Nhân viên Dịch thuật Hồ sơ Visa

I. Mục tiêu công việc

Đảm bảo dịch thuật chính xác, đầy đủ và đúng chuẩn các loại hồ sơ phục vụ xin visa cho khách hàng cá nhân, doanh nghiệp và đoàn khách quốc tế; đồng thời phối hợp chặt chẽ cùng các bộ phận xử lý hồ sơ nhằm đảm bảo tiến độ, hạn chế sai sót và nâng cao chất lượng trải nghiệm dịch vụ khách hàng trong quá trình thực hiện visa.

II. Nhiệm vụ chính

1. Dịch thuật hồ sơ Visa

• Dịch thuật chính xác các loại tài liệu phục vụ hồ sơ xin visa như: Hồ sơ cá nhân; Hồ sơ tài chính; Hồ sơ công ty; Hợp đồng lao động; Giấy tờ pháp lý; Hồ sơ công chứng và các biểu mẫu liên quan,v.v..
• Đảm bảo nội dung bản dịch đồng nhất với hồ sơ gốc và đúng yêu cầu của từng quốc gia/lãnh sự quán.
• Hiệu đính, rà soát và kiểm tra lỗi chính tả, thuật ngữ, định dạng trước khi bàn giao hồ sơ.
• Chủ động cập nhật thuật ngữ chuyên ngành và yêu cầu hồ sơ theo từng thị trường visa như: Mỹ; Úc Canada; Châu Âu; Nhật Bản; Hàn Quốc; Trung Quốc…

2. Phối hợp xử lý hồ sơ thực tế

• Phối hợp cùng team tư vấn, process, QC và giao nhận để đảm bảo tiến độ xử lý hồ sơ.
• Hỗ trợ giải thích nội dung hồ sơ, thông tin bản dịch cho khách hàng khi cần thiết.
• Chủ động kiểm tra sự đồng bộ giữa: hồ sơ gốc, bản dịch, form khai visa, booking, lịch trình và các giấy tờ liên quan.
• Hỗ trợ xử lý các trường hợp hồ sơ gấp, hồ sơ bổ sung hoặc hồ sơ cần chỉnh sửa theo yêu cầu từ Lãnh sự quán/Đại sứ quán.
• Đề xuất các cải tiến nhằm nâng cao chất lượng và giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý hồ sơ.

3. Quản lý hồ sơ & bảo mật thông tin

• Thực hiện lưu trữ hồ sơ dịch thuật đúng quy trình và quy định của Công ty.
• Quản lý dữ liệu và tài liệu khách hàng cẩn thận, khoa học.
• Cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng và dữ liệu nội bộ trong suốt quá trình làm việc.
• Tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin và vận hành hồ sơ visa của Công ty

4. Hỗ trợ đặt dịch vụ du lịch

• Hỗ trợ tư vấn, tra cứu và thực hiện đặt các dịch vụ du lịch theo nhu cầu khách hàng, bao gồm: khách sạn, phương tiện vận chuyển, tour du lịch và các dịch vụ liên quan thuộc hệ sinh thái sản phẩm hiện có của Công ty.

• Phối hợp với các bộ phận liên quan để kiểm tra tình trạng dịch vụ, xác nhận thông tin đặt chỗ (booking) và đảm bảo tính chính xác của thông tin khách hàng.

• Hỗ trợ theo dõi, cập nhật và xử lý các yêu cầu điều chỉnh, bổ sung dịch vụ trong phạm vi công việc được phân công.

5. Thực hiện các công việc khác theo phân công của Quản lý/BOD

1. Trình độ & chuyên môn

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành: Ngoại ngữ; Ngôn ngữ học; Biên – Phiên dịch; hoặc các chuyên ngành liên quan.

• Thành thạo ít nhất 01 ngoại ngữ: Tiếng Anh; Tiếng Trung; Tiếng Nhật; Tiếng Hàn…

• Ưu tiên ứng viên có khả năng dịch đa ngôn ngữ.

• Có khả năng đọc hiểu tốt các hồ sơ hành chính, pháp lý và tài chính.

• Có khả năng sử dụng các hệ thống đặt dịch vụ du lịch hoặc sẵn sàng học hỏi, sử dụng các nền tảng booking và sản phẩm dịch vụ hiện có của Công ty.

• Thành thạo tin học văn phòng và các công cụ hỗ trợ dịch thuật.

2. Kinh nghiệm

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm: dịch thuật hồ sơ visa, hồ sơ hành chính, hồ sơ pháp lý, hoặc từng làm việc trong lĩnh vực visa, du lịch, tư vấn du học.
• Chấp nhận đào tạo đối với ứng viên có nền tảng ngoại ngữ tốt và tư duy cẩn thận.

3. Kỹ năng

• Cẩn thận, tỉ mỉ và có độ chính xác cao trong công việc.
• Kỹ năng quản lý thời gian và xử lý công việc theo deadline tốt.
• Có tinh thần trách nhiệm và khả năng phối hợp đội nhóm.
• Chủ động trong công việc và có tinh thần học hỏi.
• Có khả năng chịu áp lực trong môi trường xử lý hồ sơ dịch vụ