Admin Specialist

1. Tổng hợp dữ liệu và báo cáo

• Thực hiện tổng hợp, cập nhật các báo cáo định kỳ (tuần/tháng/quý) theo yêu cầu của quản lý.
• Thống kê, phân tích và kiểm soát chi phí hành chính – vận hành; theo dõi ngân sách, đối chiếu số liệu và đề xuất điều chỉnh khi cần.
• Thực hiện tất cả các công việc liên quan đến quản lý chi phí hành chính: xây dựng định mức, kiểm soát chi phí, ngân sách, báo cáo chi phí hành chính định kỳ/đột xuất.
• Chịu trách nhiệm mua sắm các hạng mục thuộc phạm vi hành chính (ngoại trừ thiết bị Công nghệ thông tin).

2. Quản lý tài sản

• Quản lý tài sản, máy móc trang thiết bị, công cụ dụng cụ nhóm Văn phòng.
• Trang cấp, theo dõi danh mục và tình hình sử dụng, bảo quản tài sản, máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ phục vụ hoạt động hành chính, văn phòng.
• Lập kế hoạch bảo dưỡng, bảo trì, nâng cấp hàng năm.
• Tổ chức bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa theo kế hoạch hoặc khi phát sinh.
• Tham gia kiểm kê tài sản định kỳ/đột xuất.
• Thực hiện thanh lý tài sản định kỳ/đột xuất.
• Quản lý cơ sở hạ tầng, sắp xếp khu vực làm việc, lưu trú cho cán bộ nhân viên.
• Lập và triển khai kế hoạch xây dựng, sửa chữa, cải tạo.
• Kiểm tra hệ thống điện, điện lạnh văn phòng, hệ thống nước, phòng cháy chữa cháy, chống sét, báo cháy.
• Thực hiện các công tác sửa chữa nhỏ thuộc lĩnh vực xây dựng cơ bản.
• Thực hiện các hạng mục xây dựng và bảo trì khác ngoài phạm vi quản lý của các đơn vị quản lý dự án và kỹ thuật sản xuất, nông nghiệp.
• Quản lý bất động sản (ngoại trừ đất nông nghiệp).
• Thực hiện các thủ tục công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng bất động sản và các thủ tục liên quan đến giấy tờ nhà đất.
• Theo dõi và định kỳ tổ chức kiểm tra hiện trạng bất động sản.
• Đề xuất các phương án bảo quản và khai thác tài sản bất động sản hiệu quả.

3. Quản lý văn thư

• Quản lý và giải quyết công văn đi – công văn đến.
• Quản lý con dấu và sử dụng con dấu đúng quy định.
• Thực hiện các thủ tục hành chính: photo, sao y, công chứng, dịch thuật hồ sơ.
• Quản lý, cập nhật danh mục và lưu giữ toàn bộ hồ sơ của Công ty (pháp lý, từ thiện, bằng khen, giấy khen, …); cung cấp bản sao hồ sơ cho các đơn vị theo yêu cầu.
• Quản lý kho văn bản lưu trữ tập trung và định kỳ tiếp nhận hồ sơ lưu trữ.

4. Công tác hành chính phục vụ

• Tổ chức sự kiện, hội nghị, các hoạt động tài trợ nội bộ.
• Phục vụ hậu cần cho các hoạt động của Công ty.
• Tổ chức cúng định kỳ/đầu vụ/đột xuất.
• Quản lý kho hậu cần hành chính.
• Tổ chức hoạt động bếp ăn tập thể, nhà nghỉ công vụ.
• Theo dõi và thực hiện các hợp đồng mua dịch vụ điện, nước, viễn thông, …
• Chăm sóc cảnh quan, vệ sinh môi trường khu vực văn phòng và khuôn viên Công ty, đảm bảo an toàn, gọn gàng, sạch đẹp.

5. Thực hiện các yêu cầu khác theo sự phân công của cấp trên.

• Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị hành chính, Kinh tế hoặc các ngành có liên quan.
• Có tối thiểu 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí hành chính; ưu tiên ứng viên từng làm việc tại các công ty quy mô lớn.
• Có khả năng quản lý thay đổi, xử lý đa nhiệm và làm việc hiệu quả dưới áp lực cao.
• Có kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt.
• Thành thạo Word, Excel, PowerPoint.
• Có kiến thức vững về quản trị hành chính văn phòng; nắm rõ các quy định về phòng cháy chữa cháy, an toàn thực phẩm, y tế cơ quan và công tác an ninh – an toàn.
• Am hiểu luật hành chính liên quan đến quản lý con dấu.
• Có kỹ năng xử lý thông tin, quản lý nhóm và phối hợp hiệu quả với các cơ quan ban ngành.

---------------------------------------------------------------------------------

*Địa điểm làm việc: 63 Cao Thắng, Phường Bàn Cờ, HCM

* CÔNG TY CP HÀNG TIÊU DÙNG BIÊN HÒA