Nhân Viên Support Sales (Sales Admin)

MỤC TIÊU CHÍNH:

Đảm bảo toàn bộ hoạt động hỗ trợ sales (báo giá, chứng từ, công nợ, phối hợp vận hành) diễn ra nhanh – chính xác – đúng deadline, giúp sales tập trung chốt khách hàng.

PHẠM VI CÔNG VIỆC:

Hỗ trợ báo giá & khách hàng

• Chuẩn bị và gửi báo giá theo yêu cầu từ Sales
• Theo dõi timeline báo giá và nhắc Sales follow up
• Cập nhật bảng giá (air/sea/trucking…)

Xử lý chứng từ & billing

• Làm Debit note / Credit note đúng deadline (7–10 ngày)
• Lập bảng kê chi phí
• Phối hợp kế toán phát hành hóa đơn qua phần mềm
• Kiểm tra tính chính xác giữa: Báo giá - Chi phí thực tế - Hóa đơn với phần mềm nội bộ

Theo dõi công nợ khách hàng

• Theo dõi tình trạng thanh toán của khách
• Đối chiếu công nợ
• Nhắc thanh toán theo timeline
• Báo cáo Sales/Manager các trường hợp chậm thanh toán

Phối hợp vận hành (Ops)

• Gửi mail điều xe vận tải
• Theo dõi lô hàng theo phần mềm nội bộ / tiến độ shipment
• Là cầu nối giữa: Sales ↔ Customer service ↔ Khách hàng
• Đảm bảo thông tin xuyên suốt, không bị miss

YÊU CẦU:

Học vấn & kinh nghiệm

Tốt nghiệp cao đẳng chuyên ngành đại học logistics / xuất nhập khẩu/ Kinh tế

Có tối thiểu 6 tháng – 1 năm kinh nghiệm ở vị trí:

• Admin Sales
• Chứng từ logistics
• Operation / Pricing

Ưu tiên: Đã từng làm tại forwarder / công ty vận tải nội địa Có kinh nghiệm xử lý Debit – Invoice – Công nợ

Kiến thức: Hiểu cơ bản về:

• Quy trình vận chuyển Air / Sea / Trucking
• Incoterms (EXW, FOB, CIF, DDP…)
• Các loại charge trong logistics: Freight, Local charge, Surcharge

Kỹ năng công việc

• Cẩn thận – chi tiết cao
• Quản lý deadline, làm nhiều việc cùng lúc
• Excel: Làm bảng kê, đối chiếu
• Giao tiếp nội bộ: Sales – Ops – Kế toán

Ngoại ngữ: Tiếng Anh cơ bản – khá: Đọc hiểu email, chứng từ; viết email đơn giản

Tính cách & thái độ

• Trung thực
• Chủ động: không chờ giao việc
• Có trách nhiệm với deadline
• Chịu áp lực tốt (đặc biệt cuối tháng)
• Không ngại việc lặp lại (debit, bảng kê…)

QUYỀN LỢI:

• Thu nhập thương lượng
• Bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, các chính sách của người lao động theo quy định
• Nghỉ phép 12 ngày/ năm
• Teambuilding: 1 năm / lần.
• Tham dự các khóa đào tạo nội bộ
• Tham dự đào tạo phát triển sự nghiệp về kỹ năng mềm, định hướng ở bên ngoài: tối thiểu 1 lần/ năm

Thời gian làm việc: Thứ Hai - Sáu: 8h00 - 17h30; Thứ Bảy: 08h00 - 12h00

Hồ sơ ứng tuyển:

CV (Curriculum Vitae) – nêu rõ:

• Kinh nghiệm liên quan logistics / admin / chứng từ
• Công việc đã làm (báo giá, debit, công nợ…)

Các hồ sơ, văn bằng, chứng chỉ liên quan: Bảng photo

Hình thẻ 3x4: 2 ảnh