Thư Ký Tổng Giám Đốc

1.      Quản lý lịch làm việc của Tổng Giám đốc

·         Chủ động quản lý, sắp xếp và cập nhật lịch làm việc, lịch họp, lịch tiếp khách và lịch công tác của Tổng Giám đốc.

·         Điều phối lịch làm việc giữa Tổng Giám đốc với Ban Lãnh đạo, các Ban/Đơn vị và đối tác theo chỉ đạo.

·         Chủ động nhắc lịch, chuẩn bị các thông tin cần thiết phục vụ các chương trình làm việc của Tổng Giám đốc.

·         Kiểm soát việc thay đổi lịch làm việc và thông báo kịp thời đến các bên liên quan.

2.      Tổ chức và điều phối các cuộc họp

·         Tiếp nhận yêu cầu tổ chức cuộc họp của Tổng Giám đốc và thực hiện công tác điều phối theo phân công.

·         Chuẩn bị phòng họp, thư mời, tài liệu, trang thiết bị và các điều kiện hậu cần phục vụ cuộc họp.

·         Thực hiện công tác thư ký cuộc họp; ghi nhận đầy đủ nội dung cuộc họp, các ý kiến chỉ đạo của Tổng Giám đốc và phát hành biên bản, thông báo theo quy định.

·         Theo dõi việc phát hành các văn bản sau cuộc họp theo phân công.

3.      Quản lý hồ sơ trình ký và văn bản

·         Tiếp nhận hồ sơ trình ký của các Ban/Đơn vị; kiểm tra tính đầy đủ về thể thức, thành phần hồ sơ trước khi trình Tổng Giám đốc.

·         Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ trình ký, đảm bảo hồ sơ được luân chuyển đúng quy trình và thời hạn.

·         Quản lý việc phát hành, lưu trữ hồ sơ, văn bản của Văn phòng Tổng Giám đốc theo quy định.

·         Soạn thảo các văn bản hành chính theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc như: thông báo, thư mời, công văn, email và các văn bản khác thuộc phạm vi công việc được giao.

·         Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu mật của Tổng Giám đốc, đảm bảo nguyên tắc bảo mật thông tin.

4.      Công tác đối ngoại và hậu cần

·         Tiếp đón khách hàng, đối tác đến làm việc với Tổng Giám đốc theo sự phân công.

·         Chuẩn bị phòng tiếp khách, tài liệu và các điều kiện cần thiết phục vụ các buổi làm việc của Tổng Giám đốc.

·         Thực hiện công tác hậu cần phục vụ Tổng Giám đốc trong các chuyến công tác như: phương tiện di chuyển, vé máy bay, khách sạn và các nội dung liên quan theo yêu cầu.

·         Quản lý danh bạ thông tin đối tác, khách hàng và cập nhật khi có phát sinh thay đổi.

5.      Quản lý thông tin và phối hợp công việc

·         Tiếp nhận và sàng lọc các thông tin từ điện thoại, email và các kênh liên lạc của Tổng Giám đốc; kịp thời báo cáo các nội dung quan trọng theo phạm vi công việc được giao.

·         Phối hợp với Trợ lý Tổng Giám đốc và các Ban/Đơn vị trong việc cung cấp hồ sơ, tài liệu và thông tin phục vụ công tác của Tổng Giám đốc.

·         Thực hiện chế độ bảo mật tuyệt đối đối với các thông tin, tài liệu thuộc phạm vi quản lý của Tổng Giám đốc.

·         Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng Giám đốc.

1.      Trình độ học vấn

·         Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, Hành chính văn phòng, Luật, Kinh tế hoặc các chuyên ngành có liên quan.

2.      Kinh nghiệm

·         Có tối thiểu 03 năm kinh nghiệm tại vị trí Thư ký Ban Lãnh đạo, Thư ký Điều hành hoặc các vị trí tương đương.

·         Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các doanh nghiệp bất động sản, chủ đầu tư hoặc doanh nghiệp có quy mô từ 300 nhân sự trở lên.

3.      Kiến thức và kỹ năng

·         Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) và các phần mềm phục vụ công việc.

·         Có kỹ năng quản lý thời gian, tổ chức công việc và xử lý nhiều đầu việc cùng lúc.

·         Có kỹ năng giao tiếp, điều phối công việc và soạn thảo văn bản tốt.

·         Có khả năng tổng hợp thông tin, sắp xếp hồ sơ khoa học và quản lý tài liệu hiệu quả.

·         Có tinh thần trách nhiệm cao, tác phong chuyên nghiệp, cẩn trọng và bảo mật thông tin.

·         Có khả năng làm việc trong môi trường áp lực cao và linh hoạt về thời gian khi công việc yêu cầu.