NHÂN VIÊN THƯ KÝ SẢN XUẤT

Thư ký Sản xuất chịu trách nhiệm hỗ trợ hành chính – điều phối toàn bộ hoạt động sản xuất tại nhà máy: tiếp nhận và theo dõi lệnh sản xuất, ghi chép – tổng hợp số liệu sản xuất, kiểm soát hồ sơ lô hàng, phối hợp giữa các bộ phận liên quan và lập báo cáo sản xuất định kỳ.

Đây là vị trí cầu nối quan trọng giữa Phòng Sản xuất – Phòng Kế hoạch Vật tư – Phòng QC – Phòng Kho, đảm bảo thông tin sản xuất được ghi nhận chính xác, kịp thời và phục vụ hiệu quả cho điều hành nhà máy.

I. TIẾP NHẬN & THEO DÕI LỆNH SẢN XUẤT

- Tiếp nhận lệnh sản xuất từ Phòng Kế hoạch – Vật tư và phân phối đến các tổ/ca sản xuất;

- Theo dõi tiến độ thực hiện lệnh sản xuất theo từng ca, từng ngày;

- Cập nhật trạng thái lệnh sản xuất (đang thực hiện, hoàn thành, tạm dừng) vào hệ thống theo dõi;

- Thông báo kịp thời cho Quản đốc và Phòng Kế hoạch khi có lệnh trễ tiến độ hoặc phát sinh bất thường.

II. GHI CHÉP & TỔNG HỢP SỐ LIỆU SẢN XUẤT

- Ghi chép đầy đủ nhật ký sản xuất: sản lượng từng ca, mẻ hàng, nguyên liệu sử dụng, thông số kỹ thuật;

- Tổng hợp sản lượng thực tế theo ngày, tuần, tháng đối chiếu với kế hoạch;

- Theo dõi và ghi nhận hao phí nguyên liệu, tỷ lệ thành phẩm đạt chuẩn theo từng lô;

- Cập nhật dữ liệu sản xuất vào hệ thống quản lý (ERP/Excel) chính xác và đúng hạn.

III. QUẢN LÝ HỒ SƠ LÔ SẢN XUẤT

- Lập và lưu trữ hồ sơ lô sản xuất đầy đủ: lệnh sản xuất, phiếu xuất nguyên liệu, phiếu kết quả QC, phiếu nhập kho thành phẩm;

- Quản lý số lô sản xuất, đảm bảo truy xuất được nguồn gốc nguyên liệu và quá trình sản xuất;

- Chuẩn bị hồ sơ lô hàng theo yêu cầu của khách hàng hoặc kiểm tra nội bộ khi cần.

IV. PHỐI HỢP ĐIỀU PHỐI SẢN XUẤT

- Phối hợp Phòng Kho đảm bảo nguyên liệu được xuất đúng theo lệnh sản xuất, đúng thời điểm;

- Thông báo cho Phòng QC lịch lấy mẫu kiểm tra theo tiến độ sản xuất;

- Phối hợp Phòng R&D cập nhật công thức, thông số kỹ thuật mới vào tài liệu sản xuất;

- Hỗ trợ điều phối nhân lực giữa các tổ/ca khi có thay đổi kế hoạch sản xuất.

V. LẬP BÁO CÁO SẢN XUẤT

- Lập báo cáo sản xuất hàng ngày, tuần, tháng: sản lượng, hiệu suất, tỷ lệ hàng đạt chuẩn, hao phí;

- Tổng hợp báo cáo OEE thiết bị, thời gian dừng máy theo yêu cầu của Quản đốc;

- Lập báo cáo so sánh sản lượng thực tế vs kế hoạch, phân tích nguyên nhân lệch;

- Chuẩn bị tài liệu và số liệu phục vụ họp giao ban sản xuất hàng tuần.

VI. CHẤP HÀNH NỘI QUY & AN TOÀN

- Tuân thủ Nội quy lao động, quy chế Công ty và nội quy an toàn khu vực sản xuất;

- Bảo mật thông tin sản xuất, công thức sản phẩm và số liệu nội bộ của Công ty.

1. Tiêu chuẩn về học vấn

Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản lý Công nghiệp, Kỹ thuật, Kế toán, Quản trị Kinh doanh hoặc liên quan

2. Tiêu chuẩn về kinh nghiệm

Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm thư ký/hành chính tại bộ phận sản xuất; ưu tiên ngành sơn, hóa chất, nhựa

3. Tiêu chuẩn về phẩm chất cá nhân

Cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực; chịu được áp lực tiến độ và môi trường sản xuất

Có trách nhiệm cao, bảo mật thông tin sản xuất và công thức sản phẩm của Công ty

4. Tiêu chuẩn về kỹ năng

Thành thạo Excel (lập bảng theo dõi, tổng hợp số liệu); sử dụng được phần mềm quản lý sản xuất/ERP

Hiểu cơ bản quy trình sản xuất, quản lý lô hàng và hệ thống hồ sơ chất lượng

Kỹ năng giao tiếp và phối hợp tốt giữa các bộ phận; xử lý tình huống linh hoạt