Nhân Viên Chăm Sóc Khách Hàng

Phối hợp tác nghiệp nội bộ

- Phòng sales – Document – Ops – Overseas - Acc

- Và các phòng ban khác nếu có liên quan

Phối hợp tác nghiệp bên ngoài Hãng tàu / Hãng Bay / FWD

- VP Chính của cty tại HCM: 193B Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Xuân hòa 

MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC

-         Cập nhật tình hình lịch tàu đi và đến trong tháng thường xuyên

-         Báo lịch tàu cho sales nếu họ cần và khi có việc ra ngoài

TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

1. Tiếp nhận thông tin và Xử lý đơn hàng (Booking)

Công việc bao gồm:

Tiếp nhận yêu cầu: Nhận thông tin đặt dịch vụ (Booking request) từ khách hàng hoặc bộ phận Sales (Sales chuyển giao).

Kiểm tra lịch trình: Kiểm tra lịch trình và không gian (space) với các hãng tàu (Shipping line) hoặc hãng bay (Airlines).

Phát hành Booking: Gửi Booking Confirmation cho khách hàng, hướng dẫn họ thời gian đóng hàng (Closing time), cắt chứng từ ( Cutoff SI ), thời gian hạ bãi (Cut-off time) và update chính xác thông tin Dem/Det cho OPS và khách hàng nắm rõ.

2. Theo dõi và Cập nhật trạng thái lô hàng (Tracing & Tracking)

Cập nhật tiến độ: Theo dõi xem hàng đã được đóng chưa, đã thông quan chưa, đã lên tàu/máy bay đúng giờ (ATD - Actual Time of Departure) hay chưa.

Thông báo cho khách hàng: Gửi cập nhật định kỳ cho khách. Nếu có sự cố (hoãn chuyến - delay, rớt tàu - rolled), CS phải là người thông báo đầu tiên và đưa ra giải pháp thay thế.

Gửi thông báo hàng đến (Arrival Notice): Đối với hàng nhập, CS cần kiểm tra lịch tàu đến (ETA - Actual Time of Arrival) và gửi thông báo cho khách hàng trước khi tàu cập cảng từ 1–3 ngày để họ chuẩn bị làm thủ tục nhận hàng.

3. Phối hợp với các bộ phận liên quan

Với bộ phận Chứng từ (Docs): Hối thúc khách hàng gửi chi tiết làm Bill (SI - Shipping Instruction), chuyển cho bộ phận Docs để làm Bill nháp (Draft BL) và gửi khách xác nhận.

Với bộ phận Hiện trường/Hải quan (Ops): Theo dõi tiến độ thông quan, kiểm hóa (nếu có) để kịp thời xử lý vướng mắc về chứng từ.

Với bộ phận Điều vận (Trucking): Sắp xếp xe đến kho khách hàng lấy hàng hoặc giao hàng đúng giờ.

4. Giải quyết khiếu nại và Xử lý sự cố (Troubleshooting)

Xử lý các sự cố như: Hàng hóa bị hư hỏng/móp méo, giao hàng trễ, sai lệch thông tin trên hóa đơn/chứng từ, phát sinh chi phí lưu bãi/lưu container (DEM/DET).

Làm việc với hãng tàu hoặc bảo hiểm để tìm phương án đền bù hoặc giảm thiểu thiệt hại cho khách hàng nếu lỗi thuộc về bên vận chuyển.

5. Hoàn tất hồ sơ và Chăm sóc sau bán hàng

Phối hợp Kế toán: Kiểm tra các khoản chi phí phát sinh, hỗ trợ kế toán lên hóa đơn (Debit Note/Invoice) gửi khách hàng và hối thúc công nợ (nếu có).

Lưu trữ hồ sơ: Sắp xếp, lưu trữ toàn bộ chứng từ của lô hàng (File folder) theo quy định của công ty.

Trình độ, kiến thức chuyên môn:

Trình độ học vấn Cao đẳng / Đại Học / Sau Đại Học

Chuyên ngành đào tạo Kinh tế /Ngoại thương / hàng hải / giao thông vận tải / logistics hoặc các ngành khác liên quan

Kiến thức pháp luật Am hiểu pháp luật liên quan

Trình độ ngoại ngữ và tin học:

Ngoại ngữ Thông thạo tiếng anh (nói và giao tiết tốt

Tin học Văn phòng, phần mềm nghiệp vụ khác

Năng lực và Kỹ năng:

Kinh nghiệm công tác 1-2 năm ở bộ phận liên quan

Năng lực chuyên môn Kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ về Kinh doanh xuất nhập khẩu & ngành Logistics

Kỹ năng

• Kỹ năng giao tiếp
• Làm việc đội nhóm
• Sức khỏe tốt
• Ham học hỏi

Yêu cầu chung

Phẩm chất cá nhân

• Trách nhiệm
• Trung thực
• Sáng tạo
• Hòa đồng
• Vui vẽ
• Đam mê , khát vọng thăng tiến

Bảo mật thông tin Thực hiện đúng các quy định về Bảo mật thông tin của Công ty và bảo mật thông tin trong phạm vi công việc được giao