Thư Ký Trưởng Phòng Pháp Chế

• Hỗ trợ Trưởng phòng Pháp chế trong công tác hành chính, tổ chức công việc và quản lý thông tin hằng ngày; đảm bảo công việc đúng tiến độ và các đầu mối liên lạc được xử lý kịp thời.
• Quản lý lịch làm việc, lịch họp của Trưởng phòng Pháp chế và chuẩn bị tài liệu liên quan khi có yêu cầu.
• Tiếp nhận, sàng lọc và phân loại thông tin, cuộc gọi, email và văn bản gửi đến Trưởng phòng Pháp chế; xử lý hoặc chuyển tiếp đúng người phụ trách theo mức độ ưu tiên.
• Soạn thảo, trình bày và rà soát lỗi hình thức các văn bản, công văn, biên bản họp, báo cáo theo yêu cầu.
• Theo dõi tiến độ thực hiện các công việc, nhiệm vụ được Trưởng phòng Pháp chế giao cho các thành viên trong phòng; tổng hợp tình hình và nhắc hạn khi cần.
• Thu thập, tổng hợp số liệu, thông tin phục vụ lập báo cáo định kỳ hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu.
• Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, sự kiện nội bộ của Phòng Pháp chế.
• Hỗ trợ liên hệ, phối hợp giữa Phòng Pháp chế với các phòng ban khác và đối tác/đơn vị bên ngoài theo chỉ đạo của Trưởng phòng.
• Thực hiện các công việc hành chính, văn phòng khác liên quan đến hoạt động của Phòng Pháp chế theo phân công.
• Các công việc phát sinh theo phân công của cấp trên, nếu có.

• Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành chính văn phòng, Thư ký, Quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành liên quan; có kiến thức cơ bản về Luật là lợi thế, không bắt buộc.
• Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm ở vị trí thư ký/trợ lý hành chính cho cấp quản lý, ưu tiên ứng viên từng làm việc trong các công ty luật hoặc văn phòng luật.
• Có kinh nghiệm sắp xếp lịch làm việc, quản lý hồ sơ và hỗ trợ hành chính cho cấp quản lý.
• Có kinh nghiệm soạn thảo văn bản hành chính, biên bản họp.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường doanh nghiệp đa quốc gia.
• Khả năng tổ chức, sắp xếp công việc khoa học, xử lý nhiều đầu việc cùng lúc.
• Khả năng tổng hợp, trình bày thông tin/báo cáo rõ ràng, chính xác.
• Khả năng giao tiếp, phối hợp hiệu quả với nhiều phòng ban và đối tác bên ngoài.
• Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc.
• Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính.
• Kỹ năng giao tiếp, ứng xử và chăm sóc quan hệ với các bên liên quan.
• Thành thạo Microsoft Office.
• Tiếng Anh tối thiểu IELTS 5.0 hoặc tương đương.
• Cẩn thận, tỉ mỉ, có trách nhiệm cao với công việc được giao.
• Chủ động, linh hoạt, chịu được áp lực công việc.
• Trung thực, bảo mật thông tin.
• Có tinh thần hỗ trợ và hợp tác tốt với các phòng ban.

Chính sách & Phúc lợi:

• Lương 13 và Thưởng lợi nhuận theo kết quả kinh doanh.
• Thưởng chuyên cần hàng tháng.
• Đánh giá năng lực và điều chỉnh lương định kỳ hàng năm.
• Bảo hiểm sức khoẻ 24/7 cho cá nhân.
• Khám sức khoẻ định kỳ hằng năm do công ty tổ chức.
• Nghỉ phép 12 ngày/ năm và phép năm thâm niên.
• Làm việc từ xa 1 ngày/ tháng.
• Phát triển năng lực cá nhân thông qua các hoạt động đào tạo về chuyên môn và kỹ năng mềm do công ty tổ chức.
• Teambuilding hàng năm để nâng cao tinh thần đội nhóm trong tổ chức.
• Nhiều hoạt động gắn kết nội bộ: Friday hàng tháng, YEP, Trung Thu, Ngày phụ nữ 20/10, 8/3, Ngày nam giới và các dịp lễ khác.
• Chính sách chăm sóc sức khoẻ toàn diện, bao gồm sức khoẻ thể chất và tinh thần.
• Chương trình đào tạo hội nhập và Buddy đồng hành trong suốt thời gian thử việc.

Thời gian làm việc:

• Từ 8h30 – 18h00 (nghỉ trưa 1 tiếng rưỡi), từ Thứ 2 – sáng Thứ 7. Riêng sáng Thứ 7 tuỳ theo tính chất công việc mà làm việc tại nhà hoặc tại công ty.

Môi trường làm việc: 

• Luôn đề cao tinh thần hướng đến mục tiêu, chủ động và trách nhiệm trong công việc. 
• Thúc đẩy sự tử tế thông qua giao tiếp hoà nhã và chính trực. 
• Sử dụng lời nói tử tế bằng cách lắng nghe, phản hồi tích cực và đóng góp thẳng thắn mang tính xây dựng. 
• Hành động với tinh thần sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp và biểu hiện lòng biết ơn khi nhận được sự giúp đỡ.