Trưởng Phòng Hành Chính Nhân Sự

Nhiệm vụ

Quản lý và điều hành bộ phận HCNS

• Phân công, điều phối và kiểm soát công việc của các thành viên trong bộ phận.
• Lập kế hoạch công việc tuần/tháng và theo dõi tiến độ thực hiện.
• Kiểm tra chất lượng công việc, đảm bảo các đầu việc được hoàn thành đúng hạn.
• Chủ động xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành.
• Xây dựng cơ chế backup công việc, đảm bảo các nghiệp vụ quan trọng không bị gián đoạn khi nhân viên nghỉ phép, nghỉ việc hoặc vắng mặt.
• Có khả năng trực tiếp tiếp nhận và xử lý các nghiệp vụ quan trọng của nhân viên khi cần thiết.

Quản trị nhân sự & tuyển dụng

• Xây dựng kế hoạch tuyển dụng theo nhu cầu và định biên nhân sự.
• Kiểm soát toàn bộ quy trình tuyển dụng: tiếp nhận nhu cầu, đăng tuyển, tìm kiếm, sàng lọc, phỏng vấn, offer và tiếp nhận nhân sự.
• Kiểm soát quá trình thử việc, đánh giá và ký hợp đồng lao động.
• Kiểm soát việc quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, quyết định nhân sự và các biến động nhân sự.
• Kiểm soát quy trình tiếp nhận, điều chuyển, bổ nhiệm, tăng/giảm lương và nghỉ việc.
• Theo dõi và xử lý các vấn đề quan hệ lao động, nội quy và chính sách nhân sự.

Quản lý C&B

• Kiểm soát chấm công, ngày phép và dữ liệu phục vụ tính lương.
• Kiểm soát lương, thưởng, phụ cấp và các chế độ phúc lợi.
• Kiểm soát công tác BHXH, BHYT, BHTN và các chế độ liên quan.
• Phối hợp với Kế toán trong công tác thuế TNCN.
• Đảm bảo dữ liệu lương và hồ sơ nhân sự chính xác, bảo mật và đúng thời hạn.

Xây dựng và quản trị KPI

• Chủ trì xây dựng KPI cho các phòng ban và từng vị trí trong Công ty.
• Phối hợp với các Trưởng bộ phận xác định mục tiêu, chỉ tiêu và kết quả đầu ra của từng vị trí.
• Xây dựng cách tính, trọng số và tiêu chí đánh giá KPI rõ ràng, minh bạch.
• Thực hiện tính KPI kinh doanh hàng tháng, quý, năm.
• Theo dõi, tổng hợp và phân tích kết quả KPI định kỳ.
• Đề xuất điều chỉnh KPI phù hợp với mục tiêu kinh doanh và tình hình thực tế.
• Phối hợp với các bộ phận để sử dụng KPI làm cơ sở đánh giá hiệu quả công việc và chính sách thưởng.

Quản lý hành chính

• Điều hành và kiểm soát các hoạt động hành chính của Công ty.
• Kiểm soát việc quản lý văn phòng phẩm, đồng phục, bảo hộ lao động, tài sản, công cụ dụng cụ và trang thiết bị.
• Kiểm soát công tác bảo vệ, vệ sinh, xe ô tô, phòng họp và các dịch vụ hành chính.
• Kiểm soát đề xuất mua sắm, sửa chữa và chi phí hành chính.
• Kiểm soát việc quản lý con dấu, hồ sơ và các tài liệu hành chính theo quy định.
• Phối hợp tổ chức các hoạt động, sự kiện nội bộ của Công ty.
• Phối hợp, thực hiện công tác tiếp đoàn, ngoại giao cơ quan ban ngành theo chỉ đạo của Ban Giám đốc.

Xây dựng hệ thống & báo cáo

• Rà soát, xây dựng và chuẩn hóa các quy trình, quy định và biểu mẫu HCNS.
• Xây dựng SOP/hướng dẫn công việc cho các nghiệp vụ quan trọng.
• Thiết lập cơ chế lưu trữ và quản lý dữ liệu nhân sự.
• Xây dựng hệ thống làm việc có tính kế thừa, hạn chế phụ thuộc vào cá nhân.
• Báo cáo định kỳ cho Ban Giám đốc về tình hình nhân sự, tuyển dụng, C&B, KPI, hành chính và các vấn đề phát sinh.
• Đề xuất các giải pháp cải tiến hoạt động HCNS và nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự.
• Và thực hiện các công việc khác được cấp trên giao (nếu có).

Tiêu chuẩn

Trình độ & kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị Nhân sự, Quản trị Kinh doanh, Luật, Kinh tế hoặc chuyên ngành liên quan.
• Có từ 5–7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực HCNS, trong đó ưu tiên tối thiểu 2 năm ở vị trí Leader hoặc tương đương.
• Có kinh nghiệm quản lý đội nhóm và xây dựng KPI.
• Am hiểu về Luật Lao động, BHXH, C&B và các nghiệp vụ nhân sự tổng hợp.

Năng lực

• Có khả năng nắm bắt và thực hiện được các nghiệp vụ của nhân viên trong phòng.
• Có tư duy quản trị và tư duy hệ thống.
• Có khả năng xây dựng KPI và quy trình.
• Kỹ năng quản lý, phân công và đào tạo nhân viên.
• Kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống và giải quyết vấn đề.
• Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt Excel.
• Có khả năng phân tích dữ liệu và lập báo cáo.

Phẩm chất

• Trung thực, trách nhiệm và bảo mật thông tin.
• Chủ động, quyết đoán và có tinh thần chịu trách nhiệm.
• Cẩn thận, tỉ mỉ nhưng có khả năng xử lý công việc nhanh.
• Chịu được áp lực và có khả năng xử lý nhiều công việc đồng thời.
• Tư duy cải tiến, không ngại trực tiếp xử lý công việc khi cần.

Chế độ

• Thu nhập: upto 25 triệu/tháng (Lương cơ bản + thưởng KPI)
• Thời gian làm việc: 8h – 17h30 từ thứ 2 – thứ 6, thứ 7 làm việc buổi sáng
• Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BYTN (Công ty đóng bảo hiểm full 32%)
• Thưởng tất cả các ngày lễ, tết trong năm; tăng lương định kỳ hàng năm.
• Hưởng lương tháng thứ 13, hưởng 12 ngày phép/ năm (không nghỉ được thanh toán vào lương)
• Chế độ công đoàn thăm hỏi ốm đau, hiếu, hỉ, sinh con
• Công ty lớn phát sinh nhiều nghiệp vụ, đồng nghiệp dày dặn kinh nghiệm có nhiều cơ hội để học hỏi và tích lũy kinh nghiệm.
• Nghỉ mát, teambuilding… hàng năm