Office Management Specialist

I. Mục tiêu chính/ Main Target

• Đảm bảo hoạt động hành chính văn phòng, cảnh quan nhà máy được vận hành hiệu quả, tạo môi trường làm việc an toàn, chuyên nghiệp, nâng cao trải nghiệm nhân viên về không gian, môi trường làm việc.
• Ensure efficient operation of office administration and factory landscaping, creating a safe and professional work environment, and enhancing employee experience in terms of workspace and environment.
• Vị trí này chịu trách nhiệm quản lý văn phòng, cơ sở vật chất, tài sản, quản lý đội ngũ vệ sinh, dội ngũ bảo vệ, các công tác bố trí nhà ăn, phương tiện di chuyển, đón tiếp khách và công tác hành chính khác.
• This position is responsible for managing the office, facilities, and assets; managing the cleaning and security teams; arranging the canteen, transportation; receiving guests; and other administrative tasks.

II. Trách nhiệm chính/ Main Accountabilities

1.     Quản lý hành chính văn phòng / Office Management

a.     Về cơ sở vật chất và không gian làm việc/ Facilities and Workspace Management

• Chịu trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất, tiện ích và không gian làm việc được vận hành hiệu quả, duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp, an toàn và hiện đại; đồng thời điều phối các hoạt động sắp xếp, bảo trì, cải tạo, nâng cấp và di dời văn phòng theo nhu cầu hoạt động của công ty.
• Responsible for ensuring the efficient operation of facilities, office amenities, and workspaces while maintaining a professional, safe, and modern working environment; additionally, coordinate office space planning, maintenance, renovation, upgrades, and relocation activities in alignment with the company's operational needs.

 b.     Quản lý công tác y tế/ Occupational Health and Medical Services

• Quản lý, kiểm tra định kỳ, cấp phát vật tư, tủ thuốc của phòng y tế.
• Manage, conduct periodic inspections, and distribute supplies and first-aid kits for the medical room.

c.     Quản lý văn phòng phẩm, đồng phục và trang thiết bị cấp phát/ Office Supplies and Uniform Management

• Đảm bảo công tác quản lý, cấp phát văn phòng phẩm, đồng phục, bảo hộ lao động và các vật dụng hành chính cho nhân viên đầy đủ, chính xác và kịp thời..
• Ensure the effective management and timely distribution of office supplies, employee uniforms, personal protective equipment (PPE), and other administrative items, ensuring they are provided accurately, adequately, and in a timely manner to employees.

 d.     Kiểm soát vật tư hành chính và ngân sách liên quan.

Control administrative supplies and related budgets.

2.     Canteen/ Canteen

• Chịu trách nhiệm đảm bảo hoạt động nhà ăn được vận hành hiệu quả, đáp ứng nhu cầu phục vụ bữa ăn cho nhân viên, khách và các sự kiện của Công ty thông qua việc quản lý, phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ suất ăn.
• Responsible for ensuring the effective daily operation of the cafeteria by managing and coordinating with catering service providers to deliver meals for employees, visitors, and company events.

 3.     Quản lý công tác bảo vệ, an ninh/ Security and Guarding Service Management

• Chịu trách nhiệm quản lý dịch vụ bảo vệ, đảm bảo an ninh trật tự, kiểm soát hiệu quả hoạt động ra vào nhà máy và việc thực hiện quy trình đón tiếp khách, nhân viên.
• Responsible for managing security services, ensuring site security and order, maintaining effective access control to the factory, and overseeing the implementation of visitor and employee reception procedures.

 4.     Quản lý dịch vụ xe đưa đón và hỗ trợ khách/ Employee Shuttle and Guest Services Management

• Quản lý dịch vụ xe đưa đón nhân viên, đón tiếp khách nước ngoài.
• Coordinate and manage other suppliers related to administrative tasks.

 5.     Quản lý hiệu suất, chất lượng của các đơn vị cung cấp và thực hiện hồ sơ thanh toán.

Manage the performance and quality of service providers and process payment records.

6.     Quản lý công tác và tiếp đón khách / Guest Relations and Reception Management

• Điều phối các thủ tục xin visa, thủ tục nhập cảnh liên quan đến công việc và giấy tờ đi lại cho khách và nhân viên.
• Coordinate visa application procedures, entry procedures related to work, and travel documents for guests and staff.
• Chuẩn bị công tác đón tiếp khách: Thư mời, bảng chào đón, sắp xếp phòng họp, nơi lưu trú...
• Prepare for guest reception: Invitation letters, welcome signs, arranging meeting rooms, accommodation, etc.
• Hỗ trợ các thủ tục liên quan công tác nước ngoài cho nhân viên: đặt vé máy bay, thủ tục visa…
• Assist with overseas travel procedures for staff: booking flights, visa procedures, etc.

 7.     Các nhiệm vụ khác/ Other Duties

• Tổ chức các sự kiện, cuộc họp, hội nghị và các dự án đặc biệt của công ty.
• Organizing company events, meetings, conferences, and special projects.
• Hỗ trợ các dự án audit thuộc phòng Nhân sự.
• Support audit projects within the Human Resources department.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp trên.
• Other tasks will be assigned by superiors.

III.        Yêu cầu/ Requirement

1. Bằng cấp/ Education:

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị nhân sự, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
• University graduate major : Human resource management, Business administration, or related fields.

2.  Kinh nghiệm / Experience :

• Có 2-4 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
• 2-4 years’ experience at the similar position.
• Hiểu biết cơ bản về luật lao động, quy định pháp luật liên quan lĩnh vực Nhân sự.
• Basic understanding of labor law and relevant legal regulations in the field of Human Resources.
• Kinh nghiệm trong lĩnh vực Hành chính, Trợ lý, Thư ký Văn phòng hoặc các vai trò liên quan là một lợi thế.
• Experience in administration, assistant, office secretary, or related roles is an advantage.

2. Kỹ năng/ Skill:

• Kỹ năng đàm phán và quản lý nhà cung cấp tốt, khả năng tìm kiếm dịch vụ và đạt được mức giá cạnh tranh từ các nhà cung cấp và đối tác kinh doanh.
• Good negotiation and supplier management skills, ability to source services and obtain competitive prices from suppliers and business partners.
• Thành thạo Microsoft Office
• Proficiency in Microsoft Office.
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt
• Strong organizational and time management skills.
• Kỹ năng giao tiếp và hợp tác hiệu quả
• Good communication and cooperation skill.
• Kỹ năng làm việc độc lập và làm việc nhóm
• Independent work and teamwork skills.
• Giao tiếp tiếng Anh tốt, cả nói và viết
• Good in oral and written English.

3. Năng lực cốt lõi/ Key Competencies:

• Trung thực và bảo mật thông tin
• Integrity and confidentiality.
• Chủ động, tháo vát, làm việc ngăn nắp, cẩn thận, chính xác
• Proactive, resourceful, organized, honestly, carefully.
• Tinh thần trách nhiệm cao
• Hight responsible attitude.
• Khả năng quản lý thời gian, tổ chức công việc và xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc.
• Ability to manage time, organize work, multiple-tasking attitude.
• Làm việc hiệu quả dưới áp lực
• Ability to work under pressure.
• Phản ứng nhanh, hiệu suất cao trong công việc
• Work with quick response and high efficiency.
• Tư duy giải quyết vấn đề
• Problem-solving thinking.