Trợ Lý Cấp Cao Giám Đốc

PHẠM VI CÔNG VIỆC

Chiến lược, quản trị, vận hành, phân tích kinh doanh, quản lý dự án và điều phối liên phòng ban

ĐỐI TƯỢNG PHỐI HỢP

Các Trưởng phòng, quản lý vận hành, bộ phận chuyên môn, đối tác và đơn vị tư vấn

ĐỊA ĐIỂM / CÔNG TÁC

Theo phân công của Công ty (Khu vực HCM); có thể đi công tác khi cần

MỤC TIÊU VỊ TRÍ

Trở thành cộng sự điều hành trực tiếp của Giám đốc, kết nối định hướng chiến lược với hoạt động triển khai thực tế của doanh nghiệp. Vị trí hỗ trợ phân tích tình hình kinh doanh, đánh giá vấn đề trọng yếu, xây dựng phương án xử lý, điều phối các sáng kiến ưu tiên và theo dõi kết quả thực thi trên toàn hệ thống.

Ứng viên được kỳ vọng có tư duy quản trị tổng thể, năng lực phân tích độc lập, chuyên môn vững vàng và khả năng làm việc trực tiếp với đội ngũ quản lý; không chỉ tiếp nhận chỉ đạo mà còn chủ động phát hiện vấn đề, tham mưu giải pháp và thúc đẩy công việc đến kết quả cuối cùng.

·  Giám đốc có đủ thông tin, dữ liệu và phương án để đưa ra quyết định kịp thời, hiệu quả.

·  Các mục tiêu và chỉ đạo trọng yếu được chuyển thành kế hoạch có đầu mối, thời hạn và tiêu chí hoàn thành.

·  Vấn đề liên phòng ban được phát hiện sớm, phân tích nguyên nhân và phối hợp xử lý.

·  Các đề xuất và dự án tạo ra kết quả thực tế, góp phần cải thiện hiệu quả hoạt động.

·  Giảm tải công việc điều phối và xử lý thông tin cho Giám đốc, giúp tập trung vào chiến lược và tăng trưởng.

NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH

1. Phân tích kinh doanh và tham mưu quản trị

·  Thu thập, tổng hợp và phân tích dữ liệu từ các phòng ban để đánh giá tình hình hoạt động, xác định vấn đề trọng yếu và yếu tố ảnh hưởng đến mục tiêu kinh doanh.

·  Phân tích các chỉ số quản trị cơ bản như doanh thu, lợi nhuận, giá vốn, chi phí vận hành, ngân sách, năng suất lao động và hiệu quả hoạt động cửa hàng.

·  Nghiên cứu các vấn đề theo yêu cầu của Giám đốc; xây dựng báo cáo phân tích, đánh giá nguyên nhân, dự báo tác động và đề xuất phương án xử lý.

·  Đánh giá sơ bộ tính khả thi, nguồn lực, chi phí, lợi ích và rủi ro của các kế hoạch, dự án hoặc đề xuất kinh doanh.

·  Chủ động phản biện bằng dữ liệu, nhận diện giả định chưa được kiểm chứng và đề xuất góc nhìn thay thế trước khi Giám đốc quyết định.

·  Phối hợp với Tài chính – Kế toán, Vận hành và các bộ phận chuyên môn để kiểm chứng dữ liệu và đánh giá kết quả sau triển khai.

2. Điều phối chiến lược và các dự án trọng điểm

·  Phối hợp chuyển hóa mục tiêu chiến lược thành chương trình hành động, kế hoạch triển khai và chỉ tiêu theo dõi cụ thể.

·  Theo dõi các dự án trọng điểm, sáng kiến cải tiến và nhiệm vụ ưu tiên do Giám đốc giao.

·  Xác định mốc quan trọng, nguồn lực liên quan, đầu mối phụ trách và tiêu chí đánh giá kết quả.

·  Điều phối các bên liên quan, theo dõi tiến độ và đánh giá mức độ hoàn thành so với mục tiêu.

·  Phát hiện điểm nghẽn về nguồn lực, quy trình, phối hợp hoặc ra quyết định; đề xuất phương án tháo gỡ và báo cáo vấn đề vượt thẩm quyền.

·  Tổng hợp kết quả, bài học kinh nghiệm và đề xuất giải pháp cải tiến.

3. Kết nối và thúc đẩy phối hợp liên phòng ban

·  Đóng vai trò đầu mối kết nối giữa Giám đốc và các Trưởng phòng trong việc triển khai mục tiêu, chương trình và quyết định quản trị.

·  Làm rõ nội dung chỉ đạo, kết quả đầu ra, trách nhiệm thực hiện và thời hạn hoàn thành.

·  Theo dõi cam kết thực thi; xác minh tiến độ, làm rõ nguyên nhân chậm trễ và thúc đẩy việc hoàn thành.

·  Hỗ trợ xử lý các vấn đề cần phối hợp nhiều phòng ban, bảo đảm thông tin chính xác và thống nhất phương án triển khai.

·  Tổng hợp các vấn đề chưa thống nhất, quyết định còn tồn đọng và nội dung cần Giám đốc can thiệp.

·  Điều phối trong phạm vi được giao, tôn trọng chức năng chuyên môn và thẩm quyền của các Trưởng phòng.

4. Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị và kiểm soát thực thi

·  Thiết lập và duy trì hệ thống theo dõi chỉ đạo, dự án, mục tiêu và cam kết trọng yếu của Giám đốc.

·  Xây dựng báo cáo điều hành định kỳ và báo cáo chuyên đề, tập trung vào kết quả, vấn đề, nguyên nhân, rủi ro và kiến nghị.

·  Chuẩn hóa thông tin đầu vào từ các phòng ban nhằm nâng cao tính nhất quán và khả năng đối chiếu dữ liệu.

·  Theo dõi chỉ tiêu trọng yếu, nhận diện biến động bất thường và cảnh báo sớm nguy cơ ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh.

·  Chuẩn bị nội dung, dữ liệu cho họp điều hành; tổng hợp quyết định và theo dõi kết quả sau họp.

·  Đề xuất cải tiến quy trình báo cáo, cơ chế phối hợp và công cụ quản lý công việc.

5. Nghiên cứu và đánh giá cơ hội phát triển kinh doanh

·  Nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh, mô hình kinh doanh và xu hướng liên quan theo định hướng của Giám đốc.

·  Phối hợp đánh giá cơ hội mở rộng thị trường, phát triển cửa hàng, hợp tác kinh doanh hoặc dự án chiến lược.

·  Đánh giá cơ hội theo tiềm năng tăng trưởng, nguồn lực, hiệu quả dự kiến, rủi ro và điều kiện triển khai.

·  Phối hợp với bộ phận chuyên môn và đối tác để xác minh thông tin, làm rõ giả định và hoàn thiện phương án trình Giám đốc.

·  Theo dõi các cơ hội đã được phê duyệt, phối hợp triển khai và cập nhật kết quả theo từng giai đoạn.

6. Tham gia chuẩn bị và triển khai quyết định quản trị

·  Tiếp nhận, phân tích các đề xuất, kế hoạch, báo cáo hoặc vấn đề cần Giám đốc xem xét.

·  Chuẩn bị bản tóm tắt điều hành, nêu rõ vấn đề, phương án khả thi, ưu nhược điểm, rủi ro và kiến nghị.

·  Theo dõi quyết định sau phê duyệt, bảo đảm nội dung được chuyển giao đúng đơn vị, phạm vi và thời hạn.

·  Phối hợp triển khai, đánh giá tác động thực tế và phản hồi những nội dung cần điều chỉnh.

·  Thực hiện các nhiệm vụ đặc biệt hoặc dự án ưu tiên theo phân công trực tiếp của Giám đốc.

7. Hỗ trợ điều hành và đối ngoại cấp lãnh đạo

·  Chuẩn bị nội dung, dữ liệu và phương án làm việc cho các cuộc họp hoặc chương trình quan trọng của Giám đốc.

·  Tham gia họp theo phân công; ghi nhận vấn đề, kết luận, cam kết và các đầu việc cần triển khai.

·  Phối hợp với đối tác, nhà cung cấp và đơn vị tư vấn trong phạm vi được giao.

·  Hỗ trợ tổng hợp thông tin, chuẩn bị tài liệu song ngữ và giao tiếp tiếng Anh khi cần.

·  Quản lý thông tin, tài liệu liên quan đến hoạt động của Giám đốc theo nguyên tắc bảo mật.

·  Thực hiện hậu cần, lịch trình và các nhiệm vụ hỗ trợ trực tiếp khi cần; đây không phải trọng tâm chính của vị trí.

QUYỀN HẠN VÀ NGUYÊN TẮC PHỐI HỢP

·  Được tiếp cận thông tin và dữ liệu cần thiết để thực hiện nhiệm vụ theo phạm vi được Giám đốc phê duyệt và quy định bảo mật của Công ty.

·  Được đề nghị các phòng ban cung cấp thông tin, xác nhận số liệu và cập nhật tiến độ đối với công việc thuộc phạm vi được giao.

·  Được chủ động phân tích, phản biện, đề xuất phương án và kiến nghị điều chỉnh kế hoạch triển khai.

·  Được truyền đạt kết luận, theo dõi cam kết và điều phối công việc trong phạm vi ủy quyền.

·  Được tham gia các cuộc họp, dự án và hoạt động quản trị phù hợp với phạm vi trách nhiệm.

·  Có trách nhiệm báo cáo kịp thời vấn đề trọng yếu, rủi ro, sai lệch mục tiêu và nội dung vượt thẩm quyền.

Nguyên tắc phân quyền: Vị trí là cộng sự tham mưu và điều phối điều hành trực tiếp của Giám đốc, không mặc nhiên thay thế chức năng quản lý của các Trưởng phòng hoặc quyền quyết định của cấp quản lý có thẩm quyền. Các quyết định về tài chính, nhân sự, hợp đồng, mua sắm, thương mại và cam kết nhân danh Công ty phải tuân thủ cơ chế phê duyệt, ủy quyền và quy định hiện hành.

1. Trình độ và kinh nghiệm

·  Tốt nghiệp Đại học trở lên các ngành Quản trị kinh doanh, Tài chính, Kinh tế, Quản trị vận hành, Phân tích kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan.

·  Ưu tiên từ 5 năm kinh nghiệm trở lên trong Business Operations, Strategy & Operations, Project Management, PMO, Business Planning, Operations Management hoặc làm việc trực tiếp với Ban Giám đốc.

·  Có kinh nghiệm thực tế về phân tích kinh doanh, quản lý dự án, xây dựng báo cáo quản trị hoặc điều phối chương trình liên phòng ban.

·  Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong F&B, bán lẻ, chuỗi cửa hàng hoặc môi trường tăng trưởng nhanh.

·  Có ví dụ thực tế chứng minh khả năng giải quyết vấn đề, cải tiến hiệu quả hoạt động và triển khai công việc đến kết quả.

2. Năng lực chuyên môn

·  Tư duy phân tích và tổng hợp tốt; chuyển dữ liệu thành nhận định và kiến nghị có cơ sở.

·  Hiểu các chỉ số kinh doanh, tài chính quản trị cơ bản và phương pháp đánh giá hiệu quả hoạt động.

·  Có năng lực quản lý dự án, lập kế hoạch, theo dõi KPI, quản trị rủi ro và phối hợp thực thi.

·  Sử dụng tốt Excel/Google Sheets và PowerPoint/Google Slides; có khả năng xây dựng báo cáo quản trị logic, rõ ràng.

·  Có khả năng nghiên cứu, xác minh thông tin, đánh giá phương án và trình bày vấn đề hỗ trợ ra quyết định.

·  Tiếng Anh giao tiếp và xử lý tài liệu công việc là lợi thế.

3. Năng lực tư duy và phẩm chất cá nhân

·  Tư duy hệ thống, nhạy bén với vấn đề và nhìn nhận hoạt động doanh nghiệp trên nhiều góc độ.

·  Chủ động, độc lập, có chính kiến và sẵn sàng phản biện dựa trên dữ liệu.

·  Quyết đoán trong phạm vi trách nhiệm, đồng thời hiểu rõ giới hạn thẩm quyền.

·  Giao tiếp, thuyết phục, điều phối và tạo ảnh hưởng tốt với nhiều cấp bậc.

·  Chịu được áp lực, thích ứng nhanh với sự thay đổi về ưu tiên.

·  Chính trực, bảo mật, có tinh thần trách nhiệm và theo đuổi công việc đến cùng.

TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC

·  Chất lượng tham mưu: độ chính xác dữ liệu, chiều sâu phân tích, tính khả thi của phương án và giá trị hỗ trợ ra quyết định.

·  Hiệu quả triển khai: tỷ lệ hoàn thành đúng hạn của các dự án và nhiệm vụ trọng điểm thuộc phạm vi phụ trách.

·  Kiểm soát và cảnh báo: khả năng phát hiện sớm rủi ro, điểm nghẽn, sai lệch mục tiêu và đề xuất hướng xử lý.

·  Hiệu quả phối hợp: mức độ rõ ràng trong phân công, chất lượng phối hợp liên phòng ban và khả năng thúc đẩy cam kết.

·  Cải tiến hoạt động: giá trị thực tế từ các sáng kiến cải tiến quy trình, hiệu suất hoặc chất lượng quản trị.

·  Độ tin cậy: tính chính xác, kịp thời và bảo mật của thông tin; mức độ chủ động trong công việc.

Các chỉ tiêu định lượng, trọng số và mục tiêu cụ thể sẽ được thống nhất với Giám đốc theo phạm vi công việc và từng giai đoạn đánh giá.

QUYỀN LỢI

-          Thu nhập thỏa thuận theo năng lực (Deal trực tiếp với Giám Đốc khi phỏng vấn)

-          Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của pháp luật.

-          Lương tháng 13 theo chính sách Công ty.

-          Teambuilding, Year End Party, du lịch nghỉ dưỡng trong và ngoài nước hằng năm cùng Công ty.

-          Quà sinh nhật và các hoạt động nội bộ dành cho nhân viên.

-          Nghỉ Lễ, Tết và phép năm theo quy định của pháp luật và chính sách Công ty.

-          Môi trường làm việc năng động, cơ hội phát triển trong hệ thống chuỗi F&B.