CHUYÊN VIÊN ADMIN & QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG - JLPT N2

ĐIỂM HẤP DẪN CỦA VỊ TRÍ

• Đóng vai trò vận hành trung tâm giữa văn phòng Việt Nam – văn phòng Nhật Bản, trực tiếp theo dõi hợp đồng, công nợ và dòng tiền vào – ra của các dự án.
• Công việc không chỉ là admin, mà tham gia vào việc quản lý và kiểm soát vận hành thực tế của dự án (hợp đồng – tiến độ – thu tiền).
• Làm việc trực tiếp với khách hàng Nhật, phát triển tiếng Nhật trong môi trường business chuyên nghiệp.
• Hiểu toàn bộ quy trình dự án (từ ký hợp đồng -> triển khai -> thu tiền), tạo nền tảng phát triển lên các vị trí vận hành hoặc quản lý dự án.
• Cơ chế đánh giá rõ ràng, ghi nhận theo năng lực và mức độ đóng góp.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Admin quản lý dự án (phối hợp giữa văn phòng Việt Nam và văn phòng Nhật Bản)

• Phối hợp với văn phòng tại Nhật và Kế toán tại văn phòng Việt Nam để

– Quản lý hợp đồng (lưu trữ, theo dõi gia hạn, deadline)

– Theo dõi công nợ và hạn thu tiền

• Review hợp đồng tiếng Nhật theo:

– Template công ty

– Điều kiện nội bộ

– Thực hiện quy trình ký online (contract workflow)

2. Theo dõi và quản lý dòng tiền dự án (Monthly Control)

• Theo dõi thu/chi bằng hệ thống + Excel
• Xuất hóa đơn
• Quản lý:

– Tiền vào (incoming)

– Chi phí phải thu / phải trả

• Chủ động:

– Xác nhận số liệu với PM từng dự án

– Lập và gửi yêu cầu thu tiền cho khách Nhật

• Báo cáo định kỳ cho CEO:

– Hàng tuần: tình hình thu tiền / tiến độ dự án

– Hàng tháng: tổng hợp dòng tiền & công nợ

3. Quản lý chi phí & thanh toán của văn phòng Nhật Bản

• Kiểm soát và duyệt chi phí nội bộ
• Thực hiện:

– Chuyển khoản lương

– Thanh toán chi phí

– Yêu cầu: chính xác tuyệt đối – đúng hạn – không sai sót

4. Hỗ trợ vận hành dự án trọng điểm

• Giao tiếp đối ứng với khách hàng liên quan đến hợp đồng
• Nhập liệu thông tin
• Support setup vận hành các dự án mới, support các nhân sự khác theo yêu cầu khi cần

YÊU CẦU: 

Yêu cầu chung

• Có kinh nghiệm liên quan đến vận hành, admin dự án hoặc theo dõi hợp đồng/công nợ.
• Có khả năng xử lý các công việc liên quan đến hợp đồng, thu – chi, thanh toán.
• Sử dụng tốt Excel và các công cụ quản lý công việc.
• Tiếng Nhật từ JLPT N2 trở lên, sử dụng trong công việc (đọc hiểu tài liệu, trao đổi cơ bản).
• Có khả năng phối hợp công việc với nhiều bên và theo dõi tiến độ, số liệu.

Yêu cầu cốt lõi (quan trọng hơn kỹ năng) 

• Chủ động (không chờ giao việc)
• Đúng hạn tuyệt đối
• Ngăn nắp, kiểm soát chi tiết tốt
• Không sai sót trong tiền và hợp đồng

Định nghĩa thành công của vị trí 

• Không miss deadline thu tiền
• Không sai sót hợp đồng / invoice
• Dòng tiền công ty được kiểm soát rõ ràng
• Team dự án được giải phóng khỏi các công việc admin

PHÚC LỢI:  

• Môi trường làm việc trẻ trung, chuyên nghiệp, có sự thăng tiến, đánh giá thưởng 2 lần/năm và xét tăng lương hàng năm;

• Được làm việc cùng đội ngũ nhân sự chất lượng cao, năng động;

• Được tham gia các chương trình đào tạo phát triển năng lực và kĩ năng chuyên môn;

• Có cơ hội thể hiện bản thân và trở thành lực lượng nòng cốt trong tổ chức đang phát triển mạnh mẽ;

• Thu nhập cạnh tranh, đánh giá theo năng lực và được tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định;

• Thưởng lên đến 2.4 tháng lương/năm + incentives theo doanh thu;

• Xét tăng lương định kỳ hàng năm hoặc tăng lương đặc cách đối với cá nhân đáp ứng yêu cầu công việc;

• Phúc lợi: Ốm đau, kết hôn, hiếu hỉ, ngày lễ, ngày sinh nhật, vv theo quy định của Công ty;

• Chế độ khám sức khỏe và du lịch thường niên theo quy định của Công ty;

• Chế độ nghỉ phép theo quy định nhà nước.