Chuyên Viên Hành Chính

1. Công tác hậu cần (Tần suất: Hàng ngày | Tỷ trọng: 20%)

• Thực hiện công tác hậu cần phục vụ hoạt động của CBNV và Công ty, bao gồm: đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện đi lại và các dịch vụ liên quan.
• Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, tiếp khách, sự kiện và các hoạt động nội bộ theo phân công.

2. Công tác văn phòng và dịch vụ tòa nhà (Tần suất: Hàng ngày | Tỷ trọng: 15%)

• Phối hợp làm việc với đơn vị quản lý vận hành tòa nhà và các đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng theo phân công.
• Tiếp nhận, theo dõi và phối hợp xử lý các vấn đề liên quan đến cơ sở vật chất, môi trường làm việc và các tiện ích văn phòng.
• Hỗ trợ đảm bảo điều kiện làm việc, không gian văn phòng và các dịch vụ phục vụ hoạt động của CBNV.

3. Theo dõi tài sản, trang thiết bị và công cụ dụng cụ (Tần suất: Hàng ngày | Tỷ trọng: 20%)

• Thực hiện cập nhật, thu hồi và theo dõi tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ theo quy định.
• Cập nhật hồ sơ, dữ liệu tài sản; phối hợp thực hiện kiểm kê định kỳ.
• Tổng hợp nhu cầu mua sắm, sửa chữa, bảo trì hoặc thay thế tài sản, trang thiết bị; báo cáo Quản lý xem xét.

4. Phối hợp làm việc với các đơn vị cung cấp dịch vụ hành chính (Tần suất: Hàng ngày | Tỷ trọng: 30%)

• Phối hợp làm việc với các đơn vị cung cấp dịch vụ hành chính theo phân công.
• Thực hiện các thủ tục liên quan đến hợp đồng, gia hạn hợp đồng, hồ sơ thanh toán và lưu trữ hồ sơ theo quy định.
• Theo dõi việc cung cấp dịch vụ; tổng hợp các phát sinh và báo cáo Quản lý để phối hợp xử lý.
• Thực hiện các thủ tục liên quan đến việc thuê văn phòng theo phân công.

5. Công tác quản lý con dấu và hồ sơ hành chính (Tần suất: Hàng ngày | Tỷ trọng: 15%)

• Thực hiện trình ký, phát hành và đóng dấu văn bản theo quy định.
• Bảo quản và theo dõi việc sử dụng con dấu theo quy định của Công ty.
• Thực hiện lưu trữ, cập nhật hồ sơ hành chính phát sinh trong quá trình vận hành.
• Hỗ trợ tra cứu, cung cấp hồ sơ theo yêu cầu.

1. Trình độ học vấn

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị văn phòng, Quản trị Kinh doanh, Văn thư lưu trữ hoặc các chuyên ngành liên quan.

2. Kỹ năng, năng lực chuyên môn

• Sử dụng tốt Word, Excel, Outlook và các công cụ làm việc văn phòng.
• Kỹ năng theo dõi công việc, cập nhật dữ liệu, sắp xếp hồ sơ và lưu trữ tài liệu.
• Kỹ năng giao tiếp, phối hợp với các phòng ban, CBNV và nhà cung cấp.
• Kỹ năng tổ chức công việc, xử lý nhiều đầu việc hành chính theo phân công.

3. Kinh nghiệm

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, văn phòng.