[Bà Rịa - Vũng Tàu Cũ] Thư ký trưởng phòng vận hành

1. Công tác hành chính – điều phối thông tin

• Tiếp nhận, kiểm tra và tổng hợp hồ sơ, giấy tờ từ các phòng ban để trình Tổng Quản lý ký duyệt

• Truyền đạt đầy đủ, chính xác các chỉ đạo, thông tin từ Tổng Quản lý đến các phòng ban liên quan

2. Hỗ trợ công việc cho Tổng Quản lý

• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp; ghi biên bản và theo dõi nội dung các cuộc họp

• Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản của Tổng Quản lý một cách khoa học

• Hỗ trợ các công việc hành chính hằng ngày: thư tín, chuẩn bị tài liệu, sắp xếp lịch công tác

• Soạn thảo, hiệu chỉnh hoặc dịch thuật các văn bản, tài liệu phục vụ các cuộc họp và hoạt động điều hành của Tổng Quản lý

3. Theo dõi và giám sát tiến độ công việc

• Theo dõi, đôn đốc các cấp quản lý và bộ phận liên quan thực hiện công việc theo chỉ đạo

• Báo cáo kịp thời tình hình tiến độ, các vấn đề phát sinh cho Tổng Quản lý

4. Công tác đối ngoại và tiếp nhận thông tin

• Ghi nhận ý kiến phản hồi từ khách hàng và nhân viên; tổng hợp, báo cáo Tổng Quản lý để có hướng xử lý phù hợp

• Tiếp đón khách, đối tác và hỗ trợ thực hiện các công tác đối ngoại theo yêu cầu của Tổng Quản lý

5. Các nhiệm vụ khác

• Thực hiện các công việc phát sinh khác theo sự phân công của cấp trên

Trình độ học vấn

• Tốt nghiệp Trung cấp / Cao đẳng / Đại học các chuyên ngành liên quan (Quản trị, Hành chính, Du lịch, Khách sạn… là lợi thế)

Chứng chỉ

• Ưu tiên ứng viên có các chứng chỉ nghề nghiệp liên quan (nếu có)

Kinh nghiệm

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc ở vị trí Lễ tân, Thư ký, Hành chính

• Ứng viên chưa có nhiều kinh nghiệm sẽ được xem xét nếu có thái độ và kỹ năng phù hợp

Kỹ năng

• Thành thạo Tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint, Email)

• Kỹ năng giao tiếp tốt, lịch sự, chuyên nghiệp

• Có khả năng làm việc nhóm và phối hợp hiệu quả với các phòng ban

Yêu cầu khác

• Làm việc hiệu quả, có tinh thần trách nhiệm cao

• Chính trực, bảo mật thông tin

• Tác phong chuyên nghiệp, chỉn chu, chủ động trong công việc