Thư Ký Dự Án

1. Mục tiêu công việc

Hỗ trợ Trưởng đoàn trong công tác hành chính, tổng hợp, theo dõi tiến độ và truyền thông nội bộ, đảm bảo dự án được triển khai đúng kế hoạch.

2. Nhiệm vụ chính

 Hành chính – tổng hợp

• Soạn thảo, lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu dự án
• Chuẩn bị công văn, báo cáo, biên bản, quyết định liên quan đến dự án
• Theo dõi, quản lý văn phòng phẩm (VPP) tại dự án
• Quản lý công cụ dụng cụ (CCDC) phục vụ hoạt động dự án
• Quản lý tài sản cố định, trang thiết bị được bàn giao tại dự án
• Thực hiện cấp phát, thu hồi, điều chuyển VPP/CCDC/tài sản theo quy định
• Lập sổ theo dõi, kiểm kê định kỳ; báo cáo tình trạng sử dụng, hao hụt, hư hỏng
• Phối hợp với phòng Hành chính/Kế toán trong việc đề xuất mua sắm, sửa chữa, thanh lý tài sản
• Quản lý lịch làm việc, lịch họp của dự án

Hỗ trợ điều phối dự án

• Theo dõi tiến độ thực hiện các hạng mục theo kế hoạch
• Tổng hợp thông tin từ các bộ phận/nhà thầu/đối tác
• Nhắc việc, đôn đốc các bên thực hiện nhiệm vụ đúng hạn

Tổ chức họp & báo cáo

• Chuẩn bị nội dung, tài liệu họp dự án
• Ghi biên bản họp, tổng hợp kết luận và theo dõi việc thực hiện sau họp
• Lập báo cáo định kỳ (tuần/tháng/đột xuất) theo yêu cầu

Giao tiếp & đối ngoại

• Là đầu mối liên hệ giữa Đoàn tư vấn với các phòng ban liên quan
• Hỗ trợ trao đổi thông tin với đối tác, khách hàng khi cần

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành nghề liên quan
• Kỹ năng tổng hợp, tổ chức công việc, quản lý thời gian tốt
• Thành thạo Word, Excel, PowerPoint
• Kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm tốt
• Cẩn thận, trách nhiệm, chịu được áp lực tiến độ
• Có tối thiểu 6 tháng kinh nghiệm ở vị trí tương đương

Quyền hạn & trách nhiệm

• Được yêu cầu các bộ phận cung cấp thông tin phục vụ dự án
• Chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ, báo cáo dự án

Chế độ và quyền lợi:

• Mức lương: 12-15tr (Lương goss), thoả thuận theo năng lực
• Lương tháng 13
• Nghỉ mát, chế độ khám sức khoẻ định kỳ hằng năm,….
• Đóng BHXH sau 2 tháng thử việc