Chuyên viên Hành chính Nhân sự

I. TỔNG QUAN VỊ TRÍ

HDS đang tìm kiếm một Chuyên viên Hành chính Nhân sự có khả năng vận hành song song cả mảng hành chính văn phòng lẫn tuyển dụng trong môi trường tài chính có nhịp độ nhanh.

II. TRÁCH NHIỆM CHÍNH

1. Hành chính Văn phòng — 50%

• Quản lý toàn diện hoạt động hành chính văn phòng: văn thư, lưu trữ hồ sơ, quản lý con dấu, văn phòng phẩm, thiết bị và các hợp đồng dịch vụ (vệ sinh, bảo vệ, bảo trì); kiểm soát chi phí theo ngân sách, theo dõi ngày hết hạn hợp đồng và điều phối gia hạn kịp thời.
• Tổ chức và hỗ trợ hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện nội bộ, chương trình đào tạo và hoạt động văn hóa doanh nghiệp.
• Đầu mối tiếp nhận và xử lý yêu cầu hành chính từ các phòng ban; phối hợp với đội ngũ IT, kỹ thuật và tòa nhà trong việc xử lý sự cố cơ sở vật chất.
• Soạn thảo và trình ký các văn bản hành chính nội bộ: công văn, thông báo, quyết định và các tài liệu hành chính theo yêu cầu.

2. Tuyển dụng — 40%

• Phối hợp với các Trưởng bộ phận để xác định nhu cầu tuyển dụng; soạn thảo mô tả công việc (JD) và đăng tin tuyển dụng trên các kênh phù hợp: LinkedIn, TopCV, VietnamWorks và các kênh nội bộ.
• Chủ động tìm kiếm và tiếp cận ứng viên tiềm năng qua các kênh active sourcing: LinkedIn Recruiter, mạng lưới giới thiệu nội bộ và cộng đồng ngành tài chính — chứng khoán.
• Sàng lọc hồ sơ, thực hiện phỏng vấn sơ bộ và điều phối lịch phỏng vấn với Hiring Manager; chủ động phản hồi và cập nhật tiến độ để đảm bảo ứng viên có trải nghiệm chuyên nghiệp xuyên suốt quá trình tuyển dụng.
• Thực hiện quy trình onboarding cho nhân sự mới: chuẩn bị hồ sơ, bàn giao thiết bị, hướng dẫn nội quy và phối hợp với các phòng ban liên quan để nhân sự mới hòa nhập nhanh.
• Theo dõi và báo cáo các chỉ số tuyển dụng định kỳ: time-to-fill, offer acceptance rate, nguồn ứng viên hiệu quả và chất lượng tuyển dụng theo từng bộ phận.

3. Lương thưởng và Phúc lợi (C&B) — 10%

• Hỗ trợ tổng hợp dữ liệu chấm công, nghỉ phép và biến động nhân sự hàng tháng; thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và soạn thảo hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quyết định nhân sự theo yêu cầu.
• Cập nhật và lưu trữ hồ sơ nhân sự đầy đủ, chính xác; đảm bảo dữ liệu được bảo mật và tuân thủ quy định về quản lý thông tin người lao động.

III. YÊU CẦU ỨNG VIÊN

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Nhân lực, Quản trị Kinh doanh, Luật hoặc các ngành liên quan.

• Từ 2 đến 4 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính Nhân sự, HR General hoặc HR Admin tại doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên.

• Có kinh nghiệm sử dụng ít nhất một nền tảng tuyển dụng: LinkedIn Recruiter, TopCV, VietnamWorks hoặc hệ thống ATS nội bộ.
• Hiểu biết về Luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội và các quy định pháp luật liên quan đến quan hệ lao động; có khả năng soạn thảo hợp đồng lao động và văn bản nhân sự chuẩn xác.

• Chủ động và có tinh thần ownership: không chờ được nhắc mà tự theo dõi tiến độ và đề xuất giải pháp khi có vướng mắc.

IV. QUYỀN LỢI

• Lộ trình phát triển rõ ràng lên các vị trí HR Specialist (Tuyển dụng hoặc C&B), HR Business Partner hoặc HR Team Lead.
• Lương cạnh tranh thương lượng theo năng lực; xét tăng lương định kỳ theo kết quả đánh giá hiệu suất.
• Bảo hiểm xã hội đầy đủ theo quy định; bảo hiểm sức khỏe bổ sung; khám sức khỏe định kỳ hàng năm.