Nhân viên Hành chính Lễ tân

a. Hỗ trợ tổ chức sự kiện (40%):

• Phối hợp tổ chức và triển khai các sự kiện nội bộ và bên ngoài như hoạt động gắn kết nhân viên, hội nghị, hội thảo và các chương trình khác.

• Tham gia chuẩn bị, đón tiếp và điều phối hậu cần trong suốt quá trình diễn ra sự kiện: địa điểm, lưu trú, phương tiện di chuyển, thiết bị, POSM, quà tặng, tiệc nhẹ và các hạng mục liên quan.

• Phối hợp với các phòng ban, nhà cung cấp; theo dõi tiến độ và chất lượng triển khai theo kế hoạch.

• Tổng hợp chi phí, chứng từ và hỗ trợ thực hiện thủ tục thanh toán sau sự kiện.

b. Công tác hành chính (40%):

• Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ: tiếp nhận, phát hành và quản lý hồ sơ, chứng từ.

• Quản lý, cấp phát và kiểm kê văn phòng phẩm, danh thiếp, công cụ dụng cụ và tài sản hành chính.

• Giám sát chất lượng dịch vụ và tiện ích văn phòng: vệ sinh, cây xanh, kiểm soát côn trùng, bảo trì và sửa chữa trang thiết bị.

• Hỗ trợ onboarding nhân sự mới: chuẩn bị chỗ ngồi, welcome kit và các điều kiện làm việc cần thiết.

• Theo dõi chi phí, thực hiện thủ tục thanh toán và cập nhật báo cáo hành chính định kỳ.

c. Công tác lễ tân (20%):

• Đón tiếp khách hàng, ứng viên và đối tác, hướng dẫn và kết nối với các bộ phận liên quan.

• Tiếp nhận, phân loại và chuyển tiếp cuộc gọi, thư từ, bưu phẩm đến người phụ trách.

• Quản lý phòng họp, chuẩn bị các điều kiện cần thiết phục vụ cuộc họp.

• Đảm bảo khu vực lễ tân, phòng tiếp khách và không gian chung luôn chuyên nghiệp và chỉn chu.

• Tốt nghiệp Trung cấp/Cao đẳng trở lên; ưu tiên các ngành Hành chính văn phòng, Quản trị kinh doanh, Văn thư lưu trữ, Nhân sự hoặc các ngành liên quan.
• Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính, Lễ tân, Văn phòng hoặc Dịch vụ nội bộ.
• Ưu tiên ứng viên từng phụ trách đồng thời công việc lễ tân & hành chính vận hành.
• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc, theo dõi checklist, hồ sơ, chứng từ và yêu cầu hành chính.
• Nắm quy trình cơ bản về văn thư, lưu trữ, chuyển phát, kiểm soát hóa đơn/chứng từ và đề nghị thanh toán.
• Kỹ năng Word, Excel/Google Sheet ở mức cơ bản đến khá; biết cập nhật dữ liệu và lập báo cáo đơn giản.