TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH

Mô tả Công việc

Quản lý chung hoạt động hành chính:

• Tổ chức, điều hành nhân sự, thiết bị, công cụ dụng cụ của Phòng Hành chính theo kế hoạch công việc năm, phân bổ theo quý, tháng, tuần, ngày một cách hiệu quả.
• Xây dựng và triển khai kế hoạch công tác hành chính phù hợp với chiến lược phát triển của công ty.

Quản lý chính sách và hệ thống hành chính

• Xây dựng, cập nhật và quản lý hệ thống chính sách, quy trình, quy định liên quan đến công tác hành chính.
• Triển khai, hướng dẫn và kiểm soát việc tuân thủ các chính sách, quy trình nội bộ.

Tổ chức triển khai công việc

• Phân công, điều phối công việc tới các bộ phận/đội/nhóm/cá nhân theo kế hoạch đã được phê duyệt.
• Giám sát tiến độ, chất lượng và hiệu quả thực hiện các nhiệm vụ hành chính.

Giám sát, kiểm tra và cải tiến

• Kiểm tra, giám sát việc sử dụng và bảo trì máy móc, thiết bị, công cụ dụng cụ đảm bảo an toàn, tiết kiệm và hiệu quả.
• Đánh giá hiệu quả công việc của các nhóm/cá nhân theo kế hoạch, mục tiêu và KPI được giao.
• Đề xuất các biện pháp cải tiến hoạt động hành chính nhằm tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả.

Báo cáo và kế hoạch

• Thực hiện báo cáo kết quả công việc định kỳ (tuần/tháng/quý/năm) và theo yêu cầu đột xuất của Ban Lãnh đạo.
• Tham mưu, đề xuất các giải pháp về tổ chức, nhân sự, thiết bị phục vụ cho hoạt động hành chính.

Các công việc khác

• Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính.
• Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT, Tổng Giám đốc và Ban Phó Tổng Giám đốc.

Yêu Cầu Công Việc

• Tốt nghiệp đại học trở lên các chuyên ngành: Kinh tế luật, Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân sự, Hành chính văn phòng hoặc các ngành có liên quan.
• Am hiểu hệ thống pháp luật liên quan: Luật Doanh nghiệp, Luật Lao động, Luật Công đoàn, Luật Dân sự, Luật Môi trường, v.v.
• Có kiến thức về các hệ thống quản lý chất lượng (ISO, 5S, Kaizen...) và quy trình hành chính – nhân sự.
• Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính – nhân sự, trong đó ít nhất 3 năm giữ vị trí Trưởng phòng hoặc tương đương.
• Kỹ năng lãnh đạo, điều hành và giao tiếp hiệu quả; kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức và giám sát công việc; kỹ năng phân tích, tổng hợp thông tin và làm báo cáo chuyên sâu.
• Có khả năng làm việc độc lập, chịu được áp lực cao.
• Trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao, dám chịu trách nhiệm.
• Nhiệt tình, chủ động, sáng tạo trong công việc.
• Tinh thần hợp tác và phối hợp tốt với các bộ phận liên quan.
• Yêu cầu khác: Sẵn sàng làm việc ngoài giờ, ngày nghỉ, ngày lễ/Tết theo yêu cầu công việc hoặc theo sự điều động của công ty (do đặc thù hoạt động kinh doanh).