TRƯỞNG NHÓM HÀNH CHÍNH – HẬU CẦN

Mô tả Công việc

1. Mục tiêu công việc

Tổ chức và quản lý toàn bộ công tác hành chính – hậu cần của công ty, đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, hậu cần nội bộ, văn phòng phẩm, xe cộ – tài xế và các hỗ trợ hành chính vận hành hiệu quả, phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh. Đảm bảo mọi công tác hành chính – hậu cần được vận hành hiệu quả, kịp thời, chuyên nghiệp; phục vụ nhu cầu hoạt động của công ty, hội họp, sự kiện và hỗ trợ tốt cho các bộ phận nội bộ.

2. Nhiệm vụ & Trách nhiệm chính

2.1. Công tác hành chính

• Quản lý văn phòng: cơ sở vật chất, phòng họp.

• Quản lý văn phòng phẩm, đồng phục, tài sản, công cụ dụng cụ (theo dõi xuất – nhập – tồn).

• Soạn thảo, lưu trữ văn bản, công văn đi – đến.

• Tổ chức sự kiện nội bộ, hội họp, đón tiếp khách, quản lý đặt cơm nước...

2.2. Hậu cần nội bộ

• Quản lý nước uống văn phòng: nước uống bình, nước đóng chai cho họp, nước tiếp khách.

• Theo dõi và quản lý suất ăn nhân viên, kiểm soát chi phí cơm – nước theo định mức.

• Điều phối phương tiện vận chuyển nội bộ (xe đưa rước CBCNV, xe con), lịch xe, tài xế.

• Theo dõi cấp phát nhiên liệu, phí cầu đường, bảo trì – sửa chữa xe.

2.3. Quản lý nhân sự thuộc bộ phận

• Quản lý nhân viên hành chính - lễ tân, tài xế.

• Phân công, giám sát công việc; đào tạo – hướng dẫn quy trình.

• Đánh giá hiệu quả công việc, đề xuất thưởng – phạt, điều chuyển.

2.4. Báo cáo & cải tiến

• Báo cáo chi phí hành chính – hậu cần, tình trạng tài sản, công cụ dụng cụ.

• Đề xuất cải tiến nhằm tiết kiệm chi phí vận hành, tối ưu tài sản và phương tiện.

• Xây dựng và cập nhật quy trình hành chính – hậu cần

Yêu Cầu Công Việc

4. Yêu cầu công việc

4.1. Trình độ – kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Đại học các ngành: Hành chính, Quản trị, hoặc các ngành có  liên quan.

• Kinh nghiệm 3 năm trở lên ở vị trí tương đương trong lĩnh vực hành chính – hậu cần.

4.2. Kỹ năng & kiến thức

• Am hiểu quy trình hành chính, cấp phát tài sản, quản lý phương tiện.

• Kỹ năng quản lý nhân sự và điều phối công việc.

• Kỹ năng xử lý tình huống và giải quyết vấn đề nhanh.

• Sử dụng tốt Word – Excel.

4.3. Phẩm chất cá nhân

• Trung thực, trách nhiệm, cẩn thận.

• Tác phong nhanh nhẹn, kỷ luật cao.

• Tinh thần phục vụ và hỗ trợ nội bộ tốt.