Sales Administrator

Salary range: Negotiate

Reports to: Store Operations Manager

Purpose:

Support the sales team by general admin tasks, managing orders, sales data, and reporting to keep the sales process accurate and efficient.

Key Responsibilities

• Make the proposal and manage documentation (contracts, POs, delivery notes, credit notes.,promotion., etc), follow up on payments, status
• Process sales orders, quotations, and invoices accurately and on time
• Use the system to extract sales data and compile periodic sales reports
• Maintain customer records and sales databases ;
• Coordinate with warehouse/logistics on stock and delivery schedules
• Prepare sales reports and performance dashboards for management
• Liaise between sales reps, customers, and internal departments

--------------------------------------------------------------------------------------------------

• Mức lương: Thỏa thuận
• Báo cáo cho: Quản lý vận hành cửa hàng (Store Operations Manager)

1. Mục đích công việc

Hỗ trợ đội ngũ kinh doanh thực hiện các công việc hành chính tổng hợp, quản lý đơn hàng, dữ liệu bán hàng và lập báo cáo, nhằm đảm bảo quy trình bán hàng chính xác và hiệu quả.

2. Trách nhiệm chính

• Lập đề xuất và quản lý hồ sơ, chứng từ (hợp đồng, đơn đặt hàng – PO, phiếu giao hàng, phiếu điều chỉnh công nợ, chương trình khuyến mãi, v.v.); theo dõi tình trạng thanh toán và tiến độ xử lý.
• Xử lý đơn hàng, báo giá và hóa đơn bán hàng chính xác, đúng thời hạn.
• Sử dụng hệ thống để trích xuất dữ liệu bán hàng và tổng hợp báo cáo định kỳ.
• Quản lý, cập nhật thông tin khách hàng và cơ sở dữ liệu bán hàng.
• Phối hợp với bộ phận kho/vận chuyển về tình trạng hàng tồn kho và lịch giao hàng.
• Chuẩn bị báo cáo bán hàng và bảng theo dõi hiệu quả kinh doanh cho Ban Quản lý.
• Làm đầu mối liên hệ, phối hợp giữa nhân viên kinh doanh, khách hàng và các phòng ban nội bộ.

• Bachelor's degree in Business, Commerce, or related field
• At least 2 years experience in a sales support/admin role (retail experience a plus)
• Proficient in GG workspace, MS office, POS, ERP and  CRM software
• Strong organizational skills, attention to detail, multitasking ability
• Good communication skills; able to work under pressure
• Good at English - 4 skills

Key Skills

• Time management
• Data analyzation
• Basic inventory/order management knowledge

--------------------------------------------------------------------------------------------------

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Thương mại hoặc các ngành liên quan.
• Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí hỗ trợ kinh doanh/hành chính kinh doanh (ưu tiên có kinh nghiệm trong lĩnh vực bán lẻ).
• Thành thạo Google Workspace, Microsoft Office, hệ thống POS, ERP và phần mềm CRM.
• Có kỹ năng tổ chức công việc tốt, chú ý đến chi tiết và khả năng xử lý nhiều công việc cùng lúc.
• Kỹ năng giao tiếp tốt, có khả năng làm việc dưới áp lực cao.
• Tiếng Anh tốt, thành thạo cả 4 kỹ năng: Nghe, Nói, Đọc, Viết.

Kỹ năng cần thiết

• Quản lý thời gian.
• Phân tích dữ liệu.
• Kiến thức cơ bản về quản lý hàng tồn kho và đơn hàng.