• Liên hệ và phối hợp với các phòng ban nội bộ khi cửa hàng cần hỗ trợ.

2. Công việc nhân sự

• Tuyển dụng: đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, sắp xếp phỏng vấn, liên hệ ứng viên, tổng hợp và báo cáo.

• Truyền thông nội bộ, đăng tin và thiết kế ấn phẩm khi cần.

• Tổ chức sự kiện nội bộ

• Các công việc nhân sự khác khi được Giám đốc phân công.

3. Hỗ trợ quản lý dự án và điều hành

• Phối hợp Giám đốc lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án.

• Thu thập, tổng hợp dữ liệu và báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu liên quan đến dự án.

• Chuẩn bị tài liệu họp, ghi biên bản, theo dõi quyết định sau họp.

• Đại diện Giám đốc liên hệ, phối hợp với phòng ban nội bộ, đối tác bên ngoài khi được uỷ quyền.

4. Các công việc khác

• Thực hiện các nhiệm vụ được phân công trực tiếp từ Giám đốc.

• Hỗ trợ tổng hợp báo cáo, chuẩn bị tài liệu, xử lý tình huống khẩn cấp và phối hợp giữa các bộ phận để đảm bảo vận hành thông suốt.

Quyền lợi:

· Cơ hội phát triển cùng thương hiệu thời trang trẻ em hàng đầu Việt Nam

· Chế độ lương thưởng cạnh tranh, công bằng và minh bạch, từ 8.000.000đ - 12.000.000đ Phụ cấp xăng xe điện thoại, ăn trưa.

· Thưởng hàng năm theo hiệu quả công việc

· Được hưởng đầy đủ các chế độ theo quy định hiện hành. (Bảo hiểm xã hội, 12 ngày phép năm, nghỉ các ngày lễ …)

· Môi trường làm việc trẻ trung, đoàn kết, quan tâm. Đồng nghiệp máu lửa, được trao quyền và khuyến khích dẫn dắt sự thay đổi

· Được trao quyền và tạo điều kiện thử sức với những lĩnh vực mới, ý tưởng táo bạo

· Được tham gia các khóa tập huấn, du lịch nghỉ dưỡng của công ty

· Được thăng tiến nội bộ theo quy trình phát triển cán bộ nòng cốt của công ty

· Được đánh giá năng lực và kết quả làm việc hàng tháng, hàng quý.

Yêu Cầu Công Việc

· Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành liên quan: Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Ngoại ngữ, Nhân sự…

· Ưu tiên 1–2 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý/Thư ký điều hành hoặc các vị trí liên quan.

· Kỹ năng tổ chức công việc, tổng hợp – phân tích thông tin và giao tiếp tốt. Ưu tiên ứng viên có tư duy hệ thống, ngăn nắp, kỷ luật.

· Kỹ năng quản lý dự án là một lợi thế

· Tiếng Anh/Tiếng Trung đọc viết khá là một lợi thế

· Thành thạo tin học văn phòng, ưu tiên ứng viên sử dụng tốt các công cụ quản lý công việc (Notion, Trello, v.v.)

· Tinh thần trách nhiệm cao, chủ động, kín đáo và đáng tin cậy.