Chuyên viên hành chính

1. Quản lý vận hành văn phòng, tòa nhà

• Quản lý và giám sát hoạt động vận hành văn phòng, tòa nhà và các cơ sở trực thuộc.
• Kiểm tra, đánh giá định kỳ cơ sở vật chất, trang thiết bị, hệ thống kỹ thuật nhằm đảm bảo hoạt động liên tục và an toàn.
• Phối hợp với các nhà thầu, đơn vị cung cấp dịch vụ (bảo vệ, vệ sinh, bảo trì, cây xanh, PCCC...) để đảm bảo chất lượng dịch vụ.

2. Xây dựng quy trình và hệ thống biểu mẫu

• Soạn thảo, cập nhật và quản lý các quy trình, quy định, hướng dẫn vận hành hành chính.
• Xây dựng hệ thống biểu mẫu phục vụ công tác hành chính, quản lý tài sản, bảo trì, mua sắm và vận hành.
• Kiểm soát việc tuân thủ các quy trình, quy định đã ban hành.

3. Quản lý chi phí và tiết kiệm năng lượng

• Theo dõi và kiểm soát chi phí vận hành văn phòng.
• Đề xuất các giải pháp tối ưu chi phí điện, nước, văn phòng phẩm và các chi phí hành chính khác.
• Triển khai các chương trình tiết kiệm năng lượng và nâng cao ý thức sử dụng tài sản công ty.

4. Báo cáo 

• Tổng hợp số liệu, lập báo cáo định kỳ về chi phí, chất lượng dịch vụ và hiệu quả vận hành.
• Xây dựng Dashboard theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động.

5. Quản lý trải nghiệm văn phòng

• Đề xuất và triển khai các hoạt động nâng cao trải nghiệm nhân viên tại nơi làm việc.
• Kiểm soát hình ảnh văn phòng, không gian làm việc và tiêu chuẩn dịch vụ nội bộ.
• Tiếp nhận và xử lý các phản hồi liên quan đến môi trường làm việc.

6. Quản lý nhà cung cấp và nhân sự vận hành

• Quản lý hợp đồng và đánh giá chất lượng các nhà cung cấp dịch vụ.
• Phối hợp đào tạo, hướng dẫn nhân sự vận hành, lễ tân, tạp vụ, bảo vệ và các đơn vị dịch vụ liên quan.
• Kiểm tra việc tuân thủ các quy định về an toàn lao động, PCCC và vận hành tòa nhà.

7. Công việc khác

• Thực hiện các báo cáo định kỳ theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo.
• Tham gia các dự án cải tiến quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành nội bộ.
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của Trưởng phòng Hành chính hoặc Ban Điều hành.

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Hành chính, Nhân sự hoặc các ngành liên quan.
• Từ 03 - 05 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính, Hành chính tổng hợp hoặc Vận hành văn phòng/tòa nhà.
• Có kinh nghiệm làm việc với nhà thầu, quản lý chi phí vận hành và công tác PCCC là lợi thế.
• Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint); ưu tiên biết sử dụng Canva hoặc các công cụ báo cáo/dashboard.
• Kỹ năng tổ chức công việc, quản lý thời gian, giao tiếp và giải quyết vấn đề tốt.