Chuyên Viên Tiêu Chuẩn Hoá (Quy trình & Tài liệu)

Bối cảnh vị trí: Entiz đang chuyển đổi từ cách làm việc truyền thống sang cách làm việc dựa trên tài liệu, dữ liệu và AI. Các hoạt động lặp lại của công ty, đều cần chuẩn hoá thành quy trình, biểu mẫu phục vụ cho AI-Ready.

Người được tuyển sẽ là người chấp bút viết chính của bộ tài liệu đó để trình các bên liên quan góp ý và phê duyệt. Khung hệ thống, danh mục tài liệu và thứ tự ưu tiên do Chủ tịch Uỷ ban duyệt; phần nghiên cứu hiện trạng, phỏng vấn người làm việc thực tế, viết bản thảo, chỉnh sửa qua các vòng góp ý và duy trì tài liệu sau ban hành thuộc trách nhiệm của vị trí này.

1. Khảo sát và mô hình hoá hiện trạng

- Dựng lại quy trình đang chạy trên thực tế, kể cả các bước không ai viết ra.

- Vẽ sơ đồ dòng công việc, xác định đầu vào, đầu ra, người chịu trách nhiệm, thời hạn và điểm phải phê duyệt.

- Xác định ra các bước thừa, các bước bị bỏ sót và các điểm hai bộ phận hiểu khác nhau về cùng một việc.

2. Viết tài liệu tiêu chuẩn nội bộ

- Soạn quy chế, quy định, quy trình, hướng dẫn công việc, biểu mẫu và checklist theo hệ thống mã hiệu và mẫu trình bày thống nhất của Entiz.

- Bảo đảm mỗi tài liệu nêu rõ phạm vi áp dụng, thuật ngữ, trách nhiệm từng vị trí, các bước thực hiện, hồ sơ phải lưu và tiêu chí hoàn thành.

- Viết ngắn, dùng câu mệnh lệnh, tránh câu trích lại luật mà không hướng dẫn được người đọc phải làm gì.

- Tốt nghiệp đại học một trong các ngành kỹ thuật xây dựng, quản lý xây dựng, quản lý công nghiệp, luật, hoặc ngành khác nếu chứng minh được kinh nghiệm phù hợp.

- Có 3 đến 5 năm kinh nghiệm ở một trong các mảng xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, viết quy trình và tài liệu nội bộ, biên tập tài liệu kỹ thuật, hoặc pháp chế doanh nghiệp.

- Viết tiếng Việt chính xác, gọn, đúng chính tả và đúng thể thức văn bản hành chính.

- Sử dụng thành thạo Microsoft Word ở mức làm được style, mục lục tự động, đánh số đa cấp, theo dõi thay đổi và nhận xét.

- Biết vẽ sơ đồ quy trình bằng Visio, draw.io hoặc công cụ tương đương

- Đọc hiểu tài liệu kỹ thuật tiếng Anh.

- Thái độ làm việc: Có tinh thần cầu thị, thái độ tích cực, ham học hỏi và không ngừng cập nhật các xu hướng công nghệ mới.

- Có khả năng phối hợp tốt, chủ động trong công việc; trung thực, nhiệt tình, năng động; có khả năng giao tiếp hiệu quả

- Điểm cộng/ Tiêu chí ưu tiên:

·       Ứng viên đã tham gia xây dựng hoặc duy trì hệ thống theo ISO 9001, hoặc đã làm thư ký ban ISO.

·       Hiểu nghiệp vụ thi công, thiết kế hoặc quản lý dự án xây dựng ở mức đọc được bản vẽ và hồ sơ nghiệm thu.

·       Từng làm việc với hồ sơ sở hữu trí tuệ, hồ sơ đăng ký sáng chế hoặc giải pháp hữu ích.

·       Đã dùng phần mềm quản lý công việc hoặc văn phòng điện tử, hiểu cách một biểu mẫu giấy chuyển thành một bước trên phần mềm.

·       Có kinh nghiệm làm việc theo sprint hoặc theo chu kỳ ngắn.