Administration and Purchasing Officer

1. Administrative Responsibilities | Trách nhiệm Hành chính

• Reception Management: Oversee the reception area and ensure effective handling of visitor management and incoming communications.
  Quản lý lễ tân: Giám sát và đảm bảo xử lý hiệu quả việc tiếp đón khách và quản lý thông tin liên lạc đến.
• Meeting Room Management: Receive and process meeting room booking requests, ensuring that rooms are prepared and managed according to the schedule.
  Quản lý phòng họp: Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu đặt phòng họp, đảm bảo phòng họp được chuẩn bị và vận hành đúng lịch trình.
• Company Seal and Correspondence Management: Manage the company seal and monitor its use in official documents. Maintain the logbook for incoming and outgoing correspondence.
  Quản lý con dấu và công văn: Quản lý con dấu công ty và theo dõi việc sử dụng con dấu trong các tài liệu chính thức. Duy trì sổ nhật ký thư từ, công văn đến và đi.
• Document Certification: Perform document notarization and manage the legal consular legalization process.
  Sao y và chứng từ: Thực hiện sao y chứng thực tài liệu và quản lý quy trình hợp pháp hóa lãnh sự.
• Office Supplies and Equipment Management: Order and monitor office supplies and ensure that office equipment is properly maintained and serviced.
  Quản lý vật tư và thiết bị văn phòng: Đặt văn phòng phẩm, theo dõi tồn kho vật tư văn phòng. Đảm bảo các thiết bị văn phòng được bảo trì và sửa chữa kịp thời.
• Other Administrative Support: Assist with other administrative tasks as assigned by direct manager, including organizing events, arranging business travel, and managing office space.
  Hỗ trợ hành chính khác: Hỗ trợ các nhiệm vụ hành chính khác theo yêu cầu của quản lý trực tiếp, bao gồm tổ chức sự kiện, sắp xếp công tác và quản lý không gian làm việc.

2. Purchasing Responsibilities | Trách nhiệm Mua hàng

• Processing Purchase Orders: Receive and process purchase orders from various departments
  Xử lý đơn hàng: Tiếp nhận và xử lý các đơn đặt hàng từ các phòng ban
• Vendor Coordination: support to work closely with suppliers to negotiate terms, place orders, and ensure timely delivery of goods.
  Phối hợp với nhà cung cấp: hỗ trợ làm việc với nhà cung cấp để đàm phán các điều khoản, đặt hàng và đảm bảo giao hàng đúng tiến độ.
• Order Approval: Present purchase orders for approval and ensure that proper documentation is secured before placing orders.
  Trình ký đơn hàng: Trình ký đơn đặt hàng và đảm bảo rằng các tài liệu liên quan được phê duyệt trước khi đặt hàng.
• Contract and Agreement Review: Review and monitor supplier contracts to ensure compliance with company policies.
  Xem xét hợp đồng: Xem xét và theo dõi các hợp đồng với nhà cung cấp để đảm bảo tuân thủ các chính sách của công ty.

1.       Educational Qualifications

·         Bachelor’s degree in Business Administration, Supply Chain Management, or a related field.
Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản lý Chuỗi cung ứng hoặc các ngành liên quan.

2.       Experience

·         At least 2 years of experience in administrative and purchasing roles.
Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính và mua hàng.

.         Good in English communication, legal background

Kỹ năng giao tiếp Tiếng Anh tốt, có kiến thức về pháp lý 

Competencies

·         Functional Competencies

o    Proficiency in MS Office / Kỹ năng vi tính văn phòng

o    Proficiency in English skill / Kỹ năng tiếng anh

o    Records management / Quản lý hành chính về công tác văn thư (ND 30/2020/ND-CP)

o    Management of certified copy and legalization of documents / Sao y chứng thực và hợp pháp hóa chứng từ liên quan

o    Deep Understanding of Purchasing procedures / Hiểu rõ quy trình mua hàng.

o    Supplier evaluation / Đánh giá chất lượng dịch vụ nhà cung cấp dựa trên tiêu chuẩn của công ty

·         Behavioral Skills

o    Negotiation: Kỹ năng đàm phán hiệu quả

o    Adaptability: Khả năng thích nghi với tình huống thay đổi.

o    Proactive: Chủ động trong công việc không phụ thuộc vào sự giám sát của cấp trên

o    Collaboration: Khả năng phối hợp và hỗ trợ tốt với các phòng ban

o    Communication: Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt thông tin rõ ràng.

o    Time management: Quản lý công việc một cách hiệu quả và khoa học.