Chuyên viên Hành chính

Quản lý cơ sở vật chất & Tài sản công ty (35%)

• Quản lý toàn bộ hệ thống trang thiết bị, máy móc, văn phòng phẩm và tài sản cố định của công ty; tổ chức kiểm kê định kỳ hàng quý/năm và cập nhật sổ theo dõi tài sản.

• Đề xuất mua sắm, sửa chữa, bảo trì, thanh lý trang thiết bị văn phòng; làm việc với ban quản lý tòa nhà và các nhà cung cấp dịch vụ (điện, nước, internet, vệ sinh, bảo vệ, cây xanh).

• Giám sát việc tuân thủ các quy định về an toàn lao động, vệ sinh văn phòng và phòng cháy chữa cháy (PCCC).

Công tác Mua sắm & Quản lý chi phí hành chính (25%)

• Lập kế hoạch và dự trù ngân sách chi phí hành chính định kỳ (tháng/quý/năm); kiểm soát chi tiêu đảm bảo đúng định mức và tối ưu hóa ngân sách.

• Tìm kiếm, đánh giá và đàm phán hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ hành chính (văn phòng phẩm, vé máy bay, khách sạn, chuyển phát nhanh, in ấn...).

• Thực hiện thủ tục thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng các chi phí hành chính đúng quy trình kế toán.

Văn thư, Lưu trữ & Pháp lý hành chính (20%)

• Quản lý hệ thống công văn đi – đến, hợp đồng, hồ sơ pháp lý của công ty; chịu trách nhiệm quản lý và đóng dấu con dấu công ty theo đúng quy định.

• Hỗ trợ thực hiện các thủ tục hành chính với cơ quan nhà nước (đăng ký kinh doanh, giấy phép lao động, visa/thẻ tạm trú cho chuyên gia nước ngoài nếu có).

• Soạn thảo các thông báo, quyết định, quy chế, quy trình nội bộ liên quan đến công tác hành chính.

Hậu cần & Tổ chức sự kiện nội bộ (20%)

• Phụ trách công tác lễ tân, đón tiếp khách hàng, đối tác đến làm việc tại văn phòng; điều phối lịch sử dụng phòng họp và xe công tác.

• Tổ chức hậu cần cho các chuyến công tác của ban lãnh đạo và nhân viên (đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển).

• Phối hợp với bộ phận Nhân sự/Truyền thông nội bộ để tổ chức các sự kiện của công ty: sinh nhật nhân viên, teambuilding, tiệc tất niên (YEP), hội thảo, đào tạo.

Trình độ & Kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực, Hành chính học, Kinh tế, Luật hoặc các ngành liên quan.

• Có từ 3 – 4 năm kinh nghiệm ở vị trí Chuyên viên Hành chính hoặc tương đương (ưu tiên ứng viên từng làm việc tại các công ty có quy mô từ 100 nhân sự trở lên).

Kiến thức & Kỹ năng

• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint); biết sử dụng các phần mềm quản lý hành chính/tài sản (ERP, Base, MISA...) là một lợi thế.

• Kỹ năng đàm phán, thương lượng giá cả và quản lý nhà cung cấp tốt.

• Giao tiếp khéo léo, chuyên nghiệp; khả năng xử lý tình huống tốt.

Phẩm chất cá nhân

• Cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực và có tinh thần trách nhiệm cao.

• Chủ động trong công việc, chịu được áp lực và có tư duy dịch vụ hướng tới trải nghiệm nhân viên.