Non-trade AP Accountant (Temp 6 months)

Job Purpose:

• Manage and oversee the payment of expenses and invoices within the company, ensuring that all non-trade expenses are accurately processed, documented, and paid in a timely manner. / Quản lý và giám sát việc thanh toán các chi phí và hóa đơn trong công ty, đảm bảo tất cả các chi phí không liên quan đến giao dịch mua bán được xử lý, ghi nhận và thanh toán chính xác, kịp thời.

• Book accrual expenses based on planned expense reports from various departments at the end of each month; track accrued expenses, process payments to vendors and employees, and post expense entries into SAP accounting software. / Chịu trách nhiệm hạch toán chi phí trích trước dựa trên báo cáo chi phí theo kế hoạch từ các bộ phận khác nhau vào cuối mỗi tháng; theo dõi các chi phí trích trước, thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp và nhân viên, đồng thời hạch toán các nghiệp vụ chi phí trên phần mềm kế toán SAP.

• Ensure that cash and bank account balances in the accounting system reconcile with bank statements. / Đảm bảo số dư tiền mặt và tài khoản ngân hàng trên phần mềm kế toán khớp với số dư trên sao kê ngân hàng.

​​​​​​​Job Responsibilities:

1. Receive expense reports from all departments. / Nhận báo cáo chi phí từ tất cả các phòng ban.

Supporting documents include invoices, contracts, payment requests, cash advance requests, expense reimbursement forms, etc. / Chứng từ bao gồm: hóa đơn, hợp đồng, đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, hoàn ứng chi phí, v.v.

2. Verify supporting documents in accordance with the company's accounting policies and requirements for valid accounting documentation. / Kiểm tra chứng từ theo chính sách công ty và các yêu cầu về chứng từ kế toán hợp lệ.

• Check amounts and quantities against contracts and approved amounts. / Kiểm tra số tiền và số lượng so với hợp đồng và giá trị đã được phê duyệt.
• Verify the requestor’s and approver’s signatures according to the approval matrix in the company policy. / Kiểm tra chữ ký của người đề nghị thanh toán và người phê duyệt theo ma trận phê duyệt của công ty.
• Review invoices to ensure compliance with tax regulations and other legal requirements. / Kiểm tra hóa đơn để đảm bảo tuân thủ quy định thuế và các yêu cầu pháp lý khác.
• Provide feedback to requestors or suppliers within two working days if supporting documents are non-compliant or discrepancies are identified. / Phản hồi cho người đề nghị thanh toán hoặc nhà cung cấp trong vòng 02 ngày làm việc nếu chứng từ không hợp lệ hoặc có sai lệch.

3. After verification, prepare payment and receipt vouchers. All vouchers must be supported by valid documentation and arranged in the proper order of transactions, including reference numbers, descriptions, dates, voucher numbers, currencies, and payee details. / Sau khi kiểm tra chứng từ, lập phiếu chi và phiếu thu. Tất cả phiếu phải được đính kèm chứng từ hợp lệ và sắp xếp theo đúng trình tự giao dịch, bao gồm số tham chiếu, nội dung, ngày tháng, số chứng từ, loại tiền tệ và thông tin người nhận thanh toán.

4. Record accounting entries on payment and receipt vouchers based on the nature of each expense. / Định khoản các nghiệp vụ kế toán trên phiếu chi và phiếu thu theo tính chất của từng khoản chi phí.

5. Create Telegraphic Transfer (T/T) transactions through Citidirect. After preparation, the T/T must be verified and submitted to managers for the required two-level authorization. Obtain approval on both the payment vouchers and Citidirect transactions. / Lập lệnh chuyển tiền (T/T) trên Citidirect. Sau khi lập lệnh, thực hiện kiểm tra và trình cấp quản lý phê duyệt theo quy trình hai cấp. Đảm bảo các lệnh chuyển tiền và phiếu thanh toán được phê duyệt đầy đủ.

Indicate the preparer’s name, signature, and date on the payment and receipt vouchers, then submit them to the supervisor for review. / Ghi rõ họ tên, chữ ký và ngày lập phiếu chi, phiếu thu, sau đó chuyển cho Giám sát kiểm tra.

6. Review Citidirect on the following day to confirm whether the previous day’s payment orders have been processed. Record the remittance amount on the payment voucher for transactions made in USD or other foreign currencies. / Kiểm tra Citidirect vào ngày hôm sau để xác nhận các lệnh chuyển tiền của ngày trước đã được thực hiện hay chưa. Ghi nhận số tiền đã chuyển trên phiếu chi đối với các giao dịch bằng USD hoặc các ngoại tệ khác.

7. Enter all payment and receipt vouchers into the SAP system. / Nhập tất cả phiếu chi và phiếu thu vào hệ thống SAP.

8. Reconcile petty cash and bank statements with the General Ledger (G/L) balances at month-end. / Đối chiếu quỹ tiền mặt và số dư tiền gửi ngân hàng với số dư sổ cái (G/L) trên SAP vào cuối tháng.

9. Ensure all monthly expenses are paid accurately and on time. / Đảm bảo tất cả các chi phí phát sinh trong tháng được thanh toán đầy đủ và đúng hạn.

10. Analyze significant and unusual variances in the company’s expenses by comparing the current month with the previous month. / Phân tích các khoản chi phí có biến động lớn hoặc bất thường của tháng hiện tại so với tháng trước.

11. File payment and receipt vouchers (electronic documents) on the server according to voucher numbering sequence and ensure all documents are properly archived. / Lưu trữ phiếu chi và phiếu thu (chứng từ điện tử) trên hệ thống máy chủ theo thứ tự số chứng từ và đảm bảo tất cả hồ sơ được lưu trữ đầy đủ.

12. Perform other duties as assigned by the direct supervisor or the company. / Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên trực tiếp hoặc công ty.

​​​​​​​

• Bachelor’s Degree in Finance or Accounting. / Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Tài chính hoặc Kế toán.
• Experience working as an Accounts Payable (AP) Accountant. / Có kinh nghiệm làm Kế toán Thanh toán (AP Accountant).
• Ability to work under pressure and meet deadlines. / Có khả năng làm việc dưới áp lực và hoàn thành công việc đúng thời hạn.
• Ability to work independently with attention to detail and accuracy. / Có khả năng làm việc độc lập, cẩn thận và chính xác.
• Proficient in computer applications and accounting software. / Thành thạo vi tính văn phòng và các phần mềm kế toán.
• Good knowledge of Vietnamese tax regulations and legal requirements. / Có kiến thức tốt về các quy định thuế và pháp luật Việt Nam.
• Good command of English. / Thành thạo tiếng Anh.