Chuyên viên Hành chính (Vận hành tòa nhà)

1. Thực hiện hiệu quả công việc vận hành Tòa nhà
- Đảm bảo công tác vận hành về kỹ thuật: bảo hành bảo trì hệ thống Tòa nhà; Quy trình xử lý sửa chữa kỹ thuật nhanh chóng hiệu quả; Giám sát thi công, giám sát nhà thầu đảm bảo an toàn.
- Quản lý dịch vụ vệ sinh, xử lý côn trùng, khử mùi: Đảm bảo số lượng nhân sự và chất lượng dịch vụ; cung cấp đầy đủ vật tư và nhu yếu phẩm vệ sinh.
- Quản lý cây xanh, cảnh quan: đảm bảo số lượng và chất lượng cây xanh, trang trí văn phòng các dịp lễ/Tết.
- Quản lý dịch vụ Lễ tân: đảm bảo nhân viên thực hiện đúng Quy chuẩn dành cho Lễ tân và các công tác văn thư.
- Quản lý tài sản thuộc vận hành Tòa nhà.
- Quản lý an toàn PCCC và an ninh bên trong Tòa nhà:
- Quản lý quy trình kiểm tra PCCC định kỳ hàng tuần (Kỹ thuật và Bảo vệ phối hợp).
- Phối hợp Ban an ninh kiểm tra giám sát các công tác liên quan an toàn PCCC Tòa nhà.
- Tổ chức diễn tập PCCC định kỳ.
- Tiếp đón các đoàn thanh tra kiểm tra về ISO, An toàn vệ sinh lao động, PCCC.
- Phối hợp với Ban thanh tra tập đoàn kiểm tra an toàn hệ thống tòa nhà theo định kỳ.
- Quản lý toàn bộ tài sản và kiểm soát tài sản ra vào tại khu vực được giao.

2. Thực hiện hồ sơ thuê và cho thuê khu vực Shophouse/Gallery, mặt bằng tổ chức sự kiện
- Tư vấn chuyên môn việc quản lý và kiểm soát khách thuê, hợp đồng, chi phí vận hành và các chi phí khác có liên quan.
- Thực hiện hồ sơ thuê và cho thuê, báo cáo kết quả công việc theo đinh kỳ và theo yêu cầu của cấp quản lý.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác phát sinh tại địa điểm được giao quản lý.

3. Thực hiện các công tác về bố trí văn phòng:
- Thực hiện các công việc bố trí văn phòng, khu vực làm việc theo yêu cầu của quản lý kịp thời, hợp lý, tiết kiệm và nhanh chóng theo đúng tiêu chuẩn và quy trình QLVP.
- Cập nhật lên ổ chung layout văn phòng làm việc của các thành viên trong nhóm theo khu vực được phân công đảm bảo kịp thời và đầy đủ.
- Phối hợp với phòng/ ban/ bộ phận liên quan thực hiện cải tạo, sửa chữa văn phòng, bố trí chỗ làm việc cho nhân viên.

4. Thực hiện công tác thanh toán chi phí liên quan đầy đủ, đúng quy trình quy định.

5. Thực hiện các báo cáo định kỳ và theo yêu cầu
- Thực hiện báo cáo/ cập nhật chi phí hành chính định kỳ.
- Thực hiện báo cáo kết quả công việc theo đinh kỳ và theo yêu cầu của cấp quản lý.

6. Các công việc khác theo phân công của quản lý trực tiếp

Trình độ:

Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên nghành Quản trị Nhân sự/ Kinh tế/ Quản trị kinh Doanh/ Luật,… hoặc tương đương.

Kiến thức:

- Kiến thức về vận hành cao ốc/chung cư / văn phòng
- Kiến thức chung về hành chính
- Kiến thức về ngành bất động sản

Chứng chỉ nghề nghiệp:

Giấy chứng nhận đã hoàn thành khóa đào tạo chuyên môn nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư/ Giấy chứng nhận đã hoàn thành khóa đào tạo Giám đốc Tòa nhà

Kinh nghiệm chuyên môn:

- 'Ít nhất 02 năm kinh nghiệm ở các vị trí tương đương
- 05 năm kinh nghiệm làm việc tại các Ban quản lý Tòa nhà/Chung cư

Kỹ năng:

- Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định tốt
- Kỹ năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ tốt
- Kỹ năng trình bày trước đám đông
- Kỹ năng thuyết phục
- Kỹ năng làm việc độc lập, tương tác và phối hợp tốt
- Kỹ năng quan sát, phán đoán, phân tích, tổng hợp
- Kỹ năng bao quát công việc, chịu áp lực cao, xử lý tốt trong những tình huống khẩn cấp, dự báo các rủi ro.

Các yêu cầu khác:

- Hiệu quả, Chính trực, Chuyên nghiệp
- Đặc tính Novator & Cơ chế đánh giá Nhân sự