Chuyên viên quản lý tài liệu (DC)

• Thực hiện các công việc hành chính, hỗ trợ vận hành và điều phối hoạt động của Phòng Quản lý Mua sắm.
• Tiếp nhận, kiểm tra, tổng hợp và theo dõi các đề xuất mua sắm, yêu cầu báo giá, hồ sơ mua hàng từ các phòng ban/dự án.
• Cập nhật và quản lý dữ liệu nhà cung cấp, danh mục vật tư, thiết bị, hàng hóa và các thông tin liên quan đến hoạt động mua sắm.
• Theo dõi và tổng hợp tiến độ xử lý các yêu cầu mua sắm, đơn đặt hàng/hợp đồng và phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo hồ sơ được xử lý đúng tiến độ.
• Soạn thảo, trình ký, phát hành và lưu trữ các văn bản, biểu mẫu, báo cáo, hồ sơ mua sắm theo quy định của Công ty.
• Tổng hợp số liệu và lập các báo cáo định kỳ/đột xuất về tình hình mua sắm, tiến độ xử lý hồ sơ, nhà cung cấp và các công việc của phòng.
• Sắp xếp lịch họp, chuẩn bị tài liệu, ghi nhận và theo dõi các nội dung cần thực hiện sau các cuộc họp của phòng.
• Quản lý hồ sơ giấy tờ và dữ liệu của phòng, đảm bảo thông tin được lưu trữ khoa học, đầy đủ, nhất quán và dễ tra cứu.
• Hỗ trợ Trưởng/ Phó phòng trong việc theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình trạng công việc và các công việc khác theo phân công của Trưởng/Phó phòng.

• Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Thương mại hoặc các ngành liên quan.

• Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PBI...)

• Có kỹ năng sắp xếp, quản lý hồ sơ và theo dõi tiến độ công việc tốt.

• Cẩn thận, tỉ mỉ, có tinh thần trách nhiệm và bảo mật thông tin.

• Có khả năng giao tiếp, phối hợp tốt với các phòng ban và nhà cung cấp.

• Chủ động trong công việc, có khả năng xử lý nhiều đầu việc và đáp ứng thời hạn.

• Có tư duy logic, kỹ năng tổng hợp, quản lý hồ sơ dữ liệu và báo cáo tốt.

• Có 1–2 năm kinh nghiệm ở vị trí Admin, Sales Admin, Purchasing Admin, Procurement Admin hoặc vị trí tương đương.

• Ưu tiên ứng viên đã có kinh nghiệm làm việc trong công ty xây dựng hoặc lĩnh vực liên quan đến mua sắm/cung ứng.