Chuyên Viên Điều Phối Vận Tải

Chuyên viên Điều phối vận tải có trách nhiệm điều phối vận tải và đội xe hằng ngày, đảm bảo xe và tài xế được bố trí phù hợp, giao hàng đúng tiến độ; đồng thời theo dõi vận hành, xử lý sự cố, quản lý nhà vận chuyển và kiểm soát hiệu quả, chi phí đội xe. 

1. Điều phối kế hoạch giao hàng 

• Tiếp nhận, tổng hợp và kiểm tra kế hoạch giao hàng, nhu cầu vận chuyển từ các bộ phận liên quan. 

• Lập kế hoạch điều phối phương tiện hằng ngày dựa trên sản lượng, kế hoạch giao hàng, tình trạng hàng hóa và năng lực phương tiện thực tế. 

• Trực tiếp phân bổ xe, tài xế và tuyến đường theo từng chuyến/đơn hàng, đảm bảo đủ năng lực phục vụ kế hoạch. 

• Theo dõi tình trạng xe, tài xế và tiến độ từng chuyến trong suốt quá trình vận chuyển. 

• Cập nhật kịp thời tình trạng giao hàng và các thay đổi về kế hoạch cho các bên liên quan. 

• Chủ động xử lý các tình huống phát sinh: thiếu xe, tài xế nghỉ/không nhận chuyến, thay đổi lịch giao, giao hàng trễ, xe hư hỏng hoặc sự cố trên tuyến. 

• Điều phối xe/tài xế thay thế và phối hợp với các bên liên quan để đảm bảo hoạt động giao hàng không bị gián đoạn. 

• Kiểm soát việc thực hiện kế hoạch, nhận diện các điểm nghẽn và đề xuất phương án cải thiện hiệu quả điều vận. 

2. Quản lý và phối hợp với đơn vị vận chuyển 

• Phối hợp với các đơn vị vận chuyển/nhà thầu phụ để đáp ứng nhu cầu vận chuyển khi đội xe nội bộ không đủ năng lực. 

• Tìm kiếm, đánh giá và đề xuất đơn vị vận chuyển phù hợp về năng lực phương tiện, độ tin cậy, chất lượng dịch vụ và chi phí. 

• Theo dõi chất lượng dịch vụ, tỷ lệ đáp ứng, tiến độ giao hàng và các vấn đề phát sinh của từng đơn vị vận chuyển. 

• Phối hợp xử lý các trường hợp giao hàng trễ, thiếu xe, phát sinh chi phí hoặc vi phạm yêu cầu vận hành. 

• Kiểm tra, đối soát chi phí vận chuyển, chứng từ và các thông tin liên quan trước khi thực hiện thanh toán. 

• Theo dõi và tổng hợp hiệu quả thực hiện của các đơn vị vận chuyển, làm cơ sở đánh giá và đề xuất phương án hợp tác. 

3. Quản lý đội xe và tài xế 

• Trực tiếp quản lý và điều phối đội xe nội bộ: phân công xe, bố trí tài xế, sắp xếp lịch chạy và điều chỉnh theo tình hình thực tế. 

• Theo dõi hành trình, tình trạng giao hàng, thời gian vận hành và hiệu suất sử dụng xe. 

• Quản lý lịch làm việc, chấm công, thời gian tăng ca và tình trạng sẵn sàng của tài xế. 

• Theo dõi tình trạng kỹ thuật của phương tiện; phối hợp thực hiện bảo dưỡng, đăng kiểm, sửa chữa và đưa xe trở lại vận hành đúng kế hoạch. 

• Kiểm soát tình trạng hồ sơ, giấy tờ và các yêu cầu pháp lý liên quan đến phương tiện. 

• Theo dõi và kiểm soát các chi phí vận hành đội xe: nhiên liệu, bảo dưỡng, sửa chữa, đăng kiểm, phí cầu đường và các chi phí liên quan. 

• Tổng hợp dữ liệu vận hành đội xe, nhận diện các trường hợp sử dụng xe chưa hiệu quả và đề xuất phương án tối ưu. 

• Thực hiện các công việc khác theo phân công của Cấp trên. 

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học, ưu tiên các ngành Logistics, Vận tải, Supply Chain, Kinh tế hoặc các ngành liên quan.  

• Bắt buộc có kinh nghiệm quản lý và điều phối đội xe nội bộ, bao gồm phân công phương tiện, bố trí tài xế, theo dõi lịch trình và tình trạng vận hành.  

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm điều phối đội xe có số lượng phương tiện/tài xế từ 10 xe/tài xế trở lên. 

• Đã từng làm việc trong môi trường có tần suất giao hàng cao, nhiều chuyến/ngày hoặc vận hành theo ca. 

• Có kinh nghiệm sử dụng GPS, TMS, phần mềm quản lý đội xe hoặc các hệ thống theo dõi hành trình. 

• Có kinh nghiệm quản lý nhà vận chuyển/nhà thầu phụ bên ngoài. 

• Có kinh nghiệm lập kế hoạch và điều phối giao hàng, đảm bảo phương tiện đáp ứng đúng nhu cầu vận chuyển.  

• Có kinh nghiệm xử lý các tình huống phát sinh trong vận hành như thiếu xe, thiếu tài xế, xe hỏng, giao hàng trễ hoặc thay đổi kế hoạch đột xuất. 

• Có kinh nghiệm quản lý bảo dưỡng, đăng kiểm, sửa chữa và chi phí vận hành đội xe.  

• Có khả năng xử lý nhanh các tình huống phát sinh trong quá trình vận chuyển.  

• Có khả năng phối hợp hiệu quả với tài xế, các bộ phận nội bộ và đơn vị vận chuyển bên ngoài.  

• Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt thông tin tốt. 

• Kỹ năng giải quyết vấn đề trong phạm vi quản lý. 

• Có khả năng lập báo cáo và tổng hợp dữ liệu vận hành. 

• Có tư duy điều phối – kiểm soát – xử lý vấn đề, không chỉ thực hiện công việc hành chính hoặc nhập liệu. 

• Có tư duy kiểm soát chi phí và tối ưu hiệu suất sử dụng phương tiện. 

• Sử dụng tốt Microsoft Excel và các công cụ văn phòng.