Chuyên Viên Admin Quản Lý Hợp Đồng & Công Nợ

GIỚI THIỆU VỊ TRÍ

• Đây là vị trí backoffice trọng yếu, kết nối vận hành giữa văn phòng tại Nhật Bản (OVJP) và văn phòng tại Việt Nam (OVVN).

Mục tiêu chính:

• Đảm bảo dòng tiền – hợp đồng – vận hành dự án được kiểm soát và vận hành trơn tru
• Thực hiện vai trò admin + kế toán nội bộ cho OVJP từ xa
• Giảm tải toàn bộ công việc admin và thu tiền cho team delivery tại Việt Nam, giúp team tập trung vào dự án và doanh thu
• Đây là vị trí kiểm soát hệ thống, không phải chỉ là hành chính đơn thuần.

ĐIỂM HẤP DẪN CỦA VỊ TRÍ

• Đóng vai trò vận hành trung tâm giữa văn phòng Việt Nam – văn phòng Nhật Bản, trực tiếp theo dõi hợp đồng, công nợ và dòng tiền vào – ra của các dự án.
• Công việc không chỉ là admin, mà tham gia vào việc quản lý và kiểm soát vận hành thực tế của dự án (hợp đồng – tiến độ – thu tiền).
• Làm việc trực tiếp với khách hàng Nhật, phát triển tiếng Nhật trong môi trường business chuyên nghiệp.
• Hiểu toàn bộ quy trình dự án (từ ký hợp đồng -> triển khai -> thu tiền), tạo nền tảng phát triển lên các vị trí vận hành hoặc quản lý dự án.
• Cơ chế đánh giá rõ ràng, ghi nhận theo năng lực và mức độ đóng góp.

 NỘI DUNG CÔNG VIỆC:
Phụ trách các đầu công việc chính dưới đây:
1. Admin quản lý dự án (phối hợp giữa văn phòng Việt Nam và văn phòng Nhật Bản)

• Phối hợp với văn phòng tại Nhật và Kế toán tại văn phòng Việt Nam để

- Quản lý hợp đồng (lưu trữ, theo dõi gia hạn, deadline)

- Theo dõi công nợ và hạn thu tiền

• Review hợp đồng tiếng Nhật theo:

- Template công ty

- Điều kiện nội bộ

- Thực hiện quy trình ký online (contract workflow)

2. Theo dõi và quản lý dòng tiền dự án (Monthly Control)

• Theo dõi thu/chi bằng hệ thống + Excel
• Xuất hóa đơn
• Quản lý:

- Tiền vào (incoming)

 - Chi phí phải thu / phải trả

• Chủ động:

- Xác nhận số liệu với PM từng dự án

- Lập và gửi yêu cầu thu tiền cho khách Nhật

• Báo cáo định kỳ cho CEO:

- Hàng tuần: tình hình thu tiền / tiến độ dự án

- Hàng tháng: tổng hợp dòng tiền & công nợ

3. Quản lý chi phí & thanh toán của văn phòng Nhật Bản

• Kiểm soát và duyệt chi phí nội bộ
• Thực hiện:

- Chuyển khoản lương

- Thanh toán chi phí

- Yêu cầu: chính xác tuyệt đối – đúng hạn – không sai sót

4. Hỗ trợ vận hành dự án trọng điểm

• Giao tiếp đối ứng với khách hàng liên quan đến hợp đồng
• Nhập liệu thông tin
• Support setup vận hành các dự án mới, support các nhân sự khác theo yêu cầu khi cần

Yêu cầu chung

• Có kinh nghiệm liên quan đến vận hành, admin dự án hoặc theo dõi hợp đồng/công nợ.
• Có khả năng xử lý các công việc liên quan đến hợp đồng, thu – chi, thanh toán.
• Sử dụng tốt Excel và các công cụ quản lý công việc.
• Tiếng Nhật từ JLPT N2 trở lên, sử dụng trong công việc (đọc hiểu tài liệu, trao đổi cơ bản).
• Có khả năng phối hợp công việc với nhiều bên và theo dõi tiến độ, số liệu.

Yêu cầu cốt lõi (quan trọng hơn kỹ năng) 

• Chủ động (không chờ giao việc)
• Đúng hạn tuyệt đối
• Ngăn nắp, kiểm soát chi tiết tốt
• Không sai sót trong tiền và hợp đồng

Định nghĩa thành công của vị trí 

• Không miss deadline thu tiền
• Không sai sót hợp đồng / invoice
• Dòng tiền công ty được kiểm soát rõ ràng
• Team dự án được giải phóng khỏi các công việc admin