Job Alerts
Filter
Nhân viên văn phòng (tiếng Anh là Office Staff) - được xem là “bảo mẫu” của công ty. Nhân viên văn phòng là nhân sự gần như không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào. Đây là bộ phận sẽ thực hiện những công việc liên quan đến hành chính nhân sự. Vậy nhân viên văn phòng sẽ thực hiện những công việc gì?
Dưới đây là những công việc mà một nhân viên văn phòng sẽ đảm nhiệm:
Trực ở quầy lễ tân
Ở công việc này, nhân viên văn phòng sẽ tiếp nhận điện thoại từ khách hàng cũng như đón khách thay ban lãnh đạo. Trước mỗi cuộc họp, hội thảo,... nhân viên văn phòng sẽ là người chuẩn bị, soạn thảo kế hoạch đến khâu tổ chức cuộc họp. Ngoài ra, khi có khách đến, nhân viên trực quầy lễ tân sẽ xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng.
Công tác văn thư lưu trữ
Khi có công văn, văn bản gửi đến công ty, nhân viên văn phòng sẽ tiếp nhận, phân loại và gửi đến bộ phận chức năng hoặc xử lý công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài. Với những công văn, hợp đồng và tài liệu liên quan trên hệ thống, bộ phận này sẽ tiếp nhận, bảo quản và lưu trữ những văn bản này. Thực hiện chấm công cho nhân viên như nghỉ phép, đến muộn, về sớm,... Sắp xếp lịch cho các cuộc họp, lịch làm việc. Hỗ trợ in ấn, photocopy khi cần thiết. Theo dõi các chế độ bảo hiểm như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên.
Quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng
Nhân viên văn phòng sẽ theo dõi và quản lý trang thiết bị, tài sản của công ty cũng như đặt mua vật dụng theo yêu cầu của nhân viên. Quản lý văn phòng phẩm như sách, báo, tạp chí theo nhu cầu của công ty. Sau khi được thông qua phê duyệt và chi ngân sách, nhân viên văn phòng sẽ tiếp tục tiến hành hoạt động mua sắm. Đảm bảo cơ sở vật chất đáp ứng đầy đủ yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên. Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đều có hệ thống sách báo phục vụ cho nhu cầu thông tin và giải trí cho nhân viên. Nhân viên văn phòng sẽ có trách nhiệm quản lý và kiểm soát sách báo của công ty.
Thanh toán các khoản chi phí văn phòng
Với công việc này, nhiệm vụ của nhân viên văn phòng là phụ trách việc lập phiếu và thanh toán toàn bộ các khoản chi phí cố định mỗi tháng: trang thiết bị, cơ sở vật chất,... đảm bảo phục vụ cho quá trình hoạt động của công ty diễn ra ổn định. Các khoản chi phí cần thiết: chi phí điện thoại, internet, chi phí mặt bằng công ty,… Đôi khi, nhân viên văn phòng tại các công ty hay doanh nghiệp nhỏ còn phải thực hiện cả việc tạm ứng trước các khoản thanh toán thay cho thủ quỹ.
Hỗ trợ dự án công ty
Nhân viên văn phòng sẽ tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý. Hỗ trợ quản lý các chương trình, kế hoạch công tác cho ban lãnh đạo. Hỗ trợ làm hồ sơ cho những dự án của công ty.
Quản trị kinh doanh
Quản trị kinh doanh là một trong những ngành học được sinh viên lựa chọn hàng đầu khi học về kinh tế, kinh doanh. Vì chương trình đào tạo ngành học này bên cạnh kiến thức quản trị cơ bản, còn trang bị cho sinh viên kiến thức chuyên sâu về các chuyên ngành quản trị điều hành, nhân sự, marketing, tài chính nói chung. Nên sinh viên ngành này có khả năng bao quát tốt và sở hữu vốn kiến thức rộng. Điều này tạo cho sinh viên quản trị kinh doanh một lợi thế khá lớn đó là linh hoạt đảm nhiệm các vị trí khác nhau.
Kế toán
Kế toán là ngành học thứ hai được săn đón nhằm đáp ứng nhân lực cho vị trí nhân viên văn phòng. Sinh viên sẽ được trang bị những kiến thức về thu thập, xử lý, kiểm tra và cung cấp thông tin về tài chính, hiệu quả hoạt động kinh doanh bằng các nghiệp vụ kế toán như phân bổ ngân sách, tính toán chi phí, quản lý doanh thu theo kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
Quản trị nhân lực
Quản trị nhân lực là ngành học được đánh giá là trang bị đầy đủ các kiến thức và kỹ năng cơ bản về quản lý nhân sự. Từ đó giúp sinh viên có thêm những kỹ năng quản lý điều hành, biết cách đánh giá và đào tạo nhân sự.
Quản trị văn phòng
Đây là ngành học liên quan đến việc thực hiện giám sát và đánh giá. Ngành học này sẽ đào tạo những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ giúp ích cho công tác lưu trữ, quản trị văn thư, hành chính văn phòng tại các đơn vị, doanh nghiệp.
Có thể thấy, trong lĩnh vực hành chính văn phòng, nhân viên văn phòng là cụm từ được nhắc đến khá rộng rãi, bởi đây là bộ phận quan trọng trong mỗi công ty, doanh nghiệp. Khi đề cập đến nhân viên văn phòng, người ta vẫn thường nghĩ đây là công việc khá đơn giản và an nhàn. Tuy nhiên, đây cũng chính là bộ phận cốt lõi không thể thiếu trong một tổ chức, doanh nghiệp, là người sẽ chịu trách nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính.
Hiện nay, tuyển dụng nhân viên văn phòng 2023 tại các doanh nghiệp ngày càng tăng cao bởi tính đặc thù của công việc này. Các công ty có nhu cầu tuyển nhân viên văn phòng đang đưa ra những mức lương vô cùng hấp dẫn để chiêu mộ ứng viên cũng như tăng cơ hội việc làm cho người lao động.
Đối với nhân viên văn phòng, mức lương sẽ phụ thuộc vào mỗi cấp bậc và từng vị trí làm việc của từng nhân sự:
Dưới đây sẽ là bảng lương tổng hợp các công việc văn phòng phổ biến năm 2023 được tham khảo từ website VietnamSalary.vn. Hy vọng sẽ giúp bạn có cái nhìn trực quan hơn và định hướng được con đường sự nghiệp tiếp theo của mình.
|
Công việc |
Mức lương |
|
Nhân viên văn phòng |
3.300.000 - 33.000.000 VNĐ |
|
Thư ký |
4.500.000 - 34.600.000 VNĐ |
|
Nhân viên kế toán |
3.300.000 - 25.000.000 VNĐ |
|
Nhân viên quản lý |
5.000.000 - 18.000.000 VNĐ |
Nhân viên văn phòng là công việc phổ biến hiện nay, dẫn đến tìm việc làm nhân viên văn phòng ngày một diễn ra sôi nổi hơn. Dẫn đến cơ hội việc làm cũng ngày càng mở rộng. Công việc nhân viên văn phòng không chỉ bó hẹp trong khuôn khổ những việc đơn giản, mà thực chất cơ hội phát triển việc làm vị trí này còn nhiều hơn thế:
Nhìn chung, tuyển dụng nhân viên văn phòng đang trên đà phát triển với đa dạng các vị trí khác nhau. Bạn có thể dễ dàng tìm được một công việc phù hợp với môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp tại CareerViet, đồng thời có thể tham khảo mức lương cụ thể ngay tại VietnamSalary.vn.
Để đáp ứng yêu cầu tuyển dụng nhân viên văn phòng của doanh nghiệp, bạn cần có những yếu tố sau đây:
Kỹ năng giao tiếp, ứng xử
Kỹ năng giao tiếp được đánh giá là vô cùng quan trọng và cần thiết trong tất cả các ngành nghề nói chung và trong lĩnh vực hành chính văn phòng nói riêng. Là nhân viên văn phòng, bạn cần có khả năng linh hoạt, sáng tạo đối với từng vấn đề, từng thời điểm và sự kiện khác nhau. Khả năng giao tiếp tốt sẽ góp phần tạo nên thuận lợi cho công việc của bạn.
Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng
Là một nhân viên văn phòng, chắc chắn bạn cần phải có kỹ năng thành thạo về máy tính văn phòng: Word, Excel,... và các công cụ khác phục vụ cho công việc. Bên cạnh đó là những kinh nghiệm chuyên môn liên quan đến vị trí nhân viên văn phòng. Hãy luôn tích cực tìm tòi và nâng cao trình độ, sử dụng những công cụ khác nhau để giải quyết công việc.
Bạn sẽ luôn luôn gặp phải những khó khăn nhất định và những vướng mắc khi làm việc dù là ở công việc nào. Nhân viên văn phòng cũng vậy, khi có vấn đề phát sinh, bạn cần tìm ra hướng giải quyết khoa học, hợp lý, hạn chế tối đa mức độ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Đặc biệt là ảnh hưởng đến các mối quan hệ với đồng nghiệp.
Tính cẩn thận, tỉ mỉ
Nhân viên văn phòng khi làm những việc liên liên quan đến chứng từ, in ấn và chuyển giao, luôn đòi hỏi sự tỉ mỉ cực kỳ cao. Bạn chính là người chịu trách nhiệm trong công tác truyền tải thông tin khắp các phòng ban hoặc đối tác liên quan. Chính vì thế, công việc dù là nhỏ nhưng vẫn phải đảm bảo độ chính xác cao. Dẫn đến luôn yêu cầu sự cẩn trọng để hạn chế rủi ro, sai sót và mất mát chứng từ.
Ngoài những kỹ năng cơ bản nêu trên, nhân viên văn phòng cần phải biết rèn luyện bản thân, trau dồi thêm nhiều kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ khác để hỗ trợ công việc. Ngoài ra, bạn cũng nên có sự năng động, tự tin, sáng tạo và nhạy bén để thể hiện bản thân thật ấn tượng.
Xem thêm cơ hội tìm việc làm mới tại CareerViet:
Tại CareerViet, nhu cầu tìm việc làm nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp uy tín ngày càng tăng cao cùng mức thu nhập hấp dẫn. Không những vậy, nếu bạn cần tìm việc làm gấp, vui lòng truy cập CareerViet với vô vàn công việc hấp dẫn khác như shopee tuyển dụng, việc làm Bình Dương, việc làm part time, internship, lazada tuyển dụng, việc làm Biên Hòa, việc làm nhân viên tuyển dụng, merchandiser, business analyst, việc làm Quảng Ngãi, việc làm Đồng Nai, tuyển dụng Cần Thơ,... Đồng thời, hãy chuẩn bị cho mình một bản CV thật chuyên nghiệp tại CVHay để sẵn sàng chinh phục mọi nhà tuyển dụng!
