Chuyên Viên Thủ Tục

Mục tiêu vị trí

• Thực hiện các thủ tục liên quan đến giao dịch mua/thuê, ký kết hợp đồng, thu tiền theo tiến độ, bàn giao nhà, xin cấp Giấy chứng nhận và hỗ trợ khách hàng theo đúng quy định, quy trình của Công ty.

Vai trò công việc

• Là nhân sự phụ trách xử lý hồ sơ, theo dõi tiến độ thủ tục và phối hợp với khách hàng, các
• Phòng/Ban liên quan, Chủ đầu tư/Ban quản lý dự án và Ban quản lý tòa nhà trong quá trình giao dịch, bàn giao và cấp Giấy chứng nhận.

Nhiệm vụ cụ thể

• Tiếp nhận, kiểm tra và xử lý hồ sơ đăng ký mua/thuê theo quy định, biểu mẫu pháp luật và quy trình nội bộ;
• Chuẩn bị và thực hiện thủ tục ký hợp đồng đặt chỗ/đặt cọc, hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, thanh lý hợp đồng và các hồ sơ phát sinh liên quan;
• Phát hành thông báo thu tiền theo tiến độ được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc và phối hợp thu hồi công nợ khách hàng đúng thời hạn;
• Tổng hợp, báo cáo và đề xuất hướng xử lý đối với các trường hợp khách hàng vi phạm tiến độ/thỏa thuận theo quy định;
• Thực hiện công tác bàn giao nhà: phát hành thông báo, tiếp nhận thông tin, đặt lịch, phối hợp nghiệm thu và bàn giao sản phẩm cho khách hàng;
• Thực hiện thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận: thu hồ sơ, nộp hồ sơ, nhận kết quả, bàn giao Giấy chứng nhận và phối hợp thu hồi công nợ đợt cuối;
• Trực hotline, tiếp nhận và giải đáp thắc mắc của khách hàng; ghi nhận, xử lý hoặc báo cáo các khiếu nại phát sinh; thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp trên.

Kết quả cần đạt

• Hồ sơ khách hàng được tiếp nhận, kiểm tra và xử lý đầy đủ, chính xác, đúng quy định;
• Thông báo thu tiền và công tác đôn đốc công nợ được thực hiện đúng tiến độ;
• Công tác bàn giao nhà được thực hiện đúng quy trình, đúng thời hạn; các lỗi phát sinh được ghi nhận và theo dõi xử lý;
• Thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận được thực hiện đúng quy định, hồ sơ và kết quả được quản lý đầy đủ;
• Khách hàng được hỗ trợ kịp thời; báo cáo định kỳ hoặc đột xuất được hoàn thành đúng yêu cầu.

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Luật, Kinh tế, Bất động sản hoặc các ngành liên quan;
• Có tối thiểu 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương hoặc trong lĩnh vực thủ tục bất động sản/pháp lý dự án/dịch vụ khách hàng;
• Nắm được quy trình, hồ sơ, biểu mẫu liên quan đến giao dịch mua bán/thuê, bàn giao nhà và cấp Giấy chứng nhận trong lĩnh vực bất động sản;
• Sử dụng tốt tin học văn phòng và các công cụ phục vụ công việc;
• Có kỹ năng giao tiếp, trao đổi và xử lý tình huống với khách hàng;
• Có khả năng làm việc độc lập, phối hợp nhóm và phối hợp với các bộ phận liên quan;
• Cẩn thận, chính xác, có trách nhiệm trong quản lý hồ sơ và theo dõi tiến độ công việc;
• Chịu được áp lực công việc, có thể đi công tác theo yêu cầu;
• Tác phong lịch sự, phù hợp với công việc thường xuyên tiếp xúc khách hàng;
• Có tinh thần học hỏi, tuân thủ quy định và mong muốn gắn bó lâu dài với Công ty.

Quyền lợi ứng viên

• Thu nhập theo năng lực, kinh nghiệm và chính sách của Công ty;
• Thưởng theo hiệu quả công việc và kết quả kinh doanh của Công ty;
• Ăn trưa tại bếp ăn của Công ty, thực đơn phong phú thay đổi theo ngày;
• Được hưởng các chế độ phúc lợi, lễ tết, hiếu hỉ, ốm đau và các hoạt động nội bộ theo quy định của Công ty;
• Được đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định sau khi ký kết HĐLĐ;
• Được cung cấp máy tính văn phòng, công cụ dụng cụ và văn phòng phẩm phục vụ công việc;
• Môi trường làm việc ổn định, có cơ hội phối hợp với nhiều Phòng/Ban, Chủ đầu tư và khách hàng;
• Được hướng dẫn nghiệp vụ và tham gia đào tạo nội bộ theo yêu cầu công việc;
• Được ghi nhận các đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công việc và cải tiến quy trình;
• Có cơ hội phát triển nghề nghiệp trong lĩnh vực thủ tục, pháp lý dự án và chăm sóc khách hàng bất động sản;
• Thời gian làm việc: Theo quy định của Công ty.