[TPHCM] Chuyên viên Vận hành Kinh doanh

Giới thiệu Viện Đại học Sydney Việt Nam (SVI)/About the University of Sydney Vietnam Institute (SVI):

SVI là một trung tâm nghiên cứu và hợp tác đa lĩnh vực, được thành lập dưới hình thức doanh nghiệp xã hội theo quy định của luật pháp Việt Nam. Công ty được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi và củng cố sự trao đổi tư duy và sáng tạo giữa các nhà nghiên cứu, học giả, và cộng đồng nói chung của Úc và Việt Nam.

SVI is a multidisciplinary research and engagement hub established as a social enterprise under the laws of Vietnam. It is designed to facilitate and strengthen intellectual and creative exchange between Australian and Vietnamese researchers, academics and the broader community. 

Xây dựng trên nền tảng giáo dục và nghiên cứu hàng đầu thế giới của Đại học Sydney trong nhiều lĩnh vực và các sự hợp tác về học thuật quan trọng và lâu đời với Việt Nam trong suốt 50 năm qua, SVI sẽ thực hiện tầm nhìn của Đại học Sydney về sự hợp tác bền vững, cùng có lợi trong tất cả các mức độ của giáo dục đại học và hợp tác nghiên cứu

Building on the University of Sydney’s world-class education and research across a broad range of disciplines and its significant and long-standing academic partnerships in Vietnam over the last 50 years, SVI will realise the University’s vision for sustainable, mutually beneficial cooperation across all levels of higher education and research engagement.

Mô tả vị trí/Job Description:

Chuyên viên Vận hành Kinh doanh hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của Viện một cách hiệu quả trên các lĩnh vực: vận hành kinh doanh, quản trị tổ chức, quản lý nghiên cứu & tài trợ, và phát triển kinh doanh. Vị trí này báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Vận hành doanh nghiệp, đồng thời báo cáo chuyên môn cho Quản lý Phát triển đối tác & Kinh doanh đối với các hoạt động phát triển nghiên cứu, quản lý khoản tài trợ và phát triển kinh doanh.

The Business Operations Executive  supports the effective day-to-day operation of the Institute across business operations, governance, research and grants administration, and business development. The role reports to the Head of Business Operations, with functional reporting to the Business Development Manager for research development, grant administration and business development activities.

Nhiệm vụ và trách nhiệm/Duties and Responsibilities:

1.     Vận hành kinh doanh và Quản trị tổ chức / Business operations and governance

• Duy trì và theo dõi các chính sách, quy trình nội bộ của Viện để đảm bảo tính cập nhật và tuân thủ, đồng thời đảm bảo tất cả các biểu mẫu, biểu mẫu chuẩn vận hành đều được cập nhật mới nhất./ Maintain and track the Institute’s internal policies and procedures to ensure they remain current and compliant, and ensure all operational forms and templates are up to date.
• Soạn thảo các thông báo nội bộ, tài liệu thảo luận, báo cáo và các tài liệu vận hành khác khi có yêu cầu. Đóng vai trò là người điều phối cho các dự án triển khai các khuyến nghị và kế hoạch đánh giá, kết nối với các bên liên quan để đảm bảo tiến độ và việc theo dõi thực hiện./ Draft internal memos, discussion papers, reports, and other operational documents as required. Serve as project coordinator for the implementation of recommendations and assessment plans, liaising with key stakeholders to ensure progress and follow-up.
• Đóng vai trò là người điều phối cho bất kỳ dự án hoặc việc triển khai phần mềm nào khi được yêu cầu, đảm bảo lập kế hoạch hiệu quả, sự tham gia của các bên liên quan và hoàn thành đúng hạn./ Act as project coordinator for any project or software implementation when required, ensuring effective planning, stakeholder engagement, and timely delivery.
• Làm đầu mối liên hệ chính để theo dõi và lưu trữ hồ sơ các thỏa thuận nghiên cứu cho tất cả các dự án./ Serve as the main contact point to track and maintain records of research agreements for all projects.
• Hỗ trợ các sáng kiến quy hoạch vận hành và cải tiến quy trình nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức./ Support operational planning and process improvement initiatives to enhance organizational effectiveness.

2.     Quản lý Nghiên cứu, Tài trợ và Phát triển Kinh doanh / Research, Grant and Business Development Administration

• Hỗ trợ quản lý chương trình tài trợ SVI Seed Grant và các hoạt động tài trợ khác, bao gồm hợp đồng, hồ sơ tài trợ, báo cáo, theo dõi dự án và các tài liệu hỗ trợ đi kèm./ Support the administration of the SVI Seed Grant program and other funding activities, including contracts, grant records, reporting, project follow-up and supporting documentation.
• Duy trì hồ sơ chính xác cho các thỏa thuận nghiên cứu, cơ hội tài trợ, đối tác và sự tham gia của các bên liên quan, bao gồm thời hạn, kết quả bàn giao và các hành động tiếp theo./ Maintain accurate records for research agreements, funding opportunities, partnerships and stakeholder engagement, including deadlines, deliverables and next actions.
• Điều phối các hoạt động phát triển tài trợ và đối tác, bao gồm mốc thời gian, đóng góp từ các bên, kiểm soát tài liệu, kiểm tra tính tuân thủ, phê duyệt và nộp hồ sơ./ Coordinate grant and partnership development activities, including timelines, contributor inputs, document control, compliance checks, approvals and submissions.
• Theo dõi các cơ hội tài trợ và thực hiện nghiên cứu nền tảng, thị trường và chính sách; chuẩn bị các bản tóm tắt, tổng quan ngắn gọn và tài liệu thuyết trình./ Monitor funding opportunities and undertake background, market and policy research, preparing concise briefs, summaries and presentation materials.
•  Làm việc với đồng nghiệp, nhà nghiên cứu, nhà tài trợ, đối tác và nhà cung cấp dịch vụ, đảm bảo các hành động đã thống nhất được thực hiện đầy đủ, đúng tiến độ và thông tin nhạy cảm được xử lý phù hợp./ Liaise with colleagues, researchers, funders, partners and service providers, ensuring agreed actions are followed through, and sensitive information is handled appropriately.

Trình độ học vấn/Education: 

• Yêu cầu ứng viên có bằng Cử nhân các ngành Quản trị Kinh doanh, Quản lý, Truyền thông hoặc các lĩnh vực liên quan.
  Bachelor’s degree in Business Administration, Management, Communication, or a related field. 

Kỹ năng và kinh nghiệm làm việc/Skills and Work Experience: 

• Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận hành, hành chính, điều phối dự án, quản lý khoản tài trợ hoặc phát triển nghiên cứu./ Minimum 3 years of experience in operations, administration, project coordination, grant administration or research development.

• Kỹ năng tổ chức, phân tích và giải quyết vấn đề tốt./ Strong organisational, analytical and problem-solving skills.

• Kỹ năng giao tiếp xuất sắc bằng văn bản và nói (cả tiếng Anh và tiếng Việt)./ Excellent written and verbal communication skills in English and Vietnamese.

• Chú ý đến chi tiết cao với khả năng soạn thảo các văn bản và báo cáo chuyên nghiệp./High attention to detail with the ability to draft professional documents and reports.

• Chủ động, thích ứng tốt và có khả năng quản lý nhiều ưu tiên công việc cũng như thời hạn một cách hiệu quả./Proactive, adaptable, and able to manage multiple priorities and deadlines effectively.

• Thành thạo Microsoft Office và các công cụ cộng tác (ví dụ: Teams, SharePoint)./Proficient in Microsoft Office and collaboration tools (e.g., Teams, SharePoint).

• Thể hiện sự chuyên nghiệp, bảo mật thông tin tốt và kỹ năng điều phối các bên liên quan./Demonstrated professionalism, discretion, and stakeholder coordination skills.

• Thành thạo trong việc sử dụng các công cụ tích hợp AI một cách có trách nhiệm để phục vụ công tác nghiên cứu, soạn thảo và các công việc hành chính, đồng thời có khả năng xác minh kết quả và bảo vệ thông tin bảo mật./Comfortable using AI-enabled tools responsibly for research, drafting and administrative tasks, with the ability to verify outputs and protect confidential information.

Các mối quan hệ chủ chốt/Key Relationships: 

• Báo cáo trực tiếp: Trưởng phòng Vận hành doanh nghiệp/ Direct report: Head of Business Operations
• Báo cáo chuyên môn: Quản lý Phát triển đối tác & Kinh doanh (quản lý song song)/ Functional Reporting: Business Development Manager (dotted line)

Cấp độ công việc: Chuyên viên – Bậc 3

Job Level: Officer – Level 3

Địa điểm: TP Hồ Chí Minh

Location: Based in Ho Chi Minh City

Thời hạn hợp đồng: 12 tháng, có thể được gia hạn tùy thuộc theo hiệu quả công việc.

Contract Duration: 12 months with possibility to extension based on performance.

Lưu ý/Note:

- Chúng tôi không thu bất kì phí gì trong quá trình tuyển dụng và tất cả thông tin về các vị trí tuyển dụng sẽ được đăng tải trên trang web và trang mạng xã hội chính thức của chúng tôi./We do not charge any fees for our recruitment process, and information regarding available positions will be posted exclusively on our website and official social media fanpages.

- Mọi thông tin cá nhân ghi trong CV sẽ chỉ được sử dụng cho mục đích tuyển dụng và không công bố ra bên ngoài./All personal information provided in the CV will be used solely for recruitment purposes and will not be disclosed externally.

- Việc thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân của ứng viên là điều kiện cần và đủ để SVI tiến hành các quy trình tuyển dụng với các ứng viên. Khi nộp đơn ứng tuyển, ứng viên hiểu và đồng ý cho phép SVI lưu trữ các dữ liệu cá nhân trong CV cả trong và sau quá trình phỏng vấn, tuyển dụng để xây dựng talent pool cho các vị trí tuyển dụng tiếp theo./The collection and processing of candidates’ personal data is a prerequisite for SVI to conduct its recruitment procedures. By submitting an application, candidates acknowledge and consent to SVI’s storage of the personal data contained in their CV, both during and after the interview and recruitment process, for the purpose of building and maintaining a talent pool for future hiring needs.