Nhân viên Sale Admin

1. Hỗ trợ hoạt động kinh doanh

• Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu từ bộ phận Kinh doanh.
• Soạn thảo báo giá, hợp đồng mua bán, phụ lục hợp đồng và các hồ sơ liên quan theo yêu cầu.
• Lập phiếu đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng và theo dõi quá trình thực hiện.
• Chuẩn bị hồ sơ bán hàng, hồ sơ thanh toán, hồ sơ nghiệm thu và các tài liệu phục vụ quá trình triển khai hợp đồng.
• Phối hợp với bộ phận Kinh doanh chuẩn bị hồ sơ dự thầu, hồ sơ chào giá và các tài liệu kỹ thuật theo yêu cầu của khách hàng

2. Quản lý đơn hàng

• Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng từ khi tiếp nhận đến khi hoàn thành.
• Phối hợp với Nhà cung cấp, Kho, để đảm bảo hàng hóa được giao đúng tiến độ.
• Theo dõi tiến độ nhập hàng, xử lý các phát sinh và cập nhật tình trạng đơn hàng cho bộ phận Kinh doanh và khách hàng.
• Kiểm tra số lượng, chủng loại, quy cách kỹ thuật và chứng từ hàng hóa trước khi giao.

3. Quản lý hồ sơ và chứng từ

• Lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ mua bán, hợp đồng, chứng từ thanh toán theo đúng quy định của Công ty.
• Kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của các chứng từ như: CO, CQ, Catalogue, Datasheet, Phiếu bảo hành, Biên bản giao nhận, Biên bản nghiệm thu
• Phối hợp với Kế toán hoàn thiện hồ sơ thanh toán và quyết toán hợp đồng.

4. Chăm sóc khách hàng

• Theo dõi tiến độ giao hàng và chủ động cập nhật thông tin tới khách hàng.
• Tiếp nhận, xử lý hoặc phối hợp xử lý các phản hồi, khiếu nại liên quan đến chất lượng sản phẩm, tiến độ giao hàng và dịch vụ.
• Chăm sóc khách hàng hiện hữu, hỗ trợ cung cấp thông tin về sản phẩm, chính sách bán hàng và dịch vụ sau bán hàng.

5. Theo dõi công nợ

• Phối hợp với bộ phận Kinh doanh và Kế toán theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng.
• Đôn đốc thu hồi công nợ theo kế hoạch.
• Cập nhật báo cáo công nợ và các khoản đến hạn.

6. Công việc khác

• Thực hiện các báo cáo bán hàng, báo cáo doanh số, báo cáo tiến độ đơn hàng theo tuần/tháng.
• Thống kê và phân tích số liệu hỗ trợ bộ phận Kinh doanh.
• Hỗ trợ công tác giao nhận hàng hóa khi cần.
• Phối hợp với các phòng ban liên quan nhằm đảm bảo quá trình triển khai đơn hàng diễn ra hiệu quả.

Thực hiện các công việc khác theo phân công của TBP.

• Học vấn:  Yêu cầu tốt nghiệp Đại học các ngành Kỹ thuật, Kinh tế, Quản trị kinh doanh hoặc các chuyên ngành có liên quan
• Kinh nghiệm: Có kinh nghiệm sale admin trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị công nghiệp hoặc mua hàng vật tư kỹ thuật
• Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt là một lợi thế
• Kiến thức: Có kiến thức về chứng từ, hợp đồng mua bán và nghiệp vụ giao nhận hàng hóa
• Tuổi:  25-35
• Khác:
  - Cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao.
  -  Khả năng phối hợp tốt với nhiều bộ phận, chịu được áp lực tiến độ công việc.