THƯ KÝ PHÒNG KỸ THUẬT

1. Mô tả công việc 
Quản lý, lưu trữ toàn bộ hệ thống hồ sơ kỹ thuật, bản vẽ, pháp lý dự án của Chủ đầu tư; đồng thời thực hiện các công tác hành chính, điều phối lịch trình và hỗ trợ kết nối thông tin giữa Phòng Kỹ thuật với các nhà thầu, đơn vị tư vấn và các phòng ban nội bộ. 

2. Nhiệm vụ và Trách nhiệm chính 
2.1. Quản lý hệ thống hồ sơ, tài liệu kỹ thuật (60%) 
• Tiếp nhận, phân loại và lưu trữ toàn bộ hồ sơ thiết kế (quy hoạch, kiến trúc, kết cấu, MEP), 
hồ sơ pháp lý dự án, tiêu chuẩn kỹ thuật từ các đơn vị tư vấn và nhà thầu. 
• Theo dõi, cập nhật tình trạng các phiên bản bản vẽ (bản vẽ thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật, 
bản vẽ thi công, hoàn công), đảm bảo hệ thống dữ liệu luôn chính xác và bảo mật. 
• Quản lý quy trình trình duyệt hồ sơ kỹ thuật nội bộ và gửi văn bản đi/đến các cơ quan chức 
năng, đối tác ngoại giao của Chủ đầu tư. 
• Bàn giao hồ sơ, bản vẽ cho Ban Quản lý dự án tại công trường hoặc các phòng ban liên quan 
(Phòng Đấu thầu, Phòng Kinh doanh,...) theo đúng quy trình bảo mật của công ty. 
2.2. Hỗ trợ công tác hành chính & Điều phối cuộc họp (30%) 
• Chuẩn bị tài liệu, ghi biên bản cuộc họp (Meeting Minutes) các buổi họp kỹ thuật, họp giao 
ban dự án giữa Chủ đầu tư với nhà thầu/tư vấn và theo dõi tiến độ thực hiện các kết luận sau 
cuộc họp. 
• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị hậu cần (phòng họp, trang thiết bị, tiếp đón đối tác) 
cho Trưởng phòng Kỹ thuật và các kỹ sư trong bộ phận. 
• Lập đề xuất, quản lý chi phí hành chính của phòng (văn phòng phẩm, chi phí công tác, thanh 
quyết toán tạm ứng,...). 
• Soạn thảo văn bản hành chính theo chỉ đạo (công văn gửi nhà thầu, tờ trình ban giám đốc, 
thông báo nội bộ phòng,...). 
2.3. Các công việc khác (10%) 
• Tham gia hỗ trợ công tác nghiệm thu tài liệu, hồ sơ quyết toán dự án khi có yêu cầu. 
• Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh khác theo sự phân công của Trưởng phòng. 

3. Quyền Hạn 
• Yêu cầu các Phòng/Ban chuyên môn (Thiết kế, Đấu thầu, Vật tư, Ban QLDA công trường) cung cấp đầy đủ thông tin, bản vẽ, số liệu để phục vụ công tác lập và thẩm định hợp đồng. 
• Đề xuất tạm dừng thanh toán hoặc áp dụng các chế tài phạt đối với các nhà thầu vi phạm nghiêm trọng điều khoản hợp đồng. 
• Tham gia đóng góp ý kiến lựa chọn hoặc loại bỏ các nhà thầu không đủ năng lực phối hợp. 

4. Tiêu chuẩn tuyển dụng (Yêu cầu công việc) 
4.1. Học vấn:

Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học khối ngành Hành chính, Văn thư lưu trữ, Ngoại ngữ hoặc các chuyên ngành Xây dựng, Kiến trúc, Quản lý dự án (có hiểu biết về kỹ thuật là một lợi thế lớn). 
4.2. Kinh nghiệm:

Tối thiểu 1 - 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký dự án, Thư ký kỹ thuật hoặc Quản lý hồ sơ (Document Controller) tại các đơn vị Chủ đầu tư, Nhà thầu hoặc Tư vấn giám sát. 

4.3 Kỹ năng chuyên môn: 
o Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint). 
o Khả năng quản lý và lưu trữ hồ sơ khoa học (cả file cứng và file mềm trên Cloud/Server). 

4.4 Kỹ năng mềm: 
o Giao tiếp, điều phối và xử lý tình huống khéo léo, bảo mật thông tin tốt. 
o Kỹ năng quản lý thời gian, chịu được áp lực tiến độ từ nhiều dự án song song. 
o Cẩn thận, tỉ mỉ, có tư duy logic cao trong việc phân loại tài liệu. 

Quyền lợi 
• Mức lương: cạnh tranh, thỏa thuận theo năng lực. 
• Phụ cấp cơm trưa và gửi xe theo quy định của Công ty  
• Được ký hợp đồng lao động, được hưởng chế độ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, chính sách lao động theo quy định của Luật Lao động