Chuyên Viên Hành Chính (Khối Công Nghệ Thông Tin)

Job Description

1. Quản lý hồ sơ và tài liệu nội bộ

• Tiếp nhận, kiểm soát và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản của Khối CNTT theo đúng chuẩn quản lý hồ sơ.
• Theo dõi, cập nhật trạng thái luân chuyển hồ sơ giữa các phòng/ban và với các đơn vị liên quan (BLQ).

2. Quản lý công tác văn thư – hành chính của Khối

• Soạn thảo, rà soát, trình ký và lưu trữ các công văn, tờ trình, đề xuất, báo cáo.
• Điều phối luồng văn bản đi – đến của Khối CNTT, đảm bảo thời hạn và tuân thủ quy định nội bộ.
• Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, làm việc với đối tác, các đơn vị BLQ.

3. Theo dõi tài chính và quản lý hợp đồng

• Tổng hợp nhu cầu chi phí, lập đề nghị thanh toán, theo dõi ngân sách thường xuyên của Khối CNTT.
• Quản lý danh mục hợp đồng CNTT: soạn thảo hồ sơ đầu vào, theo dõi tiến độ ký kết, quản lý phụ lục, thời hạn gia hạn/ thanh lý.
• Phối hợp cùng các phòng chức năng để đảm bảo chứng từ, thủ tục tài chính – hợp đồng đầy đủ và đúng quy trình.

4. Các nhiệm vụ hành chính – hỗ trợ vận hành Khối

• Thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công của Lãnh đạo Khối CNTT.
• Hỗ trợ điều phối, theo dõi thực hiện nhiệm vụ của các phòng ban trực thuộc Khối.

Job Requirement

• Tốt nghiệp Đại học khối Kinh tế, Quản trị, Hành chính, hoặc ngành liên quan.
• Tối thiểu 1 – 2 năm kinh nghiệm tại vị trí Hành chính/Thư ký/Quản trị dịch vụ/PMO/Back-office.
• Cẩn thận, nhanh nhẹn, có tư duy hệ thống, kỹ năng tổ chức công việc tốt.
• Hiểu và nắm rõ quy trình mua sắm, quản lý và theo dõi tiến độ công việc.
• Thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt Excel/Word; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường Ngân hàng hoặc CNTT.
• Kỹ năng giao tiếp, phối hợp tốt; chủ động và trách nhiệm cao.