Assistant Housekeeping Manager in Oakwood Residence Saigon

Job Summary

Assist the Housekeeping Manager in supervising and managing daily housekeeping operations.

Responsibilities

• Direct and supervise job assignments to ensure completion on time and in accordance with established housekeeping rules and regulations.

• Conduct daily briefings with associates.

• Assign Supervisors and team members daily according to occupancy levels or special functions.

• Arrange staff work schedules (daily, weekly, monthly) and submit them to the Housekeeping Manager for approval.

• Ensure guests receive prompt and courteous housekeeping services, especially VIP guests who require special attention.

• Demonstrate an open-minded, positive, and enthusiastic attitude, setting a good example for staff.

• Assist the Housekeeping Manager in personnel matters such as interviews, appraisals, counseling, identifying training needs, preparing training plans, and conducting training sessions.

• Ensure adequate stock of cleaning materials, equipment, and guest supplies, and that they are used economically and efficiently.

• Patrol and inspect all housekeeping areas, especially apartments and VIP areas.

• Check and promptly report any loss or damage in apartments or within the housekeeping department to the Department Head.

• Ensure all issued keys are returned to the office at the end of each shift.

• Assist in monitoring and controlling the implementation of Housekeeping SOPs, including lost and found, security, and emergency procedures.

• Control the usage of materials and amenities and prepare requisition orders for replacement.

• Investigate and submit reports on guest complaints or negative feedback and propose corrective and improvement solutions.

• Perform any other duties or special tasks assigned by the Department Head.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------

Mô tả công việc

Hỗ trợ Trưởng bộ phận Buồng phòng trong việc giám sát và điều hành các hoạt động hàng ngày của bộ phận.

Nhiệm vụ & Trách nhiệm

1. Quản lý và giám sát các công việc được phân công, đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn và đúng theo nội quy, quy định của bộ phận.

2. Tổ chức họp giao ban ngắn hàng ngày với nhân viên.

3. Phân công giám sát và nhân viên theo tình hình khách lưu trú hoặc theo các hoạt động/sự kiện cụ thể.

4. Lập lịch làm việc ngày, tuần, tháng cho nhân viên và trình Trưởng bộ phận phê duyệt.

5. Đảm bảo khách hàng nhận được dịch vụ buồng phòng nhanh chóng, lịch sự; đặc biệt quan tâm đến khách VIP.

6. Thể hiện thái độ làm việc cởi mở, tích cực và nhiệt tình, làm gương cho nhân viên noi theo.

7. Hỗ trợ Trưởng bộ phận trong các vấn đề nhân sự: phỏng vấn, đánh giá, tư vấn, xác định nhu cầu đào tạo, lập kế hoạch và tổ chức đào tạo.

8. Đảm bảo đủ số lượng vật tư vệ sinh, trang thiết bị và vật dụng cho khách; sử dụng tiết kiệm và hiệu quả.

9. Tuần tra và kiểm tra các khu vực buồng phòng, đặc biệt là căn hộ và khu vực VIP.

10. Kiểm tra và báo cáo kịp thời các trường hợp mất mát, hư hỏng trong căn hộ hoặc bộ phận cho Trưởng bộ phận.

11. Đảm bảo tất cả chìa khóa được cấp phát phải hoàn trả về văn phòng cuối mỗi ca làm việc.

12. Hỗ trợ giám sát việc thực hiện các quy trình SOP của bộ phận, bao gồm xử lý đồ thất lạc, an ninh và tình huống khẩn cấp.

13. Kiểm soát việc sử dụng vật tư, vật dụng tiện ích và lập đề xuất mua hàng thay thế khi cần.

14. Điều tra và lập báo cáo về khiếu nại hoặc phản hồi tiêu cực của khách, đề xuất giải pháp khắc phục và cải thiện.

15. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng bộ phận.

• Bachelor’s Degree or Advanced Diploma in Hotel Management or related field.
• Minimum 2 years of experience in a similar position; experience in 4–5 star hotels or serviced apartments preferred.
• Good oral and written English communication skills; proficient in MS Office.
• Strong leadership and motivation skills with clear communication ability.
• Ability to manage multiple tasks, prioritize effectively, and maintain an organized work environment.
• Good organizational and time management skills; ability to train staff and resolve conflicts.
• Strong attention to detail and commitment to cleanliness standards.
• Flexible to work shifts (including weekends and holidays).

----------------------------------------------------------------------------------------------------

• Tốt nghiệp Cử nhân hoặc Cao đẳng chuyên ngành Quản lý Khách sạn hoặc lĩnh vực liên quan.
• Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương; ưu tiên ứng viên từng làm việc tại khách sạn 4–5 sao hoặc căn hộ dịch vụ.
• Giao tiếp và viết tiếng Anh tốt; thành thạo vi tính văn phòng.
• Có khả năng lãnh đạo, tạo động lực và giao tiếp rõ ràng.
• Có khả năng quản lý nhiều công việc, sắp xếp ưu tiên và duy trì môi trường làm việc ngăn nắp.
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt; có khả năng đào tạo nhân viên và giải quyết xung đột.
• Chú ý chi tiết, duy trì tiêu chuẩn cao về vệ sinh và hình ảnh.
• Sẵn sàng làm việc theo ca (ngày, cuối tuần, ngày lễ), linh hoạt theo lịch phân công.