CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÍNH (KHỐI QUẢN LÝ VẬN HÀNH)

Job Description

1. Mảng công nợ

- Theo dõi, báo cáo tình hình thu hồi công nợ của các BQL

- Đôn đốc, nhắc nhở BQL thu hồi công nợ tuần/ tháng

- Rà soát tình hình nhập dữ liệu công nợ, hợp đồng, … lên phần mềm Landsoft

2. Mảng Hành chính, Chăm sóc khách hàng

- Kiểm soát công tác tại các BQL (bao gồm: chấm công, văn thư lưu trữ, tác phong diện mạo, theo dõi các kênh zalo, FB của dự án, tổ chức sự kiện...)

- Hỗ trợ công tác Hành chính, CSKH tại các BQL khi thiếu hụt nhân sự.

- Thực hiện mua sắm tài sản, công cụ dụng cụ, trang thiết bị theo nhu cầu của các cơ sở kinh doanh trong khối.

- Theo dõi, kiểm soát, kiểm kê tài sản định kỳ.

- Theo dõi danh mục hồ sơ pháp lý, danh mục hợp đồng của các BQL, nhắc nhở hạn hồ sơ và đôn đốc thực hiện thủ tục gia hạn/cấp mới.

- Thực hiện thủ tục xin cấp mới/ gia hạn hồ sơ pháp lý đã hết hạn (giấy phép bãi xe, giấy phép môi trường, …..)

- Thực hiện làm hồ sơ thầu QLVH tại các dự án, tham gia xây dựng Hợp đồng QLVH.

- Kiểm soát chấm công/ kế hoạch làm thêm giờ, kế hoạch trực lễ tết của các BQL toà nhà.

- Phối hợp xây dựng tài liệu quản trị thuộc khối.

- Thực hiện công tác truyền thông nội bộ trong khối.

- Tổ chức sự kiện (ngày hội thể thao, Hội nghị nhà chung cư, 1/6, rằm trung thu….)

- Làm các báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của BLĐ và nhu cầu công việc

- Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp Quản lý trực tiếp.

3. Mảng Nhân sự - đào tạo

- Tổ chức đào tạo theo kế hoạch của khối

- Tổng hợp, rà soát KPI tuần/ tháng của khối.

Và các công việc theo sự phân công của trưởng phòng.

Job Requirement

-       Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên trở lên chuyên ngành Hành chính, Nhân sự hoặc các nghành gần.

-       Sử dụng tốt word, excel, Powerpoint

-       Ưu tiên các ứng viên biết sử dụng phần mềm Landsoft, SAP và đã từng làm việc trong các đơn vị Quản lý vận hành tòa nhà.

-       Có kinh nghiệm từ 02 năm trở lên trong lĩnh vực hành chính tổng hợp, ưu tiên ứng viên đã từng làm mảng quản lý vận hành tòa nhà.