Chuyên viên Hành chính Nhân sự Tổng hợp - Alphanam Group

*Công tác Nhân sự

- Thực hiện việc tổng hợp danh sách CBCNV, dữ liệu nhân sự phục vụ công tác đánh giá hiệu suất, KPI định kỳ

- Triển khai các biểu mẫu, thông báo, thu thập và tổng hợp kết quả đánh giá theo kế hoạch được phê duyệt

- Phối hợp triển khai các chính sách, quy trình nhân sự mới từ Tập đoàn xuống Công ty và Dự án theo phân công

- Tổng hợp phản hồi, vướng mắc trong quá trình áp dụng để báo cáo Trưởng/Phó phòng HCNS

- Tổng hợp số liệu nhân sự phục vụ xây dựng và điều chỉnh định biên theo từng giai đoạn

- Thực hiện các công việc tuyển dụng theo phân công:

+ Đăng tin tuyển dụng, tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
+ Điều phối lịch phỏng vấn, liên hệ ứng viên
+ Thực hiện thủ tục tiếp nhận nhân sự mới theo quy trình

- Thực hiện quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động và các thủ tục biến động nhân sự theo quy định

- Lương, thưởng & phúc lợi (C&B)

- Tổng hợp bảng chấm công, dữ liệu lương (HĐLĐ, quyết định tăng lương, thư mời…) để lập bảng lương hàng tháng cho toàn bộ nhân viên (văn phòng & ban quản lý dự án).

- Thực hiện chi trả lương qua ngân hàng, lập bảng kê, ủy nhiệm chi, xử lý sai sót phát sinh

- Đăng ký mã số thuế cá nhân, người phụ thuộc; khai báo thuế TNCN theo quý và quyết toán thuế TNCN năm.

- Quản lý hồ sơ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (đăng ký, trích nộp, giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng…).

- Lưu trữ chứng từ lương, thưởng, thuế, bảo hiểm (bản cứng & bản mềm) đảm bảo khoa học, sẵn sàng cho kiểm toán.

Chất lượng & hiệu suất

- Soạn thảo, cập nhật và phát hành: sơ đồ tổ chức, bản mô tả công việc (MTCV), quy trình làm việc nội bộ, quy định, biểu mẫu.

- Phối hợp với các ban/dự án xây dựng KPI (cá nhân/phòng) theo chu kỳ; hướng dẫn, đôn đốc, hỗ trợ điều chỉnh KPI.

- Đánh giá định kỳ và đột xuất mức độ tuân thủ quy trình, quy định, biểu mẫu; đề xuất cải tiến.

- Tổ chức phổ biến, đào tạo nội bộ về quy trình, MTCV, KPI, văn hóa cho nhân viên văn phòng và ban QLDA.

- Tổng hợp, lưu trữ & quản lý hệ thống văn bản, quy trình, biểu mẫu (server chung + hồ sơ cứng) đảm bảo luôn dùng đúng phiên bản mới nhất.

*Công tác Hành chính

- Phối hợp đảm bảo điều kiện làm việc tại văn phòng và dự án theo quy định

- Tiếp nhận, phân phối, theo dõi và lưu trữ công văn, hồ sơ, tài liệu của Công ty và Dự án

- Soạn thảo các văn bản nội bộ và đối ngoại theo chỉ đạo và phân công

- Điều phối thông tin, lịch làm việc liên quan đến các hoạt động nội bộ, liên bộ phận

- Phối hợp với các bộ phận chuẩn bị điều kiện làm việc, phòng họp, tài liệu, hậu cần khi có yêu cầu

- Phối hợp với Thư ký dự án bố trí điều kiện làm việc cho nhân sự mới theo phân công

- Thực hiện công tác tổ chức các cuộc họp nội bộ và liên bộ phận theo kế hoạch

- Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị Nhân sự, Quản trị Văn phòng, Quản trị Kinh doanh, Luật hoặc các ngành liên quan

- Tối thiểu 1-2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Hành chính Nhân sự hoặc vận hành tại các doanh nghiệp có quy mô lớn, đặc biệt ưu tiên kinh nghiệm trong lĩnh vực:

+ Bất động sản, Xây dựng (đặc biệt là các dự án resort, khách sạn, khu nghỉ dưỡng).

+ Dự án có vốn đầu tư lớn, quy mô rộng, hoặc môi trường làm việc đa nhiệm, áp lực cao

- Kiến thức về quản trị nhân sự và hành chính văn phòng, bao gồm tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân sự, văn bản hành chính.

- Hiểu biết các quy định pháp luật lao động cơ bản và quy trình, quy chế nội bộ liên quan đến công tác HCNS.

- Nắm các nghiệp vụ hành chính – tổng hợp, nguyên tắc lưu trữ, quản lý và bảo mật thông tin.

- Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng phối hợp tốt