Trưởng Ban Thư ký

Mô tả Công việc

• Tiếp nhận các vấn đề trong và ngoài công ty liên quan đến hoạt động của công ty để trình và đưa ra ý kiến đề xuất cho Chủ tịch Công ty.

• Tiếp nhận và truyền đạt ý kiến/chỉ đạo của Chủ tịch Công ty đến các phòng ban/đơn vị/chi nhánh liên quan và theo dõi, đốc thúc, kiểm tra công việc theo nội dung đã truyền đạt và gửi phản hồi trực tiếp cho Chủ tịch Công ty;

• Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp và rà soát công văn, hồ sơ, tài liệu từ các phòng ban/đơn vị/chi nhánh trước khi trình Chủ tịch Công ty phê duyệt.

• Trình ký, theo dõi quá trình trình ký hồ sơ, giao trả hồ sơ đã ký;

• Cập nhật, phổ biến các chính sách/quy định mới theo chỉ đạo của Chủ tịch Công ty tới các phòng ban/đơn vị/chi nhánh liên quan.

• Soạn thảo hợp đồng, công văn, thông báo, quyết định và hoàn thiện hồ sơ pháp lý của công ty;

• Kiểm tra, phân tích các vấn đề pháp lý trong các hợp đồng/văn bản và đề xuất giải pháp phù hợp;

• Theo dõi và thực hiện các hồ sơ, thủ tục để đảm bảo đáp ứng các điều kiện pháp lý trong hoạt động của công ty;

• Kiểm tra và trả lời các email, công văn, thư mời,… theo ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch Công ty;

• Chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu để tham gia đàm phán với các đối tác/ngân hàng trong hoạt động Công ty;

• Quản lý các văn bản, hồ sơ pháp lý, thông tin, dữ liệu, tài liệu thuộc phạm vi công việc;

• Chủ động thực hiện, triển khai các công việc liên quan được giao;

• Quản lý, giám sát và điều hành Ban Thư ký nhằm đảm bảo thực hiện, triển khai các công việc theo chỉ đạo;

• Soạn thảo mẫu hợp đồng, công văn, thông báo, quyết định trong hoạt động Công ty theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc;

• Hỗ trợ, tư vấn pháp lý cho Ban Tổng Giám đốc khi có yêu cầu;

• Thực hiện các Công việc theo sự phân công của Chủ tịch, Ban Tổng Giám đốc.

Yêu Cầu Công Việc

 1. Trình độ học vấn và chuyên môn

• Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Luật, Hành chính, Quản trị, Kinh tế hoặc các ngành liên quan.

2. Kinh nghiệm

• Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương tại các công ty quy mô vừa và lớn.

• Có hiểu biết pháp lý doanh nghiệp, hành chính văn phòng và vận hành hệ thống công ty đa chi nhánh.

• Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong các lĩnh vực pháp lý, thẩm định giá, bất động sản, hoặc môi trường doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài.

3. Kỹ năng

• Kỹ năng quản lý, điều phối và giám sát công việc hiệu quả

• Kỹ năng soạn thảo văn bản và pháp lý tốt

• Tư duy logic, nhạy bén và xử lý vấn đề chủ động

• Trung thực, cẩn thận, bảo mật và có trách nhiệm cao

4. Yêu cầu khác

• Ngoại hình sáng, tác phong chuyên nghiệp, giọng nói rõ ràng, dễ nghe.

• Trung thực, cẩn trọng, trách nhiệm cao trong công việc.

• Năng động, nhạy bén, có tinh thần học hỏi.

• Sẵn sàng đi công tác khi có yêu cầu.

QUYỀN LỢI

• Mức lương: Thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm.

• Thưởng theo hiệu suất làm việc: thưởng theo số lượng hồ sơ, thưởng lễ tết, thưởng nóng, lương tháng 13.

• Chế độ bảo hiểm đầy đủ: BHXH, BHYT, BHTN theo quy định pháp luật.

• Cung cấp đồng phục và công cụ làm việc đầy đủ.

• Phúc lợi phong phú: quà sinh nhật, hiếu hỉ, nghỉ mát, team building, year-end party…

• Được đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn định kỳ, cơ hội thăng tiến rõ ràng trong hệ thống quản trị cấp cao.

• Làm việc từ Thứ 2 đến Thứ 6 hàng tuần, 8h – 17h30, nghỉ Thứ 7 và Chủ nhật