nhân viên điều phối kho

3. Nhiệm vụ và trách nhiệm chính

3.1. Kế toán vật tư – kho

• Thu thập, kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của chứng từ nhập – xuất kho, hóa đơn mua hàng, phiếu giao nhận; hạch toán vào phần mềm kế toán đúng kỳ.

• Theo dõi nhập – xuất – tồn định kỳ theo từng mã vật tư, nguyên liệu, thành phẩm, hàng hóa; đối chiếu số liệu với thẻ kho của Thủ kho và số liệu của Phòng Kế hoạch – Cung ứng.

• Lập báo cáo nhập – xuất – tồn, công nợ vật tư liên quan theo kỳ (tuần/tháng/quý/năm).

• Tham gia kiểm kê tồn kho: đối chiếu, phân tích chênh lệch giữa sổ sách và thực tế, đề xuất xử lý điều chỉnh sổ sách theo quy định.

• Theo dõi định mức vật tư (do Phòng Kỹ thuật – Sản xuất xây dựng) để đối chiếu tiêu hao; phát hiện, báo cáo chênh lệch bất thường.

• Theo dõi, hạch toán hàng trả về, hàng hư hỏng, hao hụt, phế liệu theo biên bản đã duyệt.

3.2. Giá thành và chi phí

• Tập hợp, kiểm soát chi phí liên quan đến vật tư, nguyên liệu, kho và logistics (mua hàng, vận chuyển, bốc xếp, lưu kho…).

• Phối hợp kế toán tổng hợp xây dựng giá thành sản phẩm: cung cấp số liệu giá vốn nhập, xuất vật tư, phân bổ chi phí liên quan.

• Phân tích biến động giá vốn, chi phí kho, chi phí vận chuyển và đề xuất biện pháp giảm chi phí.

3.3. Điều phối nhận hàng, xuất hàng và chứng từ

• Tiếp nhận và điều phối thông tin giữa Phòng Kinh doanh (đơn hàng), Phòng Kế hoạch – Cung ứng (kế hoạch nhận – xuất hàng), Thủ kho và đơn vị vận chuyển để lịch nhận, xuất, giao hàng được thống nhất.

• Chuẩn bị và phát hành chứng từ xuất kho, phiếu giao hàng, hóa đơn, chứng từ vận chuyển theo lệnh đã được duyệt; bảo đảm chứng từ đúng trước khi hàng ra kho.

• Theo dõi tình trạng giao hàng, nhận hàng; cập nhật khách hàng và các phòng liên quan về tiến độ và sự cố.

• Phối hợp Phòng XNK về chứng từ và số liệu kho liên quan hàng xuất khẩu, nhập khẩu (nếu có).

• Phối hợp Phòng Kinh doanh xác nhận số liệu giao nhận, đối chiếu công nợ phát sinh từ xuất hàng.

• Theo dõi tình trạng chứng từ: hàng đã xuất nhưng chưa lập hóa đơn, hàng đã nhận nhưng chưa có hóa đơn mua…

3.4. Kiểm soát và báo cáo

• Kiểm soát việc tuân thủ quy trình nhập – xuất kho; phát hiện sai sót, xuất nhập thiếu chứng từ và báo cáo Kế toán trưởng, Trưởng phòng Kế hoạch – Cung ứng.

• Báo cáo định kỳ về tồn kho, hàng tồn lâu, hàng chậm luân chuyển, chênh lệch kiểm kê, chi phí kho để phục vụ điều hành.

• Lưu trữ chứng từ kế toán kho theo quy định; hỗ trợ cung cấp số liệu khi cơ quan thuế, kiểm toán yêu cầu.

• Tham gia cải tiến quy trình chứng từ, quy trình kho – kế toán – giao nhận nhằm giảm lãng phí và sai sót.

• Thực hiện công việc khác theo phân công của Kế toán trưởng, phù hợp chuyên môn.

4. Quyền hạn

• Yêu cầu kho, kế hoạch – cung ứng, kinh doanh bổ sung, điều chỉnh chứng từ và số liệu khi sai, thiếu hoặc không hợp lệ.

• Tạm chưa hạch toán hoặc phát hành hóa đơn khi chứng từ chưa đủ điều kiện, đồng thời báo cáo Kế toán trưởng.

• Tham gia và giám sát kiểm kê; kiến nghị xử lý chênh lệch.

• Đề xuất cải tiến quy trình chứng từ, giao nhận.

5. Mối quan hệ công việc

• Nội bộ Phòng Kế toán – Tài chính: nhận chỉ đạo từ Kế toán trưởng; phối hợp kế toán tổng hợp, kế toán thuế, kế toán công nợ.

• Thủ kho: nhận chứng từ kho, đối chiếu tồn, kiểm kê.

• Phòng Kế hoạch – Cung ứng: nhận kế hoạch nhận – xuất hàng, thông tin nhà cung cấp, mua hàng, vận chuyển.

• Phòng Kinh doanh: đơn hàng, lịch giao hàng, đối chiếu xuất hàng và công nợ.

• Phòng Kỹ thuật – Sản xuất: định mức vật tư, xuất vật tư sản xuất, phế liệu.

• Phòng XNK, Showroom: chứng từ, số liệu xuất nhập tồn.

• Bên ngoài: nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển, khách hàng, cơ quan thuế, kiểm toán (khi có yêu cầu).

6. Tiêu chí đánh giá hiệu quả

• Độ chính xác số liệu tồn kho: chênh lệch sổ kế toán – thẻ kho – thực tế ≤ [ ]%.

• Chứng từ nhập, xuất được hạch toán đúng hạn: ≥ [ ]%.

• Báo cáo nhập – xuất – tồn nộp đúng hạn, đúng số liệu: 100%.

• Thời gian xử lý chứng từ xuất kho, giao hàng sau khi nhận lệnh: ≤ [ ] giờ.

• Số vụ giao sai, thiếu chứng từ, chậm hóa đơn do lỗi phối hợp: [ ] vụ/kỳ.

• Chênh lệch giá thành/chi phí kho so với kế hoạch: ≤ [ ]%.

7. Yêu cầu đối với ứng viên

Học vấn và chuyên môn

• Tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành Kế toán, Tài chính, Logistics hoặc liên quan.

• Kinh nghiệm kế toán kho/vật tư từ [2] năm; ưu tiên có kinh nghiệm trong doanh nghiệp sản xuất hoặc thương mại có nhiều mã hàng.

Kiến thức và kỹ năng

• Thành thạo kế toán hàng tồn kho, chứng từ, hóa đơn; hiểu cơ bản về giá thành.

• Thành thạo Excel; có kinh nghiệm phần mềm kế toán/ERP.

• Kỹ năng điều phối, giao tiếp, theo dõi tiến độ giữa nhiều bộ phận; xử lý tình huống nhanh.

• Tỉ mỉ, trung thực, bảo mật số liệu, làm việc tốt dưới áp lực thời hạn.

Điều kiện

• Nhận cả nam và nữ.

• Sẵn sàng phối hợp tại kho khi kiểm kê, nhận – xuất hàng; tăng ca khi chốt số.

8. Điều kiện làm việc và quyền lợi

• Làm việc tại văn phòng kế toán, có làm việc tại kho; được trang bị máy tính, phần mềm kế toán.

• Mức lương, phụ cấp, chế độ: [theo thỏa thuận].