Chuyên viên Hành Chính

I. CÔNG VIỆC

1. Công tác hành chính – văn phòng

• Quản lý, sử dụng và lưu trữ con dấu của Công ty theo đúng quy định nội bộ và quy định pháp luật hiện hành.
• Theo dõi nhu cầu, lập kế hoạch mua sắm, cấp phát và kiểm soát tồn kho văn phòng phẩm, đồng phục và các vật tư hành chính.
• Quản lý việc đặt mua, cấp phát, thu hồi và kiểm kê đồng phục theo quy định của Công ty.
• Quản lý và giám sát tình trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị, tiện ích văn phòng; chủ động đề xuất phương án xử lý, sửa chữa hoặc thay thế khi phát sinh.
• Thực hiện và phối hợp các thủ tục hành chính liên quan đến giấy phép lao động, thẻ tạm trú và các hồ sơ cần thiết cho người lao động nước ngoài khi có yêu cầu.
• Thực hiện công tác hậu cần phục vụ hoạt động của Công ty: đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, điều phối xe, in namecard, chuẩn bị phòng họp và các dịch vụ hành chính khác.
• Chủ động rà soát, đề xuất cải tiến quy trình và phương thức quản lý hành chính nhằm nâng cao hiệu quả vận hành văn phòng.

2. Quản lý thanh toán và chi phí vận hành

• Kiểm tra, tổng hợp, đối chiếu và thực hiện hồ sơ thanh toán các chi phí hành chính – vận hành như điện, nước, Internet, phí dịch vụ, thuê văn phòng, dịch vụ thuê ngoài và các chi phí liên quan.
• Quản lý và theo dõi các hợp đồng dịch vụ hành chính; phối hợp với nhà cung cấp trong việc thực hiện hợp đồng, nghiệm thu và hoàn thiện hồ sơ thanh toán.
• Theo dõi thời hạn thanh toán, thời hạn hợp đồng và các cam kết dịch vụ nhằm đảm bảo hoạt động liên tục, hạn chế phát sinh chi phí hoặc gián đoạn dịch vụ.
• Theo dõi, cập nhật và kiểm soát ngân sách chi phí hành chính – vận hành theo tháng/quý/năm.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan trong việc xây dựng ngân sách hành chính hằng năm.

3. Quản lý vận hành và chăm sóc văn phòng

• Chịu trách nhiệm theo dõi và kiểm soát hoạt động vận hành hằng ngày của văn phòng, đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp, an toàn, sạch sẽ và hiệu quả.
• Kiểm tra định kỳ chất lượng vệ sinh, an ninh, cảnh quan và các dịch vụ tiện ích tại văn phòng.
• Theo dõi tình trạng cơ sở vật chất, hệ thống điện, nước, Internet, điều hòa, thiết bị văn phòng và các hạng mục kỹ thuật khác.
• Tiếp nhận, xử lý hoặc phối hợp với nhà cung cấp để khắc phục kịp thời các sự cố phát sinh, hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty.
• Đề xuất các phương án cải thiện môi trường làm việc, nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu chi phí vận hành.

4. Setup văn phòng và mở trung tâm mới

• Chủ trì hoặc phối hợp triển khai các công việc hành chính, hậu cần và cơ sở vật chất phục vụ việc mở văn phòng/trung tâm mới.
• Khảo sát nhu cầu và phối hợp với các nhà cung cấp trong việc trang bị nội thất, thiết bị, bảng hiệu, đường truyền Internet, điện, nước, an ninh, vệ sinh và các hạng mục cần thiết khác.
• Làm việc và phối hợp với các phòng ban liên quan để đảm bảo văn phòng/trung tâm mới sẵn sàng vận hành đúng kế hoạch.
• Chủ động nhận diện các rủi ro trong quá trình setup và đề xuất phương án xử lý kịp thời.

5. Tổ chức sự kiện và hoạt động nội bộ

• Lập kế hoạch và phối hợp tổ chức các hoạt động nội bộ nhằm xây dựng văn hóa và tăng cường sự gắn kết trong Công ty như Team Building, Happy Hour, Year End Party, sinh nhật, hoạt động lễ/tết và các chương trình nội bộ khác.
• Theo dõi, tổng hợp và đánh giá kết quả sau mỗi chương trình; đề xuất các phương án cải thiện cho các hoạt động tiếp theo.
• Hỗ trợ công tác hậu cần cho các chương trình đào tạo, hội họp, hội thảo, tiếp khách và các sự kiện khác của Công ty.

6. Quản lý nhà cung cấp và dịch vụ hành chính

• Tìm kiếm, đánh giá và đề xuất lựa chọn nhà cung cấp các dịch vụ hành chính phù hợp với nhu cầu và ngân sách của Công ty.
• Theo dõi chất lượng dịch vụ, tiến độ thực hiện và việc tuân thủ các điều khoản hợp đồng của nhà cung cấp.
• Đánh giá định kỳ hiệu quả của nhà cung cấp và đề xuất thay đổi khi chất lượng hoặc chi phí không đáp ứng yêu cầu.

7. Báo cáo, kiểm soát và cải tiến công tác hành chính

• Lập và cập nhật các báo cáo định kỳ về tình hình vận hành văn phòng, chi phí hành chính, tài sản, nhà cung cấp và các hoạt động hành chính khác.
• Theo dõi các chỉ tiêu, ngân sách và kế hoạch hành chính; kịp thời báo cáo các vấn đề phát sinh và đề xuất phương án xử lý.
• Xây dựng, cập nhật và chuẩn hóa các quy trình, biểu mẫu và hướng dẫn liên quan đến công tác hành chính.
• Chủ động rà soát các hoạt động hành chính nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ nội bộ, tối ưu chi phí và tăng hiệu quả vận hành.

8.  Hỗ trợ các công việc khác theo yêu cầu

• Phối hợp với các phòng ban trong việc xử lý các công việc hành chính, hậu cần và vận hành phát sinh.
• Chủ động hỗ trợ các dự án, chương trình hoặc nhiệm vụ liên phòng ban theo sự phân công của cấp quản lý.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của cấp trên phù hợp với chức năng, chuyên môn và phạm vi công việc.

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Quản trị Kinh doanh, Nhân sự hoặc các ngành liên quan.
• Có 4–6 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Hành chính/General Affairs hoặc vị trí tương đương.
• Kỹ năng tổ chức, lập kế hoạch và quản lý nhiều công việc hiệu quả.
• Có khả năng quản lý chi phí, ngân sách, tài sản và nhà cung cấp.
• Kỹ năng giao tiếp, phối hợp, đàm phán và xử lý tình huống tốt.
• Có khả năng quản lý và triển khai các dự án setup văn phòng, sự kiện nội bộ.
• Sử dụng tốt Microsoft Office, đặc biệt Excel và Word.
• Chủ động, trách nhiệm, cẩn thận, bảo mật và có tinh thần ownership cao.
• Có khả năng tiếng Anh giao tiếp cơ bản là lợi thế.