IT Procurement Expert (Kế toán Mua sắm CNTT)

1. Chức năng chính

• Thẩm định nhu cầu và phương án mua sắm CNTT
• Tổ chức mua sắm, đàm phán và tối ưu chi phí
• Phối hợp kiểm soát tuân thủ và rủi ro nhà cung cấp CNTT
• Kiểm soát thực hiện hợp đồng và hiệu quả sử dụng bản quyền, dịch vụ CNTT
• Theo dõi ngân sách, kết quả tiết kiệm chi phí và báo cáo kiểm soát mua sắm CNTT

2. Nhiệm vụ chủ yếu

(1) Thẩm định nhu cầu và phương án mua sắm

• Chủ trì thẩm định nhu cầu mua sắm CNTT; đối chiếu kế hoạch, ngân sách và tài sản, bản quyền hiện có để tránh trùng lặp.
• Phản biện cấu hình, số lượng bản quyền và quy mô đầu tư dựa trên dữ liệu sử dụng và ý kiến kỹ thuật; đề xuất điều chỉnh phù hợp nhu cầu.
• Phân tích tổng chi phí sở hữu (TCO), so sánh phương án; phối hợp đánh giá hiệu quả đầu tư và xác định chi phí CAPEX/OPEX.
• So sánh giá, cấu hình với thị trường và lịch sử mua sắm; nhận diện dấu hiệu chia nhỏ gói hoặc đặc tả thiên lệch cho nhà cung cấp.
• Tổng hợp kết quả thẩm định, kiến nghị và vấn đề cần làm rõ, trình cấp có thẩm quyền xem xét.

(2) Tổ chức mua sắm, đàm phán và tối ưu chi phí

• Xây dựng phương án mua sắm; chủ trì tổ chức chào hàng cạnh tranh, đấu thầu hoặc hình thức lựa chọn nhà cung cấp phù hợp đối với các gói CNTT được phân công, theo quy định.
• Chủ trì đàm phán giá, điều kiện thương mại và cam kết mức dịch vụ (SLA), phối hợp với bộ phận kỹ thuật và pháp chế thống nhất nội dung thuộc chuyên môn.
• Xây dựng phương án đàm phán, thay thế, tối ưu chi phí đối với nhà cung cấp độc quyền hoặc có hạn chế lựa chọn.
• Tổng hợp kết quả đánh giá, đàm phán và đề xuất lựa chọn nhà cung cấp, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

(3) Phối hợp kiểm soát tuân thủ và rủi ro nhà cung cấp CNTT

• Phối hợp rà soát yêu cầu pháp lý, tuân thủ và an toàn thông tin; theo dõi hoàn tất điều kiện trước phê duyệt.
• Thu thập hồ sơ, kê khai xung đột lợi ích; phối hợp đánh giá năng lực, bảo mật và khả năng duy trì hoạt động của nhà cung cấp.
• Duy trì hồ sơ nhà cung cấp trọng yếu; phối hợp đánh giá dịch vụ, tuân thủ hợp đồng và rủi ro phụ thuộc.
• Tổng hợp rủi ro, đề xuất và theo dõi biện pháp kiểm soát; báo cáo vấn đề vượt thẩm quyền.
• Phối hợp pháp chế rà soát điều khoản sở hữu trí tuệ, bảo mật, bồi thường, quyền kiểm tra và chuyển giao dữ liệu.

(4) Kiểm soát thực hiện hợp đồng và hiệu quả sử dụng bản quyền, dịch vụ CNTT

• Theo dõi hợp đồng, bản quyền và dịch vụ CNTT; cảnh báo thời hạn gia hạn, chấm dứt và nghĩa vụ quan trọng.
• Chủ trì đánh giá hiệu quả sử dụng cùng các bên liên quan; đề xuất gia hạn, điều chỉnh hoặc chấm dứt và thực hiện sau phê duyệt.
• Theo dõi chi phí dịch vụ theo mức sử dụng; cảnh báo vượt dự toán hoặc mức cam kết.
• Đối chiếu hàng hóa, dịch vụ và hồ sơ nghiệm thu với hợp đồng; phối hợp xác nhận kết quả theo phân công.
• Theo dõi vi phạm, khắc phục; đối chiếu hợp đồng, nghiệm thu và hồ sơ thanh toán, kiến nghị xử lý sai lệch.

(5) Theo dõi ngân sách, kết quả tiết kiệm chi phí và báo cáo

• Theo dõi ngân sách mua sắm CNTT so với ngân sách được duyệt; phân tích chênh lệch, cảnh báo nguy cơ vượt ngân sách và đề xuất giải pháp.
• Ghi nhận và theo dõi kết quả tiết kiệm chi phí theo phương pháp thống nhất với Kế toán Quản trị, xác định cơ sở so sánh tương đương về cấu hình, phạm vi và thời hạn, phân biệt khoản tiết kiệm thực tế với chi phí tránh được và không ghi nhận trùng.
• Lập báo cáo định kỳ và đột xuất về hoạt động mua sắm, chi phí và rủi ro nhà cung cấp CNTT cho cấp có thẩm quyền; chuẩn bị tài liệu, giải trình khi cần.
• Lưu trữ đầy đủ, có hệ thống hồ sơ mua sắm và hợp đồng; cung cấp thông tin, giải trình cho Kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập và cơ quan quản lý khi có yêu cầu.

3. Nhiệm vụ khác

• Đề xuất cải tiến quy trình, tiêu chí thẩm định và công cụ theo dõi nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát mua sắm CNTT.
• Tham gia xây dựng, rà soát quy chế, quy trình mua sắm CNTT; tư vấn và cho các đơn vị và cấp quản lý về phương án mua sắm, chi phí, điều kiện thương mại và rủi ro của từng gói; hỗ trợ chuyên môn cho các gói do nhân sự khác chủ trì khi được phân công.
• Đề xuất cải tiến phương pháp, công cụ thẩm định và theo dõi mua sắm; hướng dẫn nghiệp vụ, chia sẻ kinh nghiệm cho chuyên viên và các đơn vị liên quan.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác phù hợp với chức năng vị trí theo phân công của cấp quản lý trực tiếp.

1. Trình độ học vấn

• Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Điện tử viễn thông, Quản trị Chuỗi cung ứng, hoặc Kinh tế/Tài chính/Kế toán/Kiểm toán có am hiểu sâu về CNTT.

2. Số năm kinh nghiệm

• Tối thiểu 10 năm kinh nghiệm làm việc trong các lĩnh vực nêu trên, trong đó tối thiểu 3 năm trực tiếp chủ trì thẩm định, đàm phán hoặc kiểm soát các gói mua sắm CNTT quy mô lớn, phức tạp (hạ tầng, bản quyền phần mềm, dịch vụ đám mây, dữ liệu thị trường).
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong các Công ty Chứng khoán, Ngân hàng, Tổ chức Tài chính, FinTech hoặc các tập đoàn quy mô lớn có hạ tầng CNTT phức tạp; ưu tiên ứng viên đã làm việc với hệ thống giao dịch, dữ liệu thị trường và nhà cung cấp CNTT chuyên ngành chứng khoán.

3. Kĩ năng / kiến thức

(1) Bắt buộc:

• Quy trình Mua sắm & Tìm nguồn cung ứng: Kiến thức liên quan đến các phương pháp và chiến lược để mua hàng hóa, dịch vụ. Bao gồm lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán và quản lý hợp đồng, bảo đảm phù hợp mục tiêu tổ chức và ngân sách.
• Lập ngân sách & Kiểm soát Ngân sách: Kiến thức liên quan đến quá trình lập kế hoạch tài chính chi tiết (ngân sách) và so sánh kết quả thực tế với kế hoạch nhằm kiểm soát chi phí, ngăn ngừa vượt chi và bảo đảm đạt mục tiêu tài chính.
• Nguyên tắc Kế toán Quản trị: Kiến thức liên quan đến các quy tắc và phương pháp nội bộ nhằm cung cấp thông tin tài chính – vận hành cho nhà quản trị. Bao gồm phân tích chi phí – khối lượng – lợi nhuận, tính giá theo hoạt động (ABC) và đo lường hiệu suất phòng ban.
• Kiến thức Quy trình Kiểm soát Tài chính: Kiến thức liên quan đến các hoạt động và phê duyệt nhằm bảo vệ tài sản công ty và bảo đảm tính chính xác của sổ sách tài chính. Bao gồm phân tích sai lệch ngân sách, thẩm quyền phê duyệt chi tiêu và đối chiếu tài khoản thường xuyên.
• Hệ thống Kiểm soát Nội bộ: Kiến thức liên quan đến các cơ chế, quy tắc và quy trình được triển khai để bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin tài chính – kế toán, thúc đẩy trách nhiệm giải trình và phòng ngừa gian lận. Bao gồm phân tách nhiệm vụ, kiểm soát truy cập và kiểm toán nội bộ.
• Kiến thức Kiến trúc Hệ thống: Kiến thức liên quan đến thiết kế khái niệm và kỹ thuật của hệ thống CNTT, bao gồm phần cứng, phần mềm, mạng và giao diện để bảo đảm khả năng mở rộng, an ninh và hiệu suất.
• Kiến thức Quản lý Tài sản CNTT: Kiến thức liên quan đến việc quản lý vòng đời tài sản CNTT (phần cứng, phần mềm), bao gồm ghi nhận, triển khai, bảo trì và thanh lý. Hỗ trợ tối ưu chi phí, tuân thủ bản quyền phần mềm và ra quyết định nâng cấp hợp lý.
• Kiến thức Công nghệ Thông tin (CNTT): Kiến thức liên quan đến sự hiểu biết tổng quan về hệ thống máy tính, mạng và ứng dụng phần mềm trong môi trường doanh nghiệp. Đây là kiến thức nền tảng cho mọi nhân viên để sử dụng và quản lý tài nguyên CNTT.
• Kiến thức Quản lý Hạ tầng CNTT: Kiến thức liên quan đến việc quản lý các thành phần cốt lõi của hạ tầng CNTT như máy chủ, mạng, trung tâm dữ liệu. Nhằm bảo đảm hệ thống ổn định, an toàn và hiệu năng đáp ứng nhu cầu kinh doanh.
• Quản lý Dịch vụ CNTT: Kiến thức liên quan đến việc lập kế hoạch, cung cấp và quản lý các dịch vụ CNTT để đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Bao gồm thiết kế dịch vụ, chuyển giao, vận hành và cải tiến liên tục, bảo đảm dịch vụ CNTT phù hợp với mục tiêu tổ chức.
• Kiến thức Quản trị Rủi ro: Kiến thức liên quan đến việc nhận diện, đánh giá và giảm thiểu rủi ro có thể ảnh hưởng đến tổ chức. Đây là nền tảng để xây dựng chiến lược bảo vệ tổ chức và nâng cao khả năng chống chịu.

(2) Ưu tiên (điểm cộng):

• Kiến thức Hệ thống Giao dịch: Kiến thức liên quan đến hạ tầng phần mềm và phần cứng phục vụ giao dịch, bao gồm hệ thống quản lý lệnh (OMS), hệ thống quản lý khớp lệnh (EMS) và công nghệ dữ liệu cho trader và broker.