Trợ lý Trưởng phòng Dịch vụ khách hàng

1.     Thực hiện nghiệp vụ Chăm sóc khách hàng

1.1.          Tiếp nhận và xử lý đơn hàng:

-            Tiếp nhận thông tin đơn hàng từ Kinh doanh/khách hàng theo quy trình của Công ty.

-            Kiểm tra các điều kiện cần thiết trước khi thực hiện đơn hàng.

-            Theo dõi tình trạng xử lý đơn hàng từ khi tiếp nhận đến khi hoàn tất.

-            Phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý các vấn đề phát sinh.

-            Theo dõi các đơn hàng có nguy cơ chậm tiến độ và chủ động cảnh báo.

1.2.          Theo dõi tiến độ vật tư – gia công/sản xuất – giao hàng:

-            Theo dõi tình trạng vật tư phục vụ đơn hàng.

-            Phối hợp với Cung ứng và Kinh doanh để xử lý các vấn đề phát sinh.

-            Cập nhật tình trạng đơn hàng cho các bên liên quan.

-            Theo dõi các đơn hàng đang bị chậm và cập nhật nguyên nhân, thời gian dự kiến hoàn thành.

1.3.          Thực hiện và kiểm soát hồ sơ, chứng từ

-            Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, chứng từ liên quan đến khách hàng và đơn hàng.

-            Kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của hồ sơ theo quy định.

-            Thực hiện lưu trữ hồ sơ theo quy định.

1.4.          Theo dõi công nợ và điều kiện giao hàng:

-            Phối hợp với Kế toán/Kinh doanh cập nhật tình trạng công nợ khách hàng.

-            Kiểm tra điều kiện giao hàng theo quy định đối với từng đơn hàng.

-            Theo dõi các trường hợp khách hàng có công nợ đến hạn/quá hạn.

-            Cập nhật và cảnh báo các trường hợp chưa đủ điều kiện giao hàng.

1.5.          Theo dõi tồn kho thành phẩm của khách hàng:

-            Theo dõi các đơn hàng/thành phẩm đã hoàn thành nhưng chưa giao hoặc khách chưa nhận đủ.

-            Cập nhật số lượng và thời gian tồn, phân loại các trường hợp tồn lâu ngày.

-            Báo cáo các trường hợp tồn lâu ngày hoặc có nguy cơ phát sinh vấn đề.

1.6.          Thực hiện chăm sóc khách hàng:

-            Thực hiện chăm sóc khách hàng theo danh sách/kế hoạch được phân công.

-            Tiếp nhận và phản hồi các yêu cầu của khách hàng.

1.7.          Tiếp nhận và xử lý khiếu nại/đổi trả

-            Tiếp nhận thông tin khiếu nại, phản hồi và yêu cầu đổi trả từ khách hàng/Kinh doanh.

-            Không tự ý cam kết bồi thường hoặc đưa ra chính sách ngoài thẩm quyền.

1.8.          Nhập liệu, cập nhật và báo cáo

-            Cập nhật đầy đủ dữ liệu khách hàng, đơn hàng và các nghiệp vụ phát sinh.

-            Đảm bảo dữ liệu được cập nhật đúng thời gian quy định.

2.     Hỗ trợ trưởng phòng trong công tác điều hành:

-            Hỗ trợ quản lý công việc

-            Hỗ trợ quản lý nhân sự

-            Hỗ trợ báo cáo & kiểm soát

-            Phối hợp với TP trong việc rà soát quy trình, biểu mẫu, các đề xuất để nâng cao hiệu quả phòng ban

-            Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành: Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Thương mại, Dịch vụ khách hàng hoặc các ngành liên quan

-            Có 3–5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Chăm sóc khách hàng/ Dịch vụ Khách hàng, Sales Admin, điểu phối đơn hàng hoặc công việc tương đương. (Có kinh nghiệm ngành thuốc bảo vệ thực vật và phân bón là một lợi thế)

-            Ưu tiên ứng viên đã từng làm Senior Customer Service/Team Leader/Trợ lý/Phó nhóm.

-            Có kinh nghiệm hướng dẫn hoặc quản lý nhân viên.

-            Sử dụng tốt Excel/Google Sheets, Word, Email.

-            Biết sử dụng các phần mềm amis là lợi thế.