Assistant Operations Manager

Job Description

TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH

• Quản lý vận hành văn phòng, nhân sự & hành chính. Xử lý tất cả các vấn đề liên quan đến văn phòng, nhân sự và hoạt động hàng ngày.
• Kiểm tra các loại hợp đồng, điều chỉnh khi cần thiết.
• Kiểm soát và giải quyết các vấn đề liên quan đến hợp đồng lao động và tất cả các vấn đề liên quan đến việc làm, bao gồm quan hệ lao động và kỷ luật lao động của Công ty. Tham mưu cho Giám đốc điều hành về các chương trình lương thưởng, phúc lợi và quy định nội bộ của Công ty.
• Phụ trách tìm kiếm ứng viên, phỏng vấn, tuyển dụng, hội nhập.
• Họp định hướng và tổ chức các buổi đào tạo nội bộ và nhân sự cho nhân viên mới.
• Quản lý và giám sát thường xuyên mọi hoạt động của các phòng ban để hỗ trợ kịp thời cho nhân viên (đặc biệt là nhân viên mới), duy trì môi trường làm việc thuận lợi và đạt hiệu quả làm việc tối ưu.
• Giám sát tất cả các hoạt động giao nhận, vận chuyển hậu cần.
• Phối hợp với đội bảo trì để đảm bảo văn phòng luôn trong tình trạng tốt.
• Kiểm tra và giám sát vệ sinh và hư hỏng của hệ thống văn phòng.
• Sắp xếp và theo dõi tiến độ sửa chữa hư hỏng, cải tạo, thi công tại chỗ, các dự án cải tạo văn phòng.
• Quản lý & kiểm soát tài sản, cơ sở vật chất và thiết bị của công ty.
• Quản lý và giám sát đội xe: tình hình sử dụng xe, nhiên liệu, bảo dưỡng, đăng kiểm.
• Hỗ trợ tổ chức hội nghị, hội thảo, sự kiện.
• Quản lý và điều hành đội ngũ admin thầu.
• Các việc khác do cấp trên phân công

• Overall supervisor office operation & HR & Administration. Deal with all the related office matters & daily operation.
• Check contracts, make adjustments when necessary.
• Control and solve regarding labor contracts and all employment related matters including employee relation & labor discipline of the Company. Advise management board with regards to compensation and benefit programs & company internal regulations.
• In charge of searching for candidates, interviewing, recruiting, onboarding, orientation meeting and provide HR and internal training sessions to new employees.
• Regularly manage & supervise all activities of departments to promptly support employees (especially new employees), keep a favorable working environment, and achieve optimal working efficiency.
• Monitor all activities of logistic delivery, traánportation.
• Cooperate the maintenance team to ensure that ofice in good condition.
• Check and monitor the hygiene and damage of the office system.
• Arrange and monitor the progress of damage repair, renovation, construction work atplaces.
• Manage & control the company's assets, facilities, and equipment throughout the system
• Vehicle fleet management and monitoring: vehicle usage, fuel, maintenance, registration.
• Support conferences, seminars, events set up.
• Manage and operate the admin of tender team
• Other tasks assigned by superiors

Job Requirement

- Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành Kinh tế, Quản trị kinh doanh, luật hoặc các ngành có liên quan

- Có kỹ năng tin học văn phòng, tiếng Anh tốt

- Có kinh nghiệm quản lý con người; quản lý, kiểm tra, giám sát các hoạt động vận hành của doanh nghiệp/chi nhánh

- Có kinh nghiệm quản trị hành chính nhân sự

- Kỹ năng quản lý công việc và thời gian

- Kỹ năng đa nhiệm (multiple-tasking), chịu được áp lực công việc